Vrijgeven facturen: workflow inrichten

Wanneer de betaallijst beveiliging is ingesteld kun je aangeven dat facturen altijd eerst 'In behandeling' gezet worden. De facturen moeten dan eerst handmatig per factuur 'vrijgegeven' worden voordat ze in de betaallijst komen te staan en met een SEPA betaalbestand betaald kunnen worden. 

Je kunt echter de beveiliging ook strikter maken door een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen op te zetten. Dat doe je in een aantal stappen:
  • Schakel altijd eerst bovenvermelde beveiliging in de betaallijst in
  • Kies één of enkele personen in je bedrijf die facturen mogen vrijgeven
  • Stel de workflow in om facturen digitaal door je organisatie te sturen.

Betaallijst beveiliging inschakelen

Voor een uitgebreide beschrijving van het instellen van de betaallijst beveiliging zie Betaallijst beveiliging.

Personen die facturen mogen vrijgeven voor betaling

Dit dient niet verward te worden met het goedkeuren van de factuur. Het vrijgeven is een administratieve handeling. Stel een persoon aan die goed begrijpt hoe de goedkeuring binnen je bedrijf werkt. Wie moet welke facturen goedkeuren, welke facturen mogen eventueel altijd direct goedgekeurd worden (o.b.v. vast contract, bedrag of aard van de dienst, denk aan huur of elektriciteit etc.)? Deze persoon moet er namelijk voor gaan zorgen dat de personen die de facturen moeten goedkeuren de facturen onder ogen krijgen en de keuze kunnen maken om deze goed te keuren of af te keuren. 

Workflow instellen

In de software moet een aantal zaken worden vastgelegd om ervoor te zorgen dat de workflow mogelijk wordt gemaakt en juist wordt opgevolgd:
  • Activeer de taaksoort 'Vrijgeven voor betaling'
  • Maak workflowregels aan om automatisch taken te laten genereren na het verwerken van een factuur
  • Kies de persoon of personen die de facturen moeten gaan goedkeuren (goedkeuring is o.a. mogelijk via app op Smartphone)
  • Kies de persoon of personen die de facturen moeten gaan vrijgeven voor betaling
  • Bewaak openstaande taken van jezelf of andere personen. 

LET OP!
Om de workflow in te kunnen stellen heb je de Yuki 'Office' module nodig. Activeer deze module in de Yuki store.

Taaksoort 'Vrijgeven voor betaling' activeren

Ga in de navigator naar het 'Agenda' icoontje. In het linkermenu kies voor 'Taaksoorten' en klik de taak 'Vrijgeven voor betaling' aan. Dit is een vaste taaksoort die speciale functies heeft in combinatie met de betaallijst.



Stel in deze taaksoort de volgende zaken in:
  • Vink 'Actief' aan
  • Vink 'Notities zijn uitsluitend toe te voegen' aan. Dit voorkomt dat commentaar ingegeven door een persoon niet meer kan worden aangepast (nodig voor de controle achteraf)"
  • Kies onder 'Stap 1: Goedkeuring' dat je de persoon die de factuur moet goedkeuren handmatig kunt selecteren. Tenzij altijd maar één persoon alle facturen moet goedkeuren. Selecteer dan achter 3 die persoon.
  • Bepaal of de persoon die de factuur moet goedkeuren elke keer een mail moet ontvangen. Als de persoon regelmatig in Yuki werkt kan het handiger zijn dat niet te doen omdat deze dan wellicht dagelijks al de todo´s bekijkt.
  • Kies onder 'Stap 2: Vrijgeven' welke persoon de facturen gaat vrijgeven voor betaling. Is dat één vaste persoon, selecteer dan onder 2 de naam van die persoon. Zijn het er meer, kies dan voor "Aanmaker van de taak".  De taak komt na beoordeling door de manager automatisch bij die persoon of bij de persoon die de taak heeft aangemaakt.
Je bent nu klaar om de facturen via een workflow te laten goedkeuren en vrij te geven voor betaling.


Zie ook: