Kwaliteitsmonitor (betaversie, nog niet beschikbaar)

Het Yuki-platform houdt voortdurend in de gaten of bepaalde onderdelen van de boekhouding van de administratie(s) in een domein compleet en correct zijn verwerkt. 

De kwaliteit van deze onderdelen wordt gemeten op basis van een aantal controles die elke nacht automatisch worden uitgevoerd. Alle controles worden uitgevoerd vanaf de datum dat een boekjaar in een administratie is afgesloten tot aan de laatste dag van de vorige maand.

De score van deze controles wordt als een totaalcijfer voor het gehele domein weergegeven in de kwaliteitsmonitor.
Om de samenstelling van dit totaalcijfer per administratie tot in detail te bekijken klik je links in het scherm op het 'grote' cijfer. 


Daarnaast kan er in het beginscherm van een domein per bedrijf (administratie) worden bekeken wat het actuele cijfer is voor de kwaliteit en eventuele notities die daarbij zijn vastgelegd.

PLAATJE

In elke administratie wordt de kwaliteit van de volgende onderdelen d.m.v. de controles gemeten:
  • Bank 
  • Inkoop
  • Verkoop
  • Btw
  • Personeel
  • Activa
  • Verwerking.

Om een verslag toe te voegen over de controle van de administratie klik je op de knop 'Voeg een verslag toe'.  In het tekstveld beschrijf je de huidige status van  de kwaliteit van de administratie.

Om de kwaliteit van de administratie te verbeteren open je de details van een bepaald onderdeel door op de naam daarvan te dubbelklikken en zorg je ervoor dat de benodigde aanvullingen en/of correcties worden uitgevoerd.

Om vervolgens de score van de kwaliteitsmonitor te updaten klik je in het onderdeel op de knop 'Verversen'.  
Onder de score wordt nu de datum en het tijdstip weergegeven wanneer deze voor het laatst is ververst.

Controle van Bank

De controle van de module Bank bestaat uit de volgende zaken:
  • Is het beginsaldo van een bankrekening, inclusief creditcard, ingevoerd en is dit saldo correct?
  • Is de bank up-to-date?
Beginsaldo van de bank ingevoerd en correct

In de administratie wordt van elke bankrekening, inclusief de creditcard, gecontroleerd of het beginsaldo correct is ingevoerd. Dit beginsaldo is handmatig bij de bankrekening ingevoerd op basis van het saldo op de beginbalans of op het eerste bankschrift.


Klik op de desbetreffende bankrekening of creditcard in de bovenstaande lijst en voer het correcte beginsaldo in.

Is de bank up-to-date?

Alle bankrekeningen, inclusief creditcard, moeten in de administratie up-to-date zijn zodat alle rapporten en overzichten in yuki een actuele stand van zaken aangeven. Alle banktransacties worden immers gematched met openstaande in- en verkoopfacturen,  btw-aangiften, salarisstroken en declaraties of direct in de kosten en omzet geboekt.

In de administratie wordt de datum gecontroleerd waarop alle bankrekeningen voor het laatst zijn bijgewerkt en of alle banktransacties daadwerkelijk aangeleverd zijn.


Open de desbetreffende bankrekening of creditcard in de bovenstaande lijst om te bekijken op welke datum de bankrekening voor het laatst is bijgewerkt en van welke maanden er mogelijk transacties ontbreken.

Controle van Inkoop

De controle van de module Inkoop bestaat uit de volgende zaken:
  • Zijn er dubbele inkoopfacturen aanwezig?
  • Zijn er openstaande inkoopfacturen (betalingen 'zijn' onderweg)?
  • Ontbreken er inkoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)?
Dubbele inkoopfacturen

Om te voorkomen dat een inkoopfactuur dubbel wordt geboekt in de administratie wordt gecontroleerd of er 'verdachte' facturen aanwezig zijn.  Een inkoopfactuur wordt aangemerkt als 'verdacht' wanneer deze factuur op drie van de volgende vier punten hetzelfde is als een al verwerkte factuur: leverancier, datum, factuurnummer en bedrag.


In de bovenstaande lijst open je de 'verdachte' factuur om deze en de verwerkte factuur naast elkaar op het scherm te tonen. Wanneer de 'verdachte' factuur geen duplicaat blijkt van de al geboekte factuur klik je op de knop 'Geen duplicaat'. Is de 'verdachte' factuur wel een duplicaat klik dan op de knop 'Verwijderen' of bundel de factuur als een vervolgblad aan de andere factuur door te klikken op de knop 'Samenvoegen'.

De knop 'Toon bekende duplicaten' opent een lijst met historisch 'verdachte' inkoopfacturen. Vanuit deze lijst is het mogelijk om de inkoopfactuur te openen en verwerken.

Openstaande inkoopfacturen (betalingen 'zijn' onderweg)

In de administratie wordt gecontroleerd welke inkoopfacturen die zijn geboekt met betaalwijze pinpas, creditcard of incasso al langer dan 30 dagen open staan, dat wil zeggen nog niet zijn gematched met een betaling (banktransactie).

PLAATJE

Om het aantal openstaande inkoopfacturen te verminderen kijk je eerst even na of de betaalwijze van de facturen correct is ingevoerd. Daarnaast controleer je of de facturen alsnog gematched kunnen worden, hierbij is het belangrijk dat alle bankrekeningen, inclusief de creditcard, in de administratie up-to-date zijn.
Het is ook mogelijk dat een inkoopfactuur verkeerd is gematched met een betaling. Is dit het geval dan maak je vanuit de geopende factuur de matching van de betaling ongedaan en bekijk je of de nu openstaande factuur alsnog met een andere betaling gematched kan worden.

Ontbrekende inkoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)

In de openstaande crediteurenlijst zijn er, na controle, een aantal betalingen aanwezig waarvan de bijbehorende inkoopfactuur nog niet in de administratie is verwerkt.

PLAATJE

Doorloop de bovenstaande lijst met betalingen en zorg ervoor dat alle ontbrekende inkoopfacturen in de administratie worden aangeleverd en verwerkt. Desgewenst kunnen betalingen ook direct in de kosten worden geboekt wanneer er geen inkoopfactuur zal worden aangeleverd.

Controle van Verkoop

De controle van de module Verkoop bestaat uit de volgende zaken:
  • Zijn er dubbele verkoopfacturen aanwezig?
  • Zijn er openstaande verkoopfacturen (betalingen 'zijn' onderweg)?
  • Ontbreken er verkoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)?
Dubbele verkoopfacturen

Om te voorkomen dat een verkoopfactuur dubbel wordt geboekt in de administratie wordt gecontroleerd of er 'verdachte' facturen aanwezig zijn.  Een verkoopfactuur wordt aangemerkt als 'verdacht' wanneer deze factuur op drie van de volgende vier punten hetzelfde is als een al verwerkte factuur: klant, datum, factuurnummer en bedrag.

PLAATJE

In de bovenstaande lijst open je de 'verdachte' factuur om deze en de verwerkte factuur naast elkaar op het scherm te tonen. Wanneer de 'verdachte' factuur geen duplicaat blijkt van de al geboekte factuur klik je op de knop 'Geen duplicaat'. Is de 'verdachte' factuur wel een duplicaat klik dan op de knop 'Verwijderen' of bundel de factuur als een vervolgblad aan de andere factuur door te klikken op de knop 'Samenvoegen'.

De knop 'Toon bekende duplicaten' opent een lijst met historisch 'verdachte' verkoopfacturen. Vanuit deze lijst is het mogelijk om de verkoopfactuur te openen en verwerken.

Openstaande verkoopfacturen (betalingen 'zijn' onderweg)

In de administratie wordt gecontroleerd welke verkoopfacturen die zijn geboekt met betaalwijze pinpas, creditcard of incasso al langer dan 30 dagen open staan, dat wil zeggen nog niet zijn gematched met een betaling (banktransactie).

PLAATJE

Om het aantal openstaande VERkoopfacturen te verminderen kijk je eerst even na of de betaalwijze van de facturen correct is ingevoerd. Daarnaast controleer je of de facturen alsnog gematched kunnen worden, hierbij is het belangrijk dat alle bankrekeningen, inclusief de creditcard, in de administratie up-to-date zijn.
Het is ook mogelijk dat een verkoopfactuur verkeerd is gematched met een betaling. Is dit het geval dan maak je vanuit de geopende factuur de matching van de betaling ongedaan en bekijk je of de nu openstaande factuur alsnog met een andere betaling gematched kan worden.

Ontbrekende verkoopfacturen (betalingen zijn aanwezig)

In de openstaande debiteurenlijst zijn er, na controle, een aantal betalingen aanwezig waarvan de bijbehorende inkoopfactuur nog niet in de administratie is verwerkt.

PLAATJE

Doorloop de bovenstaande lijst met betalingen en zorg ervoor dat alle ontbrekende verkoopfacturen in de administratie worden aangeleverd en verwerkt. Desgewenst kunnen betalingen ook direct in de omzet worden geboekt wanneer er geen verkoopfactuur zal worden aangeleverd.

Controle van Btw

De controle van de btw-aangiften bestaat uit de volgende zaken:
  • Zijn alle btw-aangiften afgesloten?
  • Zijn er openstaande afgesloten btw-aangiften?
Afgesloten btw-aangiften

In de administratie wordt gecontroleerd of alle btw-aangiften zijn afgesloten.  Bij het afsluiten van een btw-aangifte wordt er namelijk een XML en PDF bestand aangemaakt zodat de btw-aangifte kan worden verstuurd naar de Belastingdienst. Een niet afgesloten btw-aangifte is dus nog niet ingediend bij de Belastingdienst.

PLAATJE

Doorloop de bovenstaande lijst en open de btw-aangifte, verwerk eventueel correcties en zet de btw-aangifte alsnog op status 'Afgesloten'.

Openstaande afgesloten btw-aangiften

Het is belangrijk om alle afgesloten btw-aangiften in de administratie op tijd af te handelen. Deze controle genereert een lijst met alle afgesloten btw-aangiften die nog niet zijn gematched met een betaling of een ontvangst.

PLAATJE

Doorloop de bovenstaande lijst en controleer of ene btw-aangifte alsnog gematched kan worden met ene betaling of een ontvangst. Hierbij is het belangrijk dat alle bankrekeningen, inclusief de creditcard, in de administratie up-to-date zijn.
Het is ook mogelijk dat een btw-aangifte verkeerd is gematched met een betaling of een ontvangst. Is dit het geval dan maak je vanuit de geopende btw-aangifte de matching van de betaling of ontvangst ongedaan en bekijk je of de nu openstaande btw-aangifte alsnog met een andere betaling of ontvangst gematched kan worden.

Controle van Personeel

De controle van de module Personeel bestaat uit de volgende zaken:
  • Ontbreken er declaraties (betalingen zijn aanwezig)?
  • Ontbreken er salarisstroken (betalingen zijn aanwezig)?
Ontbrekende declaraties (betalingen zijn aanwezig)

Bij deze controle komen in de administratie alle betalingen (geboekt op RC Personeel) naar boven waarvan de declaraties van de werknemers nog niet verwerkt zijn.

PLAATJE

Doorloop de bovenstaande lijst met betalingen en zorg ervoor dat alle ontbrekende declaraties worden aangeleverd of digitaal worden aangemaakt in de administratie.

Ontbrekende salarisstroken (betalingen zijn aanwezig)

In de administratie wordt gecontroleerd of er betalingen aan werknemers aanwezig zijn waarvan de bijbehorende salarisstroken nog niet zijn verwerkt.

PLAATJE

Doorloop de bovenstaande lijst met betalingen en zorg ervoor dat alle ontbrekende salarisstroken worden aangeleverd en verwerkt.

Controle van Activa

De controle van de activa bestaat uit de volgende zaken:
  • Zijn de groepsinstellingen van de activa volledig?
  • Worden de activa elke maand afgeschreven?
  • is er onbeoordeelde nieuwe activa aanwezig?
Onvolledige groepsinstellingen activa

In de administratie moet elke activa (grootboekrekening) gekoppeld zijn aan een groep die bestaat uit een balansrekening afschrijvingen, de resultatenrekening afschrijvingen en de rekening waarop de eventuele verkoop van een activum wordt geregistreerd.
Er wordt gecontroleerd of er activa rekeningen zijn waarvan de groepsinstellingen niet compleet zijn.

PLAATJE

Doorloop de bovenstaande lijst en open een activa rekening om de ontbrekende grootboekrekening(en) alsnog te koppelen.

Afschrijvingen van activa

Om actuele rapporten te kunnen presenteren aan gebruikers moeten de activa ook maandelijks worden afgeschreven.  Deze controle telt het aantal maanden waarin er afgeschreven zou moeten zijn tot aan de afgelopen maand.

PLAATJE

Open een activa rekening in de bovenstaande lijst om de ontbrekende afschrijvingen te boeken. Wanneer je voor een bepaalde (geselecteerde) periode alle activa rekeningen in een keer wilt afschrijven open je de module 'Boekhouding' en klik je vervolgens op de link 'Activa'. In de nu geopende activastaat selecteer je de periode waarna je vervolgens klikt op de knop 'Afschrijven'.

Onbeoordeelde nieuwe activa

Voordat je activa gaat afschrijven wordt er gecontroleerd of er nieuwe activa in de administratie aanwezig is die nog niet is beoordeeld. De beoordeling houdt in dat de nieuwe activa correct is geboekt en de correcte instellingen voor de afschrijving daarvan zijn ingevoerd.

PLAATJE

Doorloop de bovenstaande lijst met nieuwe niet goedgekeurde activa. Controleer of de nieuwe activa correct is geboekt en boek vervolgens de afschrijvingen voor een bepaalde periode waardoor de nieuwe activa automatisch wordt goedgekeurd (m.a.w. beoordeeld).

Controle van Verwerking

De controle van een aantal verwerkingen bestaat uit de volgende zaken:
  • Zijn er openstaande transacties op de tussenrekening(en)?
  • Ontbreken er intercompany transacties?
  • Zijn er transacties geboekt op 'Rekening onbekend'?
  • Zijn er openstaande vraagposten?
Openstaande transacties op tussenrekeningen

Transacties op tussenrekeningen moeten regelmatig worden gematched om het saldo van deze rekeningen als het ware in evenwicht te houden. In de administratie wordt gecontroleerd of alle transacties op een tussenrekening met een transactiedatum ouder dan 30 dagen geheel of deels zijn gematched met de andere verwachte transactie.

PLAATJE

Klik op een tussenrekening in de bovenstaande lijst en match de openstaande transacties alsnog of zorg ervoor dat de ontbrekende transacties worden aangeleverd en verwerkt.

Ontbrekende intercompany transacties

De intercompany boekingen die op dezelfde dag plaatsvinden tussen twee administraties (lees bedrijven) in hetzelfde domein moeten in evenwicht zijn. Deze controle geeft een overzicht van alle intercompany transacties die ontbreken.

PLAATJE

Doorloop de bovenstaande lijst met data met intercompany transacties die niet in evenwicht zijn. Om het verschil op te lossen klik je op een datum en bekijk je wat de oorzaak kan zijn.  Zorg ervoor dat de bijbehorende in- of verkoopfactuur is verwerkt in de correcte administratie en alle bankrekeningen, inclusief de creditcard.  in de administraties up-to-date zijn.

Transacties geboekt op 'Rekening onbekend'

In een administratie mogen geen financiële documenten of banktransacties voorkomen die handmatig zijn geboekt op grootboekrekening 'Rekening onbekend'. In sommige gevallen boekt yuki ook automatisch op deze grootboekrekening bijvoorbeeld wanneer een memoriaalboeking (journaalpost) niet in balans is. Deze documenten en transacties moeten zo snel mogelijk worden gecorrigeerd.

PLAATJE

Doorloop de lijst met transacties die op 'Rekening onbekend' zijn geboekt en wijzig de grootboekrekening van het financiële document of banktransactie of corrigeer de memoriaalboeking zodanig dat deze in balans is.

Openstaande vraagposten

In een administratie mogen geen financiële documenten of banktransacties voorkomen die handmatig zijn geboekt op grootboekrekening 'Vraagposten'. In de administratie wordt gecontroleerd of er 'vraagposten' aanwezig zijn die al langer dan 10 dagen wachten op uitleg van een gebruiker.

PLAATJE

Doorloop de lijst met transacties die op 'Vraagposten' zijn geboekt en zorg ervoor dat de gebruiker om uitleg wordt gevraagd. Zodra de correcte grootboekrekening bekend is wijzig je vervolgens de grootboekrekening van het desbetreffende financiële document of de banktransactie.


Zie ook: