Vragen (backoffice portaal)

Vanuit dit overzicht kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' of 'Portaal backoffice' alle vragen beheren over alle administraties die je voor de klanten voert. Het betreft hier dus alle openstaande en/of afgehandelde vragen van de klant en de medewerkers van het kantoor.

Standaard wordt de lijst met vragen getoond die gesteld zijn door de klant en die door een van de kantoormedewerkers beantwoord moet worden. Je kunt hier echter ook zien welke vragen door het kantoor gesteld zijn en bij de klant open staan.

Het toewijzen van vragen aan de kantoormedewerkers is afhankelijk van de backoffice instellingen in het domein.



De vragen van de klant worden, indien er een medewerker bij de backoffice is ingevuld, in deze volgorde door Yuki toegewezen: de BO account manager (indien ingevuld), anders de BO controller (indien ingevuld) en anders de BO verantwoordelijke.
Is er geen helemaal geen backoffice medewerker ingevuld dan zijn de vragen voor het portaal en kunnen deze worden bekeken door de portaalbeheerder.

LET OP!
De portaalbeheerder kan zelf standaardvragen en antwoorden aanmaken in het portaal. De backoffice kan deze vragen en antwoorden in alle domeinen direct selecteren in het dropdown menu van de Yuki postbus.

Vanuit de desktop in het Yuki backoffice portaal klik je op de tegel 'Vragen' om een overzicht te bekijken van de openstaande en/of afgehandelde vragen in de domeinen van het portaal.



LET OP!
Een persoonlijk overzicht met openstaande vragen kan door een backoffice medewerker worden geopend door vanuit deze desktop te klikken op het kengetal 'Vragen' bovenin je scherm.



Het volgende scherm wordt geopend:



  1. Filter de vragen op openstaand voor de backoffice, toegewezen aan een gebruiker of afgehandelde vragen.
  2. Selecteer het (sub)portaal waarvan je de vragen wilt bekijken.
  3. Geef aan wel type vraag je wilt bekijken: een vraag, mededeling, supportvraag, klacht, toelichting, salarisadministratie of foutief verwerkt.
  4. Klik op de knop 'Zoek' om een vraag te zoeken op Omschrijving.
  5. Geef aan welke vragen getoond moeten worden:
    - Mijn domeinen
    - Domeinen van mijn team
    - Toegewezen aan mij
    - Domeinen van persoon
    - Domeinen van team
    - Toegewezen aan persoon
    - Nog niet toegewezen.

    LET OP!
    Het is mogelijk om backoffice teams te creëren door een manager toe te voegen aan de relatiekaart van de medewerker. Alle vragen van je eigen team kunnen worden getoond of de vragen van een specifiek team op basis van de toegekende manager.

  6. Grote weergave (zie bovenstaande afbeelding)
  7. Lijstweergave

    LET OP!
    In deze weergave is het mogelijk om het getoonde overzicht te downloaden als een CSV-bestand.

  8. Filter op de vragen die tijdens een specifieke periode aangemaakt zijn door de backoffice of de gebruiker.
 
Door te klikken op de omschrijving van een vraag óf op > voor een vraag (in lijstweergave) wordt de vraag én het document of de transactie waar de vraag over wordt gesteld direct geopend in de desbetreffende administratie. 



Bij het beantwoorden van de vraag wordt het dossier direct bijgewerkt en ontvangt de klant een e-mail. De klant (de eigenaar van het domein of een gebruiker met de rol 'Directie') kan in het domein zelf instellen wie de diverse soorten berichten (e-mails) gaat ontvangen (berichten van Yuki).



Zie ook: