Wanneer de betaallijst beveiliging is ingesteld kun je aangeven dat facturen altijd eerst 'In behandeling' gezet worden. De facturen moeten dan eerst handmatig per factuur 'vrijgegeven' worden voordat ze in de betaallijst komen te staan en met een SEPA betaalbestand betaald kunnen worden. Je kunt echter de beveiliging ook strikter maken door een automatische goedkeuringsprocedure voor facturen op te zetten. Dat doe je in een aantal stappen:
Betaallijst beveiliging inschakelen Voor een uitgebreide beschrijving van het instellen van de betaallijst beveiliging zie Betaallijst beveiliging. Personen die facturen mogen vrijgeven voor betaling Dit dient niet verward te worden met het goedkeuren van de factuur. Het vrijgeven is een administratieve handeling. Stel een persoon aan die goed begrijpt hoe de goedkeuring binnen je bedrijf werkt. Wie moet welke facturen goedkeuren, welke facturen mogen eventueel altijd direct goedgekeurd worden (o.b.v. een vast contract, bedrag of aard van de dienst, denk aan huur of elektriciteit etc.)? Deze persoon moet er namelijk voor gaan zorgen dat de personen die de facturen moeten goedkeuren de facturen onder ogen krijgen en de keuze kunnen maken om deze goed te keuren of af te keuren. Workflow instellen In de software moet een aantal zaken worden vastgelegd om ervoor te zorgen dat de workflow mogelijk wordt gemaakt en juist wordt opgevolgd:
LET OP! Om de workflow in te kunnen stellen heb je de Yuki Betaalservice nodig. Taaksoort 'Vrijgeven voor betaling' activeren Ga in de navigator naar het 'Agenda' icoontje. In het linkermenu kies voor 'Taaksoorten' en klik de taak 'Vrijgeven voor betaling' aan. Dit is een vaste taaksoort die speciale functies heeft in combinatie met de betaallijstbeveiliging. ![]() Voor een uitgebreide beschrijving van alle velden van de taaksoort 'Vrijgeven voor betaling' zie Nieuwe taaksoort aanmaken. Stel in deze taaksoort de volgende zaken in:
Je bent nu klaar om de facturen via een workflow te laten goedkeuren en vrij te geven voor betaling. Zie ook: |