Vrijgeven facturen: workflow inrichten

In de betaallijst kun je instellen dat facturen altijd eerst "In behandeling" gezet worden. Ze moeten dan eerst per geval "Vrijgegeven" worden voordat ze in de betaallijst komen te staan en in batch betaald kunnen worden. Dat vrijgeven kun je handmatig doen via de actiebalk van de factuur op het "Like" symbool te klikken.

Je kunt echter de beveiliging ook stricter maken door een goedkeuringsprocedure voor facturen op te zetten.  Dat doe je in een aantal stappen:
  1. Schakel altijd eerst bovenvermelde beveiliging in de betaallijst in.
  2. Kies 1 of enkele personen in je bedrijf die facturen mogen vrijgeven
  3. Stel de workflow in om facturen digitaal door je organisatie te sturen.
Toelichting op de stappen.

1. Beveiliging inschakelen
Zie hiervoor de helppagina Betaallijst

2. Personen die facturen mogen vrijgeven
Dit dient niet verward te worden met het goedkeuren van de factuur. Het vrijgeven is een administratieve handeling. Stel een persoon aan die goed begrijpt hoe de goedkeuring binnen je bedrijf werkt. Wie moet welke facturen goedkeuren, welke facturen mogen eventueel altijd direct goedgekeurd worden (obv vast contract, bedrag of aard van de dienst, denk aan huur of electriciteit etc.). Deze persoon moet er namelijk voor gaan zorgen dat de personen die de facturen moeten goedkeuren de facturen onder ogen krijgen en de keuze kunnen  maken om deze goed te keuren of af te keuren. 

3. Workflow instellen
Dit is in de software een aantal zaken vastleggen om ervoor te zorgen dat de workflow mogelijk wordt gemaakt en juist wordt opgevolgd. Om workflow in te kunnen stellen heb je de module YUKI OFFICE nodig. Activeer deze in de Yuki store.

Ga in de navigator naar het Agenda icoontje. In het linkermenu kies voor Taaksoorten" en klik de taak "Vrijgeven voor betaling" aan. Dit is een vaste taaksoort die speciale functies heeft in combinatie met de betaallijst.

Stel in deze taaksoort de volgende zaken in:
  • Vink "Actief" aan
  • Vink "Notities zijn uitsluitend toe te voegen" aan. Dit voorkomt dat commentaar ingegeven door een persoon niet meer kan worden aangepast (nodig voor de controle achteraf)"
  • Kies onder Stap 1 dat je de persoon die de factuur moet goedkeuren handmatig kunt selecteren. Tenzij altijd maar één persoon alle facturen moet goedkeuren. Selecteer dan achter 3 die persoon.
  • Bepaal of de persoon die de factuur moet goedkeuren elke keer een mail moet ontvangen. Als de persoon regelmatig in Yuki werkt kan het handiger zijn dat niet te doen omdat deze dan wellicht dagelijks al de todo´s bekijkt.
  • Kies onder stap 2 welke persoon de facturen gaat vrijgeven. Is dat één vaste persoon, selecteer dan onder 2 de naam van die persoon. Zijn het er meer, kies dan voor "Aanmaker van de taak".  De taak komt na beoordeling door de manager automatisch bij die persoon of bij de persoon die de taak heeft aangemaakt.
Je bent nu klaar om de facturen via workflow te laten goedkeuren en vrijgeven voor betaling.

Zie ook: