Vergelijkende periodecijfers invoeren of importeren

Als je een administratie van een klant overzet naar Yuki is het natuurlijk mooi als je de klant al in het eerste jaar in Yuki vergelijkende cijfers kunt bieden. De volgende tips kunnen je helpen de vergelijkende cijfers met zo weinig mogelijk inspanningen in Yuki te krijgen.

Obstakels die je moet overwinnen

Het invoeren of importeren van vergelijkende cijfers is niet een kwestie van een export maken in het oude pakket en dat importeren in Yuki. Je zult in Excel of in een ander spreadsheet nog enkele obstakels moeten overwinnen:

  • Zorg dat je in Yuki alle benodigde rekeningen beschikbaar hebt en maak een conversietabel
  • Comprimeren van 'transacties' naar saldi per grootboekrekening per periode
  • Vervangen van het 'oude" rekeningschema door het Yuki rekeningschema
  • Vorm het Excel bestand om tot een importbestand voor Yuki
  • Verbijzonderen van Openstaande facturen
Aanmaken rekeningnummers in Yuki en maken van een conversietabel in Excel
Dit is een noodzakelijke en helaas enigszins tijdrovende stap die moeilijk te automatiseren is. Heb je meer administraties die je wenst over te zetten en heeft je kantoor altijd al een vast rekeningschema gebruikt, doe het dan in een keer goed en maak een conversietabel voor het hele kantoorrekeningschema naar het Yuki rekeningschema.
Er zijn veel manieren om dit te doen. Hieronder beschrijven we de meest gebruikte:
  1. Zorg dat je in Excel een lijst hebt met alle rekeningen die je in de conversie kunt tegenkomen. Doe je dit voor een enkele administratie, maak dan een export van de proef-saldibalans. Heb je een vast kantoorrekeningschema, vertrek dan van dat rekeningschema.
  2. Verwijder alle kolommen behalve de kolom met het oude rekeningnummer en de oude omschrijving van de rekening.
  3. Zet dit Excel sheet op een deel je scherm en open in Yuki de toepassing om het Yuki rekeningschema te definiëren. Zet Yuki naast het Excel sheet.
  4. Zorg ervoor dat je voor elke rekening in je oude schema een rekening in Yuki hebt. Is die niet beschikbaar in het vaste schema maak dan van een bestaande rekening die in dezelfde categorie zit een duplicaat aan met de juiste naam. TIP: gebruik deze conversie om het rekeningschema eens goed op te ruimen. Immers, je klant, de ondernemer, heeft vaak geen baat bij een overdaad aan rekeningen waar kleine bedragen op verantwoord worden.  Je kunt dus ook twee of meer verschillende rekeningen converteren naar dezelfde rekening in het Yuki schema.
  5. Maak in je Excel sheet een extra kolom aan waarin je het corresponderende Yuki rekeningnummer invult. 
  6. Vervang de volgende rekeningen door de rekening "Tussenrekening beginbalans" in de Yuki kolom te plaatsen
    • Rekeningen van bank dagboeken
    • Rekening crediteuren
    • Rekening debiteuren
    • Investeringsrekeningen voor (im)materiële vaste activa
    • Afschrijvingsrekeningen (balans) voor (im)materiële vaste activa
    • Verzamelrekeningen voor overlopende activa of passiva.
  7. Bewaar dit Excel sheet als de conversietabel.
Maak een Excel sheet met periodecijfers
Bepaal eerst of je vergelijkende cijfers voor een heel boekjaar wenst te maken of vergelijkende cijfers per maand. Het laatste is natuurlijk beter, maar ook meer werk. 

Bedenk dat Yuki het saldo van een rekening bepaalt door alle transacties bij elkaar op te tellen. Voor een balansrekening zijn dat alle transacties tot en met de datum waarvan je het saldo wenst te bepalen. Voor een resultatenrekening zijn dat de transacties vanaf het begin van een boekjaar tot en met die datum. Dat betekent dus dat voor het bepalen van periodesaldi voor vergelijkende cijfers je per periode alleen het saldo van de transacties in die periode moet cumuleren tot een saldo, niet het feitelijke saldo aan het einde van die periode.

Voorbeeld van een balansrekening in 2013:

Beginsaldo (eindsaldo 2012)            1000,00
Transactie in januari                           100,00
Transactie in december                     -200,00

Voor deze rekening wordt het saldo voor de beginbalans : 1000,00, het periodesaldo voor januari is 100, Voor februari tm november 0 en voor december -200 euro.
Als je dus een export maakt van periodesaldo uit het oude pakket maakt, let dan op dat je steeds het saldo van de transacties (bewegingen) in de maand hebt.

Comprimeren van een exportbestand met transacties naar een lijst periodesaldi.

Het doel is om een excelbestand te krijgen dat er ongeveer als volgt uit ziet:

 Periode   Rekeningcode Rekeningomschrijving periode saldo
1    2200 Gebouwen     120000,00
1      2210 Afschrijving gebouwen        -3000,00

Kun je deze cijfers niet direct exporteren uit het oude pakket, exporteer dan alle transacties van een jaar en vorm die lijst om tot een dergelijke tabel. Dat kan het beste door gebruik te maken van een draaitabel. 


Comments