Workflow (backoffice portaal)

Vanuit de desktop in het Yuki backoffice portaal klik je op de tegel 'Workflow' om een overzicht te bekijken van de te verwerken workflow in de domeinen van het portaal.



LET OP!
Het bovengenoemde overzicht kan ook worden geopend door vanuit deze desktop te klikken op 'Workflow' bovenin je scherm.



Het volgende scherm wordt geopend:



Je kunt de backoffice status van de workflow in twee verschillende weergaven bekijken:
  • Domeinen
  • Administraties.


Domeinen

Selecteer linksboven in je scherm alle administraties of alleen het portaal met de domeinen waarvan je de backoffice status wilt bekijken.

Daarnaast geef je aan welke domeinen in deze lijst getoond moeten worden:
  • alle domeinen
  • alleen de eigen domeinen
  • alleen de domeinen waarvoor ikzelf backup ben
  • domeinen van een bepaald persoon
  • domeinen van een bepaald persoon (workflow view)
  • domeinen waar een bepaald persoon backup van is
  • domeinen waarin transacties op 'data-entry' zijn gezet
  • domeinen waarin te verwerken banktransacties in de workflow staan
  • domeinen waarvoor jezelf de controller bent
  • domeinen waarvoor jezelf de accountmanager bent.

Om in meer detail de status van de workflow te zien selecteer je vervolgens de workflow van alle domeinen of alleen die in de teller van vandaag, morgen of gisteren.

De zoekbalk kun je gebruiken om domeinen (administraties) te zoeken en vervolgens te openen.

Door te klikken op een kolomkop kun je elke kolom desgewenst in omgekeerde volgorde sorteren.

Klik op > voor de naam van een domein om de backoffice workflow (bundelbakdocumentenbanktransacties en vragen) van een domein en de bijbehorende administratie(s) te bekijken.



Administraties

Wanneer je deze weergave selecteert wordt het volgende scherm geopend:



Selecteer linksboven in je scherm alle administraties of alleen het portaal met de domeinen waarvan je de backoffice status wilt bekijken.

Daarnaast geef je aan welke statussen gecontroleerd moeten worden:
  • elke status
  • alle controles OK
  • geen controles.

Vervolgens selecteer je de domeinen die in deze lijst getoond moeten worden:
  • alle domeinen
  • alleen de eigen domeinen
  • alleen de domeinen waarvoor ikzelf backup ben
  • domeinen van een bepaald persoon
  • domeinen van een bepaald persoon (workflow view)
  • domeinen waar een bepaald persoon backup van is
  • domeinen waarin transacties op 'data-entry' zijn gezet
  • domeinen waarin te verwerken banktransacties in de workflow staan
  • domeinen die zijn gecontroleerd door een bepaalde persoon
  • domeinen waarvoor jezelf de controller bent
  • domeinen waarvoor jezelf de accountmanager bent.

De zoekbalk kun je gebruiken om administraties (domeinen) te zoeken en vervolgens te openen.

Door te klikken op de kolomkop 'Administratie', 'Domein', 'Aangemaakt' of gecontroleerd kun je de kolom desgewenst in omgekeerde volgorde sorteren.

Klik op > voor de naam van een administratie om de backoffice workflow (bundelbak, documenten, banktransacties en vragen) van een domein en de bijbehorende administratie(s) te bekijken.


Backoffice monitor

Om de backoffice monitor te bekijken klik je linksboven in je scherm op de knop 'Toon de backoffice monitor'.

Het volgende scherm wordt geopend:



Rechtsboven geef je aan of je de backoffice monitor van alle administraties of alleen van de administraties van een bepaald portaal wilt zien.

Bovenin wordt jouw workflow getoond (of die van het kantoor als je portaalbeheerder bent) verdeeld over GISTEREN, VANDAAG en MORGEN.  Deze verdeling is gebaseerd op de ideale belofte naar je klant dat alles binnen 24 uur geboekt wordt. De berekening gaat ervan uit dat alle documenten en transacties die vandaag vóór 12 uur zijn binnengekomen nog vandaag verwerkt moeten worden en alle documenten na 12 uur morgen verwerkt moeten worden. GISTEREN toont dus alle openstaande transacties in je workflow die gisteren (of de dagen ervoor) afgehandeld hadden moeten zijn. VANDAAG is inclusief de transacties van GISTEREN en MORGEN is alvast informatie over wat je morgen te doen staat. Hoe je hier mee omgaat is natuurlijk afhankelijk van de belofte die het kantoor doet aan de klant.

Linksonder zie je de scores van de tevredenheid, de tijdigheid van de verwerking en het aantal administraties.

Rechtsonder zie je de historie van de verwerkte workflow in een staafdiagram.
Door met je muis over de grafiek te bewegen kun je van een specifieke maand het aantal transacties bekijken dat enerzijds automatisch of handmatig door Yuki is verwerkt en anderzijds automatisch of handmatig door partners is verwerkt. Dit aantal transacties wordt omkaderd in de grafiek of onderin de grafiek in de legenda getoond.



Zie ook: