Nieuw dossier aanmaken

Om een nieuw dossier aan te maken open je de module 'Dossiers' en klik je vervolgens linksboven in je scherm op de knop ''+ Nieuw dossier' of links in je scherm op 'Nieuw dossier'.



Het volgende scherm wordt geopend:



Vul in dit scherm alle (basis)gegevens in die van toepassing zijn voor het dossier/project.

LET OP!
Wanneer je tijdens het handmatig koppelen van gegevens aan een dossier in het veld 'Dossier' een naam invoert wordt het dossier direct aangemaakt (als het dossier nog niet bestaat). Dit nieuwe dossier is dan standaard alleen voor jezelf (als beheerder) toegankelijk. Als beheerder kan je de beveiliging van het dossier instellen. 



Gegevens

Omschrijving
Hier geef je de naam van het dossier in.

Code
Je kunt het dossier een code geven, deze is ook te gebruiken in combinatie met herkenningsregels en financiële importbestanden.

Startdatum / Einddatum
Elk dossier heeft een begin- en einddatum. Lopende dossiers zijn dossiers die nog geen einddatum hebben of waarvan de einddatum in de toekomst ligt.
 
Relatie
Wil je het dossier koppelen aan een relatie dan kun je deze hier invullen zodat je vanuit de module 'Relatiebeheer' bij de desbetreffende relatie alle gekoppelde dossiers kunt bekijken.

Tags
Je kunt dossiers ook één of meer tags geven. Op die manier kun je dossiers weer onderverdelen voor bijvoorbeeld Marketing, Rapportage, Intern of Projecten. Een handige tagging kan gebruikt worden bij bepaalde overzichten zoals bij het marge-overzicht.


Budget

Verkoop / Inkoop
Budgetten per project. Je kunt bij de eigenschappen van een dossier een budget ingeven voor omzet (omzetrekeningen) en inkoop (kosten- en inkooprekeningen). Dat is een budget voor de gehele looptijd van het budget (dus niet per jaar). In het overzicht 'Margebijdrage' (per dossier) kun je kolommen aanzetten om de budgetten en verschillen t.o.v. de actuele omzet te tonen. 


Herkenningsregel 

Automatisch toewijzen toestaan
Selecteer deze optie als je gebruik wilt maken van automatische herkenning van dossiercodes. Voor een uitgebreide beschrijving zie Gegevens automatisch toewijzen aan dossiers.


Toegang
 
Beveiliging
Een dossier hoeft niet voor iedereen relevant te zijn. Daarom is het binnen Yuki mogelijk om per dossier de toegang te bepalen, zodat alleen een specifieke groep gebruikers de inhoud (documenten, transacties, e-mail, taken, afspraken etc.) van het dossier kan benaderen.
Voor een uitgebreide beschrijving van de verschillende toegangsniveaus van een dossier zie Toegangsniveaus dossiers.
 
Beheerder
Elk dossier heeft een beheerder. De dossierbeheerder is de enige gebruiker die de rechten of basisgegevens van het dossier mag aanpassen. Is de dossierbeheerder niet langer actief als gebruiker dan gaan die rechten automatisch over naar alle gebruikers met de rol 'Directie' en naar de eigenaar (met de rol 'Directie') van het domein.



Zie ook: