Werkkostenregeling (WKR)

Sinds 1 januari 2015 is de WKR voor alle werkgevers verplicht. Binnen deze regeling kun je maximaal 1,2% van je totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Daarnaast kun je bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van de zogenoemde gerichte vrijstellingen. 

Yuki heeft voor deze regeling een WKR tool ontwikkeld.

Werkkosten (kostensoort en btw-percentage) worden tijdens het verwerken van de boekhouding automatisch in de WKR tool meegenomen en aan de hand van een duidelijk tussentijds rapport (samenvatting) weergegeven. De samenvatting van het rapport geeft een overzicht van o.a. de vrije ruimte en loonsom.
Alleen gemengde werkkosten moeten nog handmatig worden toegewezen via de kaart van een WKR grootboekrekening. Elke werkkostensoort heeft zijn eigen kleur zodat in één oogopslag duidelijk is wat waaronder valt. 

Het tussentijds rapport kan als PDF direct worden gedeeld via het digitale archief in Yuki.

LET OP!
Alleen de portaalbeheerder of de backoffice kunnen de WKR tool gebruiken.
Alleen de eigenaar van een domein (met rol 'Directie) of een gebruiker met de rol 'Directie' kunnen het tussentijds rapport (PDF) in het archief bekijken. 

In deze helppagina worden de volgende zaken van de WKR tool beschreven:
  • Tussentijdse rapportage
  • Wijzigen van gekoppelde documenten en/of transacties
  • Aanmaken PDF van tussentijdse rapportage
  • Rapporten 'Vergelijking jaren' en 'Prognose huidig jaar'
  • Overzicht WKR categorieën.

Open de module 'Personeel' en klik links in je scherm op 'Werkkostenregeling'.



Voor de eigenaar van het domein en een gebruiker met de rol 'Directie' wordt de PDF van de WKR rapportage (ordner 'Belasting', tabblad 'Loonheffing') geopend.

Voor de portaalbeheerder en de backoffice wordt het startscherm van de WKR tool geopend:




Tussentijdse rapportage

De tussentijdse rapportage (samenvatting) bestaat uit drie secties:
  • Eindheffing
  • Vrije ruimte
  • Details: Huidig jaar.

Eindheffing

Bij overschrijding van de vrije ruimte (1,2 van totale fiscale loonsom) vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet altijd voor het huidige jaar worden afgedragen bij de aangifte van januari van het volgende jaar. Deze aangifte dient uiterlijk eind februari te worden ingediend en afgedragen.



Totaal vergoedingen en verstrekkingen
Totaal van alle opgenomen vergoedingen en verstrekkingen opgenomen in het lopend jaar.

Gerichte vrijstellingen & noodzakelijke werkvoorzieningen
Totalen van de gerichte- en noodzakelijke werkvoorzieningen die niet in de vrije ruimte zijn opgenomen.

Op nihil gewaardeerd
Totalen van de werkkosten ‘op nihil gewaardeerd’ die niet in de vrije ruimte zijn opgenomen.

Intermediaire kosten
Totalen van de intermediaire kosten die niet in de vrije ruimte zijn opgenomen.

Vrije ruimte
Saldo van de kosten welke binnen de vrije ruimte van het huidig jaar vallen tot de laatst geboekte periode.

Werkkosten
Totaal werkkosten welke binnen de vrije ruimte vallen.

Eindheffing
80% berekend over het tekort dat voortvloeit uit de overschrijding van de vrije ruimte.

Overschot/Tekort
  • Overschot: nog te besteden bedrag binnen de vrije ruimte van de WKR
  • Tekort: bedrag dat overblijft na overschrijding van het bedrag in de vrije ruimte.


Vrije ruimte



Loonsom 
De vrije ruimte wordt berekend op basis van de totale loonsom die geboekt is op de grootboekenrekeningen Salarissen (40000), Salarissen directie (40010) en Bonussen en winstdeling (40050), Ontslagvergoeding (400090), Vakantiegeld (40950) en Vakantiedagen (40960). Het saldo van de loonsom wordt berekend vanuit de daadwerkelijk geboekte bedragen en dus zal het saldo per maand oplopen.

LET OP!
Indien men gebruikt maakt van de koppeling net Nmbrs® klik je op de knop 'Sync Nmbrs' om het saldo van de loonsom vanuit Nmbrs op te halen.



Het saldo van de loonsom kan tijdelijk worden aangepast om te kijken wat voor invloed dit heeft op de vrije ruimte. Wanneer je op de knop 'PDF aanmaken' klikt, zal er een PDF worden gegenereerd met het aangepaste saldo. Wanneer je het veld verlaat zal het saldo weer worden teruggezet op het geboekte saldo.

% vrije ruimte
Geeft het percentage weer van de vrije ruimte uit het lopende boekjaar.

Bedrag vrije ruimte
Geeft het beschikbare bedrag in de vrije ruimte weer tot de laatst geboekte periode.

% Eindheffing
Geeft het percentage weer van de eindheffing uit het lopende boekjaar.



Details: Huidig jaar

Hier zie je links in je scherm alle WKR grootboekrekeningen waarop in het huidige jaar geboekt is. Rechts van de grootboekenrekeningen staan de verschillende categorieën met de daaraan gekoppelde transacties:
  • Gerichte vrijstellingen
  • Nihilwaarderingen
  • Noodzakelijke werkvoorzieningen
  • Vrije ruimte
  • Intermediaire kosten.

Rechts in je scherm staan ook de volgende kolommen:
  • Niet WKR gerelateerd: transacties die handmatig uit de WKR zijn verwijderd.
  • Nog toe te wijzen: transacties die zijn geboekt op WKR grootboekrekeningen maar nog handmatig toegewezen moeten worden aan één van de categorieën.



Kosten die worden geboekt op grootboekrekeningen die binnen een WKR categorie vallen, worden automatisch in het WKR overzicht opgenomen. 

Door links in je scherm op een grootboekrekening óf op een bedrag in een kolom (categorie) te klikken, kun je bekijken met welke WKR categorie alle documenten en/of transacties zijn gekoppeld.

Klik op een grootboekrekening links in je scherm. Het volgende scherm wordt geopend:



Yuki toont dan de kaart van de grootboekrekening in de ‘Toon alles’ modus. Alle boekingsregels worden getoond met daarachter de gekleurde categorie blokjes. 

Elk gekleurd blokje geeft de huidige WKR-categorie weer waarin de kosten zijn opgenomen.



Je kunt ook per categorie de gekoppelde boekingsregels bekijken door in het filter 'Toon alles' de desbetreffende categorie te selecteren. 




Gekoppelde documenten en/of transacties wijzigen

Vanuit een geopende grootboekrekening kun je de koppeling van documenten en/of transacties aan een WKR categorie wijzigen door:
  • Kosten met een specifiek btw-percentage in de WKR op te nemen
  • Kosten toe te wijzen aan of te wijzigen van categorie.

LET OP!
Het is in Yuki mogelijk om de tags 'WKR-6%', 'WKR-21%', 'WKR-0%' of 'NO-WKR-RELATED' aan transacties te koppelen.


Klik bovenin het startscherm van de WKR tool op de knop 'Transacties toekennen aan WKR' om een grootboekrekening waarop geboekt is te openen. 



LET OP!
Vanuit de sectie 'Details: Huidig jaar' kun je ook links in het scherm klikken op een grootboekrekening om deze te openen.

Het volgende scherm wordt geopend:



LET OP!
Door op de knop 'Herstel naar standaard toegewezen waarde' kun je altijd de gewijzigde boekingsregel terugzetten naar het oorspronkelijke btw-percentage of de categorie.

De knop '<  >' kun je gebruiken om direct de vorige of volgende WKR categorie waarop is geboekt te openen.

Je kunt altijd terug naar de sectie 'Details: Huidig jaar' door te klikken op de knop 'Terug'.

Kosten met specifiek btw-percentage opnemen in WKR

De boekingsregel zal worden opgenomen in de WKR met het btw-percentage welke in het document is geboekt. Wil je de boekingsregel met een ander btw-percentage opnemen in de WKR, dan kun je het btw-percentage aanpassen. 

Selecteer de boekingsregel waarvan je het btw-percentage wilt aanpassen.



Selecteer vervolgens linksboven in je scherm achter 'Opnemen in WKR met:' het juiste btw-percentage.



LET OP!
Het percentage waarmee de kosten worden opgenomen in de WKR verandert niets aan de geboekte btw in het document.

Als het in de WKR opgenomen btw-percentage is veranderd, kun je dit op regelniveau zien aan het ‘potloodje’ dat naast het btw-percentage staat.



Kosten toewijzen aan of wijzigen van categorie

Selecteer de boekingsregel waarvan je de kosten wilt toewijzen aan of wijzigen van categorie.

Wijs vervolgens de geselecteerde boekingsregel aan een andere categorie toe door deze categorie bovenin je scherm achter 'Toewijzen' te selecteren. 



Nadat je een regel in een categorie hebt geplaatst zal de regel uit het overzicht van de desbetreffende categorie verdwijnen en vind je deze terug onder de nieuw gekozen categorie.



PDF aanmaken van tussentijdse rapportage

Vanuit de WKR-rapportage klik je bovenin je scherm op de knop 'PDF aanmaken' om een PDF met daaraan gekoppeld de overzichten van de categorieën waarin de desbetreffende posten (documenten en/of transacties) zijn opgenomen te genereren.



Deze PDF wordt automatisch in de ordner 'Belasting' onder het tabblad 'Loonheffing' in het digitaal archief van het domein opgeslagen.



Door te klikken op de knop 'Downloaden' bovenin je scherm kun je de PDF met de daarbij behorende specificatie downloaden ten behoeve van de WKR-rapportage.



Rapporten 'Vergelijking jaren' en 'Prognose huidig jaar'

Vanuit de WKR-rapportage kun je linksboven in je scherm schakelen tussen de rapporten 'Vergelijking jaren' en 'Prognose huidig jaar'.



Vergelijking jaren

Dit rapport laat een vergelijking zien tussen de boekingen van het huidige jaar en vorig jaar.



Door op het inklaptekentje linksboven in je scherm te klikken, toont Yuki de details van het huidige jaar en vorig jaar.



Prognose huidig jaar 

In deze prognose neemt Yuki het gemiddelde van de reeds geboekte perioden en berekend hiermee de WKR-prognose voor het huidige jaar.




Overzicht WKR categorieën

Hieronder zie je het overzicht van de WKR categorieën en de grootboekrekeningen in Yuki die daaraan zijn gekoppeld.

Gerichte vrijstellingen
  • 40300   Opleidingskosten
  • 40700   Kosten van werving en selectie
  • 40750   Arbokosten
  • 44450   Lunches en diners
  • 45200   Contributies en abonnementen
  • 45250   Vakliteratuur
  • 45680   Congressen en seminars.
Nihil waarderingen
  • 03600   Lening aan ...
  • 40600   Kantine en consumptie
  • 41990   Overige huisvestingskosten
  • 45310   Kleine aanschaffen kantoor.
Noodzakelijke werkvoorzieningen
  • 02400   Hardware
  • 47000   Aanschaf kleine machines en gereedschap.
Vrije ruimte
  • 20010   RC Personeelsvereniging
  • 40450   Overige vergoedingen
  • 42900   Verkeersboetes
  • 44600   Voedsel en drank
  • 45401   Rechtsbijstandsverzekering
  • 45990   Overige algemene kosten
  • 47200   Verlies diefstal gereedschap.
Intermediaire kosten
  • Intermediaire kosten dienen zelf te worden toegewezen.
Nog toe te wijzen
  • 40200   Reiskostenvergoedingen
  • 40400   Onkostenvergoedingen
  • 40650   Personeelsuitjes
  • 40900   Werkkleding
  • 40990   Overige personeelskosten
  • 41200   Gas, water & elektra
  • 42200   Brandstof
  • 42500   Kilometervergoedingen
  • 42950   Parkeergelden
  • 44070   Relatiegeschenken
  • 44400   Representatiekosten
  • 44500   Reis- en verblijfkosten verkoop
  • 45100   Telefoon- en internetkosten
  • 45670   Reis- en verblijfkosten algemeen.


Zie ook: