Kasstaat importeren

Je kunt kastransacties importeren in CSV formaat. Om zo'n formaat te maken kun je het beste een spreadsheet gebruiken en dat bewaren als 'door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.csv)'. Het scheidingsteken moet ingesteld zijn op ';'.


LET OP!

Wanneer je gebruik maakt van een eigen software programma voor de kassa('s) maar een deel van de omzet wordt ook per pinpas, creditcard of op rekening betaald dan kan in Yuki gebruik worden gemaakt van een combinatie van het importeren van de kas en de 'Sales webservice'. Dit wordt beschreven op de helppagina Kas import geavanceerd.


LET OP!

Een geïmporteerde kasstaat wordt standaard in de ordner 'Bank/Kas' geplaatst.

De eerste regel van het spreadsheet moet EXACT de kolomtitels hebben zoals in onderstaande tabel is voorgeschreven.


Grootboekrekening kas

Kas omschrijving

Transactie code

Tegenrekening

Naam tegenrekening

Datum transactie

Omschrijving

Bedrag

Saldo kas

10000

Kas 1

CI



01-01-2015

Inkoop contant

-100

1100

10000

Kas 1

CV



01-01-2015

Verkoop contant

100

1200

10001

Kas 2

CV



01-01-2015

Verkoop contant

10

1210

10002


CI



01-02-2015

Inkoop contant

-25

1185


Download hier een voorbeeld van een kasstaat in CSV formaat!

Het import bestand wordt als een kasstaat herkend als de eerste kopregel de kolomnamen in onderstaande volgorde bevat:

  • Grootboekrekening kas: Bepaalt in welk kasboek de kasstaat wordt geïmporteerd.
  • Kas omschrijving: Optioneel in te voeren, dient als check met de grootboekrekening kas, als de omschrijving niet gelijk is aan die van de grootboekrekening dan wordt de import niet geaccepteerd.
  • Transactie code: Een door de gebruiker arbitrair verzonnen code voor de transactie die bij de herkenningsregels gebruikt wordt. De beperking is dat dit veld maximaal 10 tekens mag bevatten. Is de code langer dan worden alleen de eerste 10 tekens verwerkt.
  • Tegenrekening: De tegenrekening voor de opgegeven transactie. Niet verplicht. Maximaal 34 tekens. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld een relatiecode of grootboekrekening. Ook deze code kan gebruikt worden om herkenningsregels te maken.
  • Naam tegenrekeningNaam van de relatie behorende bij de tegenrekening. Niet verplicht. Maximaal 34 tekens. Deze code kan ook gebruikt worden om herkenningsregels te maken.
  • Datum transactieDe datum van de transactie moet in het volgende formaat zijn: dd-mm-jjjj.
  • Omschrijving: Omschrijving van de transactie. De transactie tekst wordt afgekapt op 1024 tekens.
  • Bedrag: Het transactiebedrag, + voor transacties die het kassaldo verhogen, - voor transacties die het kassaldo verlagen.

    Als het scheidingsteken tussen de velden een ',' (komma) is geldt het onderstaande:

    De getalnotatie voor decimalen moet met een punt (.) en mag geen komma (,) bevatten.
    Er mag geen gebruik worden gemaakt van scheidingstekens voor duizendtallen.

    Als het scheidingsteken tussen de velden een ';' (punt komma) is geldt het onderstaande:

    De getalnotatie voor decimalen mag een (,) bevatten.

  • Saldo kas: Dit is de werkelijke waarde op de desbetreffende datum in het kasboek nadat de transactie van die regel is verwerkt. Deze waarde is niet verplicht onder de volgende voorwaarden:
    • Indien een saldo is ingevuld dan moeten de transacties in chronologische volgorde zijn waarbij de oudste transactie bovenaan staat en de jongste onderaan.
    • Indien geen saldo is ingevuld dan is de transactievolgorde ook niet van belang.
    • Indien de saldo waarde niet consistent is ingevuld m.a.w. bij sommige regels wel en bij andere regels niet dan worden lege waarden beschouwd als zijnde een bedrag van 0,00.


Bepaling begin- en eindsaldo kasstaat


Yuki neemt aan dat alle transacties op volgorde in het bestand staan waarbij de eerste transactieregel de oudste is en de laatste de meest recente transactie.

Het beginsaldo wordt bepaald door van de saldowaarde de transactiewaarde van de eerste transactieregel af te trekken.

Het eindsaldo is de saldowaarde in de laatste transactieregel.



Verwerking transacties in kasstaat



De kasstaat in CSV formaat kan vervolgens worden geüpload in Yuki. Het bestand zal worden herkend en de kasstaat (lees transacties) zal worden verwerkt.


Na de import wordt per transactie bepaald of deze automatisch verwerkt kan worden. Is dat niet mogelijk dan worden de transacties die overblijven in de workflow 'Te verwerken transacties' geplaatst.


Mogelijke transacties:

  • Omzet (inclusief btw-hoog)
  • Omzet (inclusief btw-laag)
  • Omzet zonder btw
  • Betaald via pinpas
  • Betaald via creditcard
  • Ontvangen van klant X
  • Contante uitgave aan leverancier Y inclusief btw
  • Gestort in kas na opname bij bank
  • Afgestort naar bank
  • Gestort van privé (door Z)
  • Opgenomen privé (door Z)
  • Kasverschillen
  • Diversen.
Bedenk voor elk type een transactie code en maak daarvoor een bank herkenningsregel aan zodat de kastransacties automatisch door Yuki verwerkt kunnen worden.



Zie ook: