Kwaliteitsmonitor: Inkoop (betaversie, nog niet beschikbaar)

Controle van Inkoop

De controle van de module Inkoop bestaat uit de volgende zaken:
  • Zijn er dubbele inkoopfacturen aanwezig?
  • Zijn er openstaande inkoopfacturen (betalingen 'zijn' onderweg)?
  • Ontbreken er inkoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)?


Dubbele inkoopfacturen

Om te voorkomen dat een inkoopfactuur dubbel wordt geboekt in de administratie wordt gecontroleerd of er 'verdachte' facturen aanwezig zijn.  Een inkoopfactuur wordt aangemerkt als 'verdacht' wanneer deze factuur op drie van de volgende vier punten hetzelfde is als een al verwerkte factuur: leverancier, datum, factuurnummer en bedrag.

De knop 'Toon bekende duplicaten' opent een lijst met historisch 'verdachte' inkoopfacturen. Vanuit deze lijst is het mogelijk om een inkoopfactuur te openen en verwerken.


ACTIE!
In de bovenstaande lijst open je de 'verdachte' factuur om deze en de verwerkte factuur naast elkaar op het scherm te tonen. Wanneer de 'verdachte' factuur geen duplicaat blijkt van de al geboekte factuur klik je op de knop 'Geen duplicaat'. Is de 'verdachte' factuur wel een duplicaat klik dan op de knop 'Verwijderen' of bundel de factuur als een vervolgblad aan de andere factuur door te klikken op de knop 'Samenvoegen'.


Openstaande inkoopfacturen (betalingen 'zijn' onderweg)

In de administratie wordt gecontroleerd welke inkoopfacturen die zijn geboekt met betaalwijze pinpas, creditcard of incasso al langer dan 30 dagen open staan, dat wil zeggen nog niet zijn gematcht met een betaling (banktransactie).

PLAATJE

ACTIE!
Om het aantal openstaande inkoopfacturen te verminderen kijk je eerst even na of de betaalwijze van de facturen correct is ingevoerd. Daarnaast controleer je of de facturen alsnog gematcht kunnen worden, hierbij is het belangrijk dat alle bankrekeningen, inclusief de creditcard, in de administratie bijgewerkt zijn.
Het is ook mogelijk dat een inkoopfactuur verkeerd is gematcht met een betaling. Is dit het geval dan maak je vanuit de geopende factuur de matching van de betaling ongedaan en bekijk je of de nu openstaande factuur alsnog met een andere betaling gematcht kan worden.


Ontbrekende inkoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)

In de openstaande crediteurenlijst zijn er, na controle, een aantal betalingen aanwezig waarvan de bijbehorende inkoopfactuur nog niet in de administratie is verwerkt.

PLAATJE

ACTIE!
Doorloop de bovenstaande lijst met betalingen en zorg ervoor dat alle ontbrekende inkoopfacturen in de administratie worden aangeleverd en verwerkt. Desgewenst kunnen betalingen ook direct in de kosten worden geboekt wanneer er geen inkoopfactuur zal worden aangeleverd.