Vrijgeven voor betaling: workflow managen

Als de workflow eenmaal goed is ingesteld kun je starten om het vrijgeven van facturen voor betaling in de praktijk te brengen.

De volgende personen hebben heer een rol in:
  1. Degene die de workflow initieert en bewaakt
  2. Degene (meestal manager of inkoper) die facturen moet goedkeuren
  3. Degene die de betalingen uitvoert

1. Degene die de workflow initieert en bewaakt

Dit is de persoon (of personen) in het bedrijf die ervoor zorgt dat elke factuur onder de aandacht komt bij de juiste persoon (manager) die kan bepalen of een factuur vrijgegeven kan worden voor betaling. Als jij dat bent dan heb je de volgende taken:
  • Initieer voor elke factuur die nog goedgekeurd moet worden een taak voor de juiste persoon
  • Controleer regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks) of de uitstaande taken niet te lang in de wacht staan bij de managers
  • Zorg ervoor dat alle goedgekeurde taken ook worden vrijgegeven en in de betaallijst terecht komen
Het initieren kun je het beste als volgt doen:

Ga naar de betaallijst:  Via Bank -> Betaallijst, of zet deze als vast icon op je desktop van Yuki.

Zorg dat in de lijst de kolom "Taak" aan staat (geheel rechts). Staat deze niet aan, selecteer dan de kolom via het icon: ||||
Kies in de taakbalk geheel links voor de lijst "In behandeling".
In de kolom Taak kun je nu de volgende symbolen zijn:

Nog geen taak aanwezig
Taak staat te wachten bij manager ter goedkeuring
Taak is goedgekeurd en kan worden vrijgegeven
Taak is afgekeurd. Factuur mag nog niet betaald worden
Taak heeft al de status Vrijgegeven

Taak aanmaken
Om een taak aan te maken voor een factuur, klik je op het witte bolletje (Geen taak). Je komt dan in het volgende scherm


Kies bij Taak voor: de naam van de persoon die deze factuur moet beoordelen. Type eventueel een toelichting in het notitie veld, bijvoorbeeld "Met spoed beoordelen, factuur staat al een tijdje open". De rest is al ingevuld. 
Kies voor Bewaren. De taak is nu verstuurd. Die persoon krijgt een mail (als dat zo is ingesteld) en ziet de vraag en het bijbehorende document.

Taak bekijken
Om een taak te bekijken klik je op één van de andere symbolen.  Je krijgt dan het document te zien met daarnaast de taak. Je kunt daar direct weer actie ondernemen, zoals een 2e goedkeuring vragen, meer informatie opvragen of de taak vrijgeven en daarmee de factuur vrijgeven.

Facturen vrijgeven
Je kunt op 2 manieren de facturen vrijgeven:
  • Eén voor één: Je opent de taken die zijn goedgekeurd. Je controleert of aan alle voorwaarden is voldaan en zo ja, dan klik je op "Vrijgeven". Het document dat eraan hangt wordt dan automatisch weer vrijgegeven,

  • In bulk: Je vinkt in de lijst "In Behandeling" de facturen aan waarvan je ziet dat ze zijn goedgekeurd. Je klikt vervolgens in de taakbalk op "Vrijgeven voor betaling".
TIP: Spreek goed met je baas af hoe de procedure werkt. Bespreek dan:
  • Welke facturen mogen al zelf door jou worden vrijgegeven, bijvoorbeeld, klein bedrag of bepaalde vaste facturen
  • Welke facturen moeten dor wie worden goedgekeurd
  • Welke facturen moeten eventueel door 2 personen goedgekeurd worden voordat ze mogen worden vrijgegeven.

2. Degene die moet goedkeuren

Degene die facturen moet goedkeuren werkt het beste vanuit de persoonlijke takenlijst. Het is aan te bevelen een icon op je desktop te plaatsen voor de taken. Je ziet dan direct hoeveel taken je nog hebt openstaan. Die button geeft je ook direct toegang tot het overzicht met je openstaande taken. Die lijst kun je ook bereiken via "Agenda" -> Taken. Kom je niet zo vaak in Yuki dan kun je ook elke keer een mail krijgen als je een taak ontvangt. Je kunt die ook volgen op de  SmartPhone app van Yuki


Als je een taak opent krijg je een scherm met links het document en rechts de taak. Beoordeel de factuur, geeft altijd even wat commentaar (bijvoorbeeld "Beoordeeld en OK")  en klik op Goedkeuren. Is de taak eigenlijk niet voor jou, dan kun je hem ook doorsturen naar een andere persoon of terugsturen naar de aanmaker. Selecteer die persoon bij Taak voor, geef wat commentaar en klik op Bewaren. 

3. Degene die betalingen uitvoert (betaalbestand voorbereid)

Deze persoon werkt het beste vanuit de Betaaliijst. Kies in die lijst in de taakbalk links voor "Betaalbaar gesteld". Zorg ervoor dat de kolom "Taak" aanstaat. Staat die niet aan, selecteer die dan met het icon: ||||.
Controleer of de zaken die je wenst te betalen goedgekeurd ziin (icon met open handje). Als je toch wat meer wenst te weten, klik dan op dat icon om de bijbehorende taak te openen. 
Als je klaar bent, selecteer dan de facturen die je wenst te betalen, selecteer de bankrekening van waaruit je wenst te betalen en klik op "Betaalbestand aanmaken"

Zie ook:

Comments