Handleiding Robotic Assistant | UBL Instellen

Werkwijze UBL voor de partner

Niet meer wachten op facturen van ondernemers en boekhoudingen die altijd up-to-date zijn. Yuki haalt voortaan UBL-facturen automatisch bij leveranciers op en verwerk ze direct.

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een bestandsformaat voor facturen dat door de Yuki software uitgelezen kan worden. Dat betekent minder administratieve handelingen voor jou en de ondernemer.


Sneller verwerken

Je klant hoeft niet meer in te loggen op de website van de leverancier, of facturen en bonnen in te scannen. Gegevens krijg je sneller aangeleverd en Yuki verwerkt UBL-facturen direct. Verder splitst Yuki met behulp van de innovatieve IDR+ technologie UBL-facturen uit.

Wat moet je doen?
De IDR+ technologie zit standaard in Yuki, hier hoef je zelf niets voor te doen.
Voor UBL vragen we je alle administraties die je beheert aan te melden.
Voortaan ziet Yuki automatisch welke leveranciers van jouw klanten UBL ondersteunen en welke erbij komen, hoe meer aanmeldingen, hoe slimmer het Yuki platform wordt.

Je klanten hoeven zelf verder niets te doen, ze krijgen alleen een bericht dat jij hun administratie hebt aangemeld. Hierna krijgen ze de keuze om de UBL aanmelding te accepteren of om deze nog even uit te stellen.


Weer een stap dichter bij robotic accounting


Voordelen voor jou:


  • Facturen krijg je sneller aangeleverd, want Yuki haalt UBL-facturen automatisch bij leveranciers op;

  • Yuki splitst UBL-facturen voor je uit;

  • Ondersteunt matchingsregels waardoor matching van factuur en banktransactie nauwkeuriger op de situatie van een domein afgestemd wordt;

Voordelen voor de ondernemer:


  • Bespaart tijd, want hij hoeft minder facturen in te scannen of op een andere manier aan te leveren;

  • Ondernemer hoeft niet meer in te loggen op portals om facturen op te halen, ze gaan rechtstreeks en automatisch de boekhouding in;

  • Er komen minder herkenningsfouten in de boekhouding waardoor de accountant minder lang bezig is met de controle;

  • De online boekhouding is sneller up-to-date en geeft daardoor nog meer inzicht.


In het kort:

Hoe stel ik de administraties in zodat mijn klanten gebruik kunnen maken van UBL facturen?


  • Via de ‘UBL’ banner meld je je kantoorportaal aan voor het verwerken van UBL facturen, dit genereert de ‘UBL’ tegel op je Portaal homepage.

  • Onder deze tegel vind je de lijst van alle domein-administraties,

vanuit deze lijst kun je administraties “Uitnodigen” of “Registreren


Uitnodigen

  • De functie “uitnodigen” genereert een popup voor de eigenaar of directie van het het betreffende domein, als deze inlogt in Yuki.

  • Indien één van deze personen de uitnodiging accepteert kan de betreffende administratie UBL facturen ontvangen.


Registreren

  • De knop ‘Registreren’ zorgt ervoor dat de betreffende administratie direct gereed wordt gemaakt voor het ontvangen van UBL facturen, in dit geval krijgt de directie of eigenaar geen bericht.

Het kan zijn dat de leveranciers contact opnemen met de klant voor verificatie.

In geval van registreren is je klant dus niet op de hoogte gesteld via de portal.

Wij raden dan ook aan om je klant een bericht te sturen om verwarring te

voorkomen.


Als alle stappen zijn doorgelopen, kunnen de leveranciers welke facturen in UBL formaat aanleveren voor de betreffende administratie door de ondernemer worden uitgenodigd.  


De stappen uitgebreid:

Hieronder vind je de beschrijving van de stappen die je dient door te lopen zodat je kantoor ‘UBL’ proof wordt.


Als je als portaalbeheerder inlogt in je portal verschijnt de ‘UBL’  pop-up. (De popup verdwijnt na een aantal seconden en zal na 24 uur opnieuw verschijnen.)

popup partner.png

Klik op Lees meer en meld je direct aan.

Heb je de pop-up gemist en wil je aanmelden voor UBL klik dan rechtsboven aan op je accountant naam. Heb je toegang tot meerdere portalen klik dan op ‘accountant’

Hiermee kom je in  het volgende scherm, Klik op ‘Aanmelden’

Aanmeldpagina partner.png

Als je succesvol bent aangemeld krijg je bovenin de volgende melding:

Je kantoor portal is nu ingesteld voor het verwerken van UBL facturen.

Administraties uitnodigen/ registreren:

Op je portal-startpagina  vind je nu de volgende UBL tegel:startpagina ubl tegel.png

Klik je op deze tegel dan open je de lijst van alle domein-administraties.

Hier kun je één of meerdere administraties aanvinken en vervolgens kun je deze via de taakbalk uitnodigen of in één keer registreren voor het ontvangen van UBL facturen.

De knop Administraties uitnodigen, zorgt ervoor dat de betreffende administratie wordt uitgenodigd en ingesteld voor ontvangst van UBL facturen.

Wanneer de eigenaar of de directie van het betreffende domein inlogt zal de volgende popup in beeld verschijnen:



De gebruiker heeft vervolgens 3 opties waaruit hij of zij kan kiezen:

  • Aanmelden: hiermee meldt de klant zich aan voor het ontvangen van UBL facturen, het domein wordt hiervoor ingesteld.

  • Vraag het later nog eens: hiermee wordt de pop-up gesloten. De pop-up verschijnt over 7 dagen weer

  • Kruisje (sluiten): hiermee wordt de pop-up gesloten. Bij de volgende aanmelding zal de popup wederom verschijnen

Heeft de gebruiker op ‘’Vraag het later nog eens of op het kruisje geklikt kan de gebruiker de aanmeldpagina als volgt opvragen:

  • Klik op het bolletje ‘’Relaties’’

    • Klik vervolgens  op de tegel ‘’UBL’’

      • Dan krijgt de gebruiker wederom de aanmeldpagina te zien

De knop Administraties registreren, zorgt ervoor dat de aangevinkte administraties in één keer worden ingesteld voor het ontvangen van UBL facturen.

De eigenaar of directie van het betreffende domein krijgt hier geen bericht van.

NB.
Het kan zijn dat de leveranciers contact opnemen met de klant voor verificatie.
In geval van registreren is je klant dus niet op de hoogte gesteld via de portal.
Wij raden dan ook aan om je klant een bericht te sturen om verwarring te voorkomen.

Status:

Nadat de administraties zijn uitgenodigd of in één keer geregistreerd zijn kun je via je portal de status hiervan bekijken in de UBL administratie lijst.


‘UBL’ Geaccepteerd:

Als de gebruiker van de betreffende administratie ‘UBL’ geaccepteerd heeft, wordt het domein hierop ingesteld engaat direct aan de slag om leveranciers welke UBL facturen kunnen versturen te verzoeken deze rechtstreeks naar de administratie te sturen.

Relatiecode:

In de adreskaart van de leverancier moet een relatiecode of leverancier code zijn ingevuld. Dit kan je doen bij invoeren van inkoopfacturen of in de leverancierskaart zelf.
In de adreskaart vind je onder het tabblad Extra, “code bij de leverancier” deze code dien je in te voeren, op basis hiervan kan Yuki de facturen van de betreffende leverancier opvragen.
De gebruiker(de klant) kan deze code natuurlijk ook zelf invoeren.


*Ivm acceptatie kan het zijn dat een leverancier ter verificatie contact opneemt met de klant en kan er enige tijd overheen gaan voor de factuurstroom daadwerkelijk op gang komt.  

Instellingen voor de gebruiker in het Domein:


Als je bij ‘’Relaties’’ op de tegel ‘’UBL klikt
toont Yuki de UBL Ondersteunende Leveranciers:

De betreffende leveranciers zijn reeds bestaande leveranciers in het domein, Yuki selecteert de leveranciers op basis van het kvk-nummer.

Door de gewenste leveranciers aan te vinken en vervolgens op de knop ‘leveranciers uitnodigen’ te klikken zorgt de ondernemer ervoor dat Yuki de link legt met de leveranciers zodat de UBL facturen automatisch zullen worden opgehaald.

Nadat de leveranciers zijn uitgenodigd kan de ondernemer in dezelfde lijst zien wat de status is van de betreffende uitnodiging. Per leverancier kun je ook zien hoeveel facturen er zijn ontvangen.


UBL facturen ontvangen?

Zodra je facturen automatisch ontvangt via InvoiceSharing komen deze in de digitale post. Dit kan je zien aan de afzender: support@invoicesharing.com.

Overige UBL Leveranciers

Heb je leveranciers welke je via e-mail reeds ubl facturen aanleveren, kun je deze vanzelfsprekend direct laten mailen, doormailen of vanaf je computer uploaden naar je domein.

UBL voor ondernemer

Via deze link kom je bij de benodigde informatie voor de ondernemer.

Comments