Vaste secties in document


https://sites.google.com/a/yuki.nl/wikiworks/vaste-secties-in-document


Op deze helppagina worden de 'vaste' secties van elk document(type) beschreven:
  • Invoeren, bewaren en wijzigen van document
  • Overig
  • Workflow
  • Schermvoorbeeld
  • Document.

Voor een beschrijving van de documentspecifieke secties in een document zie deze pagina!



Invoeren, bewaren en wijzigen van (verwerkt) document

Invoer van document

Elk document bestaat uit een aantal verschillende secties (afhankelijk van het documenttype) waarin de gegevens van het document ingevoerd moeten worden.

Het kan voorkomen dat bepaalde documenten of bestanden die zijn aangeleverd in Yuki niet verwerkt kunnen worden. Dit kan een aantal oorzaken hebben:
  • Het document is niet volledig.
  • Het bestand bevat meerdere documenten.
  • Het document is geheel of gedeeltelijk onleesbaar.
  • Het document is een duplicaat (al eerder aangeleverd en verwerkt).
  • Het bestand kan door Yuki niet worden geopend.
  • Het importbestand bevat foutieve gegevens.
  • Het document hoeft volgens Yuki niet in de administratie verwerkt te worden.
 

In de 'Document' sectie rechts in je scherm selecteer je de reden waarom het document of het bestand niet verwerkt kan worden in de administratie.

LET OP!
De onverwerkte documenten vind je terug onder 'Aandacht' in het Backoffice scherm.


Bewaren van document

Wanneer je de gegevens hebt ingevoerd en eventueel notities (veld 'Notities' in sectie 'Overig') hebt toegevoegd kun je door te klikken op de knop 'Afhandelen' linksboven in je scherm óf boven de sectie 'Overig' je invoer laten controleren en vervolgens het volgende document in de workflow openen.


Wanneer je de invoer wilt bewaren maar het document geopend in je scherm wilt laten staan klik je op de knop 'Bewaar gewijzigde gegevens' linksboven in je scherm (geen controle van invoer) of zet je de status van het document via de 'Backoffice status' in de 'Document' sectie rechts in je scherm op 'Afgehandeld' (controle van invoer).




Wijzigen van (verwerkt) document

Wanneer je een al verwerkt document opent zie je, afhankelijk van het documenttype, linksboven In je scherm de volgende knoppen:



  Open het document waardoor je gegevens kunt wijzigen of aanvullen.
  Verwijder het document. De volgende melding verschijnt in je scherm:
          

  Berg dit document in een andere ordner op.
  Ga naar het vorige document. 
  Ga naar het volgende document.
  Koppel dit document met een transactie (indien van toepassing).
  Financiële boekingen opnieuw verwerken.
  Weergave van boekingsregels en indien van toepassing de factuurregels.  



Overig

Afhankelijk van het documenttype zie je na het bewaren van het document nu de volgende gegevens in deze sectie:


  • ID: Intern nummer.
  • Aangemaakt: Datum en tijdstip van uploaden document en naam van gebruiker die document heeft geüpload.
  • Omzetbelasting: Btw-aangifte waarin het document, indien van toepassing, op basis van de documentdatum is opgenomen. 
  • Bestand: In het invoerscherm kun je het bestand vervangen door een ander bestand door te klikken op de knop 'Bestand kiezen'.
  • Ordner: N.V.T.
  • Gewijzigd: Datum en tijdstip waarop het document na de upload is gewijzigd, naam van gebruiker die het document heeft gewijzigd.


Workflow

In gekleurde blokken wordt de workflow (naam gebruiker, datum en tijdstip) van het document weergegeven:
  • Upload
  • (indien van toepassing) In behandeling
  • Afgehandeld
  • Gematcht.



Schermvoorbeeld

Het schermvoorbeeld van het document bevindt zich rechts van je invoerscherm. Je kunt gebruik maken van de volgende knoppen linksboven het schermvoorbeeld:



  Inzoomen
  Uitzoomen
  Ga naar links
  Ga naar rechts
  Linksom draaien
  Rechtsom draaien
  Bewaar dit document op de harde schijf
  Voeg dit document samen met een ander document
  Wijzig o.a. de volgorde van de pagina's (knop alleen zichtbaar bij een gebundeld document) 
  Standaard wordt elk document getoond als een afbeelding
  Toont het PDF document in een PDF viewer.


Indien het document bestaat uit een aantal gebundelde documenten kan er onder het schermvoorbeeld worden 'gebladerd' door het document. Het actieve/geselecteerde document zal vervolgens worden weergegeven.




Document

De 'Document' sectie vind je rechtsboven in je scherm.



  Vraag aan gebruiker: Het document wordt gekoppeld aan de vraag die je aan een gebruiker stelt.
  Open btw-calculator: Bereken snel het btw-bedrag op basis van een bedrag (incl. of ex.)  of btw-percentage.



  • IDR details: Details van de IDR verwerking zoals de status, de classificatie en verwerkingsregels, de indexering en de automatische afhandeling.
  • OCR details: De OCR tekst van het document wordt weergegeven. Op basis van deze tekst kunnen de OCR herkenningsregels worden aangemaakt.
  • OCR match rules: Voor het verbeteren van de herkenning van documenten kunnen gebruikers met de Backoffice rol OCR herkenningsregels aanmaken.
  • Gebruikersweergave
  • Backoffice werkzaamheid: Historie van de activiteiten van de gebruiker in dit document.
  • Backoffice status: Er zijn vier verschillende statussen van het document:
    • Open
    • Data-entry voltooid
    • In behandeling
    • Afgehandeld.
  • Kan niet verwerkt worden: De reden waarom een document of bestand niet in de administratie verwerkt kan worden.
  • Stel een vraagHet document wordt gekoppeld aan de vraag die je aan een gebruiker stelt.


Zie ook: