Rapport herinneringen en aanmaningen service

Elke dag controleert Yuki voor welke openstaande verkoopfacturen een brief verstuurd moet worden. Yuki selecteert vervolgens automatisch welke brief (herinnering of aanmaning) van toepassing is, maakt de brief aan en verstuurt deze per e-mail.

De volgende zaken worden dagelijks door Yuki gecontroleerd voordat een automatische brief wordt verstuurd:
  • Is de administratie voldoende bijgewerkt?
    • De bank mag niet ouder zijn dan 14 dagen
    • Alle betalingen van de klant dienen gematcht te zijn.
  • Heeft de klant een e-mailadres?
  • Is de klant geblokkeerd voor het ontvangen van automatisch verstuurde brieven?
  • Is de factuur te oud (ouder dan 90 dagen bij activeren Yuki service)?
  • Is er voor de factuur in de laatste 7 dagen al een handmatige of automatische herinnering of aanmaning verstuurd?
  • Staat de factuur in de lijst 'Te incasseren', 'Betalingen onderweg' of 'Storno'?
  • Is de factuur na de vervaldatum (post factum) aangemaakt?

Het resultaat van deze controle kan op elk moment worden bekeken in het testrapport.

LET OP!
Bij 'Instellingen herinneringen' in de module 'Verkoop' kun je aangeven welke gebruiker deze rapportage dagelijks of wekelijks per e-mail moet ontvangen.



Bekijken testrapport

Om de rapportage (testrapport) van vandaag te bekijken open je de module 'Verkoop', klik je links in je scherm op 'Instellingen herinneringen' en vervolgens open je het tabblad 'Automatische herinneringen'.
Linksonder in je scherm klik je op 'Bekijk het testrapport'. 



Het volgende scherm wordt geopend:



Selectiecriteria rapport




Knop 'Verversen'
Klik op deze knop wanneer je de controledatum hebt aangepast, de getoonde gegevens in het rapport zullen worden 'ververst'.

Controledatum
Voer hier de datum in van de uit te voeren controle.

Factuurdatum
Toon alle openstaande facturen met een factuurdatum in de geselecteerde maand, kwartaal, half jaar, jaar of alle jaren.  

Boekingen
Toon alleen de valide facturen, valide herinneringen of alle boekingen.

Criteria voor facturen
Toon alle facturen of alleen de niet-valide facturen met de geselecteerde oorzaak (criteria).

Criteria voor herinneringen
Toon alle herinneringen of alleen de niet verstuurde herinneringen met de geselecteerde oorzaak (criteria).


Wanneer er in de administratie openstaande facturen zijn die in aanmerking komen voor automatisch te versturen brieven maar die op basis van de huidige selectiecriteria niet worden getoond in het testrapport, verschijnt de volgende melding in je scherm:



De huidige selectiecriteria dien je, indien gewenst, aan te passen.


Secties rapport

Het rapport is onderverdeeld in vijf secties:
  • Totaaloverzicht:
    • totale aantal openstaande verkoopfacturen
    • totale aantal valide facturen
    • totale aantal valide herinneringen.
  • Oorzaken van niet-valide facturen (op basis van controledatum):
    • Te oud
    • In de laatste 7 dagen is er een handmatige of automatische herinnering of aanmaning verstuurd
    • In de lijst 'Te incasseren', 'Betalingen onderweg' of 'Storno'
    • Na vervaldatum (post factum) aangemaakt.
  • Oorzaken van niet verstuurde herinneringen:
    • Klant heeft geen e-mailadres
    • Klant is geblokkeerd voor het ontvangen van automatisch verstuurde brieven.
  • Overzicht van herinneringen die verstuurd zullen worden
    Om een verkoopfactuur te bekijken en desgewenst te wijzigen klik je op > voor de desbetreffende factuur. 
  • Overzichten (per oorzaak) van herinneringen die niet verstuurd zullen worden
    Om een verkoopfactuur te bekijken en desgewenst te wijzigen klik je op > voor de desbetreffende factuur.



Zie ook: