UBL instellen (backoffice portaal)

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een bestandsformaat voor facturen die door Yuki uitgelezen kan worden. Je klant (de ondernemer) hoeft niet meer in te loggen op de website van de leverancier óf facturen en bonnen in te scannen. Gegevens krijg je sneller aangeleverd en Yuki verwerkt UBL facturen direct. Verder kan Yuki met behulp van de innovatieve IDR+ technologie UBL facturen uitsplitsen tot op regelniveau (factuurregels). De IDR+ technologie zit standaard in Yuki.

Voor het automatisch ophalen van UBL facturen (via InvoiceSharing) bij leveranciers door Yuki moeten alle administraties die je beheert in het portaal aangemeld worden. Dan ziet Yuki automatisch welke leveranciers van jouw klanten UBL ondersteunen en welke erbij komen, hoe meer aanmeldingen, hoe slimmer het Yuki platform wordt. 

LET OP!
Alleen de portaalbeheerder kan administraties aanmelden voor het ontvangen van UBL facturen. 
Zodra het portaal is aangemeld wordt de tegel 'UBL' op de desktop van je portaal toegevoegd.

Je kunt je klanten direct aanmelden voor UBL of een uitnodiging sturen om de UBL aanmelding te accepteren of om deze nog even uit te stellen. 
Na (acceptatie van) de aanmelding moet het domein door je klant nog verder worden ingesteld voor UBL

Voordelen van UBL

  • Facturen krijg je sneller aangeleverd, want Yuki haalt UBL facturen automatisch bij leveranciers op
  • Yuki splitst UBL facturen voor je uit
  • Ondersteunt matchingsregels waardoor matching van factuur en banktransactie nauwkeuriger op de situatie van een domein wordt afgestemd.



Instellen van administraties zodat mijn klanten gebruik kunnen maken van UBL facturen


Om de administraties in een portaal in te stellen voor het ontvangen van UBL facturen moeten er 3 stappen worden doorlopen:

  1. Aanmelden van je portaal voor het ontvangen van UBL facturen
  2. Uitnodigen of registreren van administraties voor ontvangst van UBL facturen
  3. Invoeren van relatiecode of leverancierscode bij elke leverancier (op relatiekaart) na acceptatie door de administraties. 


Aanmelden portaal voor ontvangen van UBL facturen


Als je als portaalbeheerder inlogt in je portaal verschijnt de ‘UBL’ pop-up in je scherm. Deze pop-up verdwijnt na een aantal seconden en zal na 24 uur opnieuw verschijnen.


popup partner.png

Klik in het pop-up bericht op de knop 'Lees meer en meld je direct aan'.

Heb je de pop-up gemist en wil je het portaal aanmelden voor UBL klik dan rechtsboven in je scherm op je accountant naam. Heb je toegang tot meerdere portalen dan selecteer je rechtsboven in je scherm het desbetreffende portaal, klik je vervolgens op ‘Accountant’ en daarna bovenin het nu geopende scherm op de knop 'Registreer voor UBL'.




In het nu geopende scherm klik je op de knop 'Aanmelden'.

Aanmeldpagina partner.png

Als je succesvol bent aangemeld krijg je bovenin je scherm de volgende melding:


De tegel 'UBL' wordt nu toegevoegd op de desktop van je portaal.


e

Je portaal is nu ingesteld voor het ontvangen van UBL facturen.


Uitnodigen of registreren van administraties voor ontvangen van UBL facturen


Om administraties uit te nodigen of te registreren klik je vanuit de desktop in het Yuki backoffice portaal onderin je scherm op de tegel 'UBL' zodat een overzicht van alle administraties in de domeinen wordt geopend.




Hier kun je één of meerdere administraties aanvinken en vervolgens kun je deze bovenin je scherm via de knoppen 'Administraties uitnodigen' of 'Administraties registreren' uitnodigen of in één keer registreren voor het ontvangen van UBL facturen.




Administraties uitnodigen


Door te klikken op de knop ‘Administraties uitnodigen’ zorg je ervoor dat de desbetreffende administratie wordt uitgenodigd en ingesteld voor ontvangst van UBL facturen.

Wanneer de eigenaar van het domein (met rol 'Directie') of een gebruiker met de rol 'Directie' inlogt zal de volgende pop-up in het scherm verschijnen:


De gebruiker heeft vervolgens 3 opties waaruit gekozen moet worden:

  • Aanmelden: hiermee meldt de klant (gebruiker) zich aan voor het ontvangen van UBL facturen, het domein wordt vervolgens hiervoor ingesteld.

  • Vraag me over 7 dagen: hiermee wordt de pop-up gesloten. De pop-up verschijnt over 7 dagen weer.

  • Kruisje (sluiten): hiermee wordt de pop-up gesloten. Bij de volgende inlog zal de pop-up wederom verschijnen.


Heeft de gebruiker op de knop 'Vraag me over 7 dagen' of op het kruisje geklikt dan kan de gebruiker de aanmeldpagina weer als volgt opvragen:
  • Open de module 'Relatiebeheer'
  • Klik vervolgens  op de tegel 'UBL'


Administraties registreren


Door te klikken op de knop ‘Administraties registreren’ zorg je ervoor dat de geselecteerde administraties direct gereed worden gemaakt voor het ontvangen van UBL facturen. De eigenaar van het domein (met rol 'Directie') of gebruikers met de rol 'Directie' krijgen hiervan echter geen bericht.


LET OP!

Het kan zijn dat een leverancier contact opneemt met de klant voor verificatie. In het geval dat je een klant direct hebt geregistreerd voor het ontvangen van UBL facturen is je klant hiervan niet via het portaal op de hoogte gesteld. Wij raden dan ook aan om je klant een bericht te sturen om verwarring te voorkomen.


Status bekijken

Nadat de administraties zijn uitgenodigd of in één keer geregistreerd zijn kun je via het portaal de status hiervan bekijken door te klikken op de tegel 'UBL'. Het volgende scherm wordt geopend:



De status van een uitnodiging kan zijn: Uitgenodigd, Geaccepteerd of Geweigerd. Je kunt dit overzicht ook filteren op 'Status'.

Status UBL geaccepteerd

Als de gebruiker van de uitgenodigde administratie ‘UBL’ geaccepteerd heeft, wordt het domein hierop ingesteld en gaat Yuki direct aan de slag om leveranciers die UBL facturen kunnen versturen te vragen deze rechtstreeks naar de administratie te sturen.
 
Als alle stappen door Yuki zijn doorlopen, kunnen de leveranciers die facturen in UBL formaat aanleveren voor de desbetreffende administratie door de ondernemer worden uitgenodigd. Door deze uitnodiging legt Yuki de link met de leveranciers zodat de UBL facturen automatisch zullen worden opgehaald.



Invoeren van relatiecode of leverancierscode bij elke leverancier


Bij elke leverancier moet een relatiecode of leverancierscode zijn ingevuld. Op basis van deze code(s) kan Yuki de facturen van de desbetreffende leverancier opvragen. 

Deze codes kunnen worden ingevoerd:

  • tijdens het verwerken van inkoopfacturen

  • op de relatiekaart van de leverancier


LET OP!
De gebruiker (de ondernemer) kan deze code(s) natuurlijk ook zelf invoeren. 

LET OP!
I.v.m. acceptatie kan het zijn dat een leverancier ter verificatie contact opneemt met je klant en kan er enige tijd overheen gaan voor de factuurstroom daadwerkelijk op gang komt.