Kasimport advanced

In het help document Kasstaat importeren worden de basisbeginselen besproken van een kasimport. Dat is goed bruikbaar voor administraties waarbij de omzet volledig uit de kas geboekt kan worden.  Soms is er echter sprake van een complexer samenspel tussen omzet registratie en betalingen, waarbij grote delen via bankkaarten en andere delen nog steeds op rekening verkocht worden. Zeker als het dan om grote aantallen gaat dan is het opzetten van een sterk te automatiseren uitwisseling tussen Yuki en het systeem dat de omzetten en betalingen registreert complexer en vergt dit speciale aandacht.

Voorbeeld. Stel je wenst een hotelsysteem te koppelen aan Yuki. In het hotelsysteem worden alle verkopen geregistreerd, waarbij de geleverde diensten soms contant of via betaalkaart (of CC) betaald worden en soms op een factuur wordt opgemaakt die achteraf betaald mag worden (via bank). In Yuki wens je met name de facturen op rekening te kunnen opvolgen zodat je kunt nagaan wie er nog niet betaald heeft. De overige omzet hoeft niet op klant niveau  geboekt te worden, maar kan verdicht worden tot een boeking per dag.  

In een dergelijke opzet lopen we in de praktijk tegen de volgende vragen aan:
  • Hoe verzamelen we de omzet per dag
  • Hoe kunnen we de nog te betalen facturen in Yuki opvolgen
  • Hoe gaan we om met betalingen via betaalkaarten en de matching met de verdichtte ontvangst op de bank
  • Hoe gaan we om met facturen die deels contant betaald zijn en deels nog via de bank betaald moeten worden

Omzet per dag boeken

In plaats van de omzet vanuit de kas te boeken op transactie-basis is het vaak beter om de omzet te boeken met behulp van facturen en de betaling separaat te boeken. Zeker bij grote aantallen transacties per maand is het vanuit kosten oogpunt en overzicht beter te verdichten per dag. Wij bevelen aan de omzet dan via de Sales webservice aan Yuki aan te bieden. Met de sales webservice kunnen we dan ook beter bepalen hoe omzet wordt uitgesplitst naar omzetgroepen, hoe btw wordt gesplitst en hoe de we de betalingen daarna afwikkelen.

Bij het verdichten van diverse transacties tot één verkoopfactuur is het dan wel aan te raden om dat te doen rekening houdend met hoe transacties betaald werden en volledig betaalde transacties te splitsen van transacties die op een later tijdstip nog geheel of gedeeltelijk betaald moeten worden (via de bank of later per bankkaart of contant). De laatste groep wens je immers op naam te kunnen volgen, terwijl de eerste groep in de boekhouding anoniem mag blijven. Wij adviseren daarom:
  • Maak voor elke dag een verkoopfactuur aan voor alle transacties die direct volledig betaald werden (contant of bankkaart).
    • Verbijzonder de factuur eventueel in meerdere regels om deze omzet in het grootboek te splitsen naar verschillende omzet rekeningen. Gebruik daarvoor artikelen om te specificeren wat geleverd is en hoe dat boekhoudkundig geboekt moet worden.
    • Zorg ervoor dat een regel altijd maar 1 BTW type heeft (hoog, laag, 0) zodat de btw grondslagen aansluiten bij de btw bedragen
    • Boek de factuur altijd op een "dummy" klant, bijvoorbeeld "Balieklant"
    • Geef de factuur een duidelijk en uniek factuurnummer mee, zodat we later de betalingen (uit de kas-registratie) kunnen matchen met die factuur. Voorbeeld voor een kenmerk: "2016-10001"
    • Gebruik betaalwijze "Electronic transfer" voor die factuur
  • Maak voor elke transactie die nog geheel of gedeeltelijk betaald moet worden op naam een verkoopfactuur aan. Dus ook voor een transactie die deels werd betaald, maar waarvan de rest nog op rekening open blijft staan dient een factuur op naam voor de gehele transactie opgesteld te worden. 

Kas boeken

Om de omzet registratie compleet te maken dient nu nog de kas geboekt te worden.  Dat kun je het beste via de kasimport functie doen.  Ga bij het creeren van de kas transactie regels als volgt te werk:

Per factuur:
Maak voor elke factuur een transactie aan hoeveel er op die factuur al betaald werd. Voor de volledig betaalde verzamelfactuur is dat dus het gehele factuurbedrag. Voor een deels betaalde factuur is dat het bedrag dat betaald werd. Voor een factuur die in zijn geheel nog niet betaald werd hoef je geen transactie aan te maken. Een voorbeeld:

Je hebt op een dag voor 2500 euro aan volledig betaalde facturen geboekt.  Tevens had je een klant die voor 100 euro kocht maar maar 50 euro contant betaald heeft. De rest gaat hij via de bank overmaken. Ook had je nog een klant die voor 60 euro kocht maar dat was volledig op rekening.

Voor die dag maak je eerst de volgende transacties aan:

Kas     Kas omschrijving Transactiecode Tegenrekening Naam tegenrekening Omschrijving  Datum  Bedrag Saldo
 10005  100 12001 Balieklant Balieklant  Ref: 2016-10001 09-03-2016 2500,00 
 10005    100 14678 Klant XYZ Klant XYZ  Ref: 2016-10002 09-03-2016 50,00 

Nabetalingen:
Indien er op een dag ook nog een klant langs komt die nog een factuur van een eerdere dag komt betalen, dan is er dus geen nieuwe factuur, maar wel een betaal transactie op naam:

Kas     Kas omschrijving Transactiecode Tegenrekening Naam tegenrekening Omschrijving  Datum  Bedrag Saldo
 10005  100 13701 Klant ABC Klant ABC  Ref: 2015-15671 09-03-2016 120,00 

Vervolgens maak je per dag per betaalwijze transacties aan voor het totaal van alle "niet cash" betalingen, zoals bankkaarten, credit cards, geschenkbonnen etc. Geef elke betaalwijze een standaard Transactiecode.  Aangezien dit als het ware correcties zijn op het kassaldo zijn de bedragen voor deze transacties negatief.  Een voorbeeld:

Van de eerder genoemde facturen op een dag werd 1250 euro contant betaald, 800 euro via CC, 400 via een bank kaart en 100 euro met een geschenkbon. Je maakt dan de volgende transacties aan:


Kas     Kas omschrijving Transactiecode Tegenrekening Naam tegenrekening Omschrijving  Datum  Bedrag Saldo
 10005  201      
 Visa 09-03-2016-600,00    
 10005    202   MasterCard 09-03-2016-200,00
 10005  210   Bank kaart 09-03-2016 -400,00 
 10005  280   Geeschenkbonnen 09-03-2016 -100,00 

Betalingen uit kas
Wordt er ook geld uit kas gehaald om bonnen of facturen te betalen, maak ook daarvoor transacties aan op naam:


Kas     Kas omschrijving Transactiecode Tegenrekening Naam tegenrekening Omschrijving  Datum  Bedrag Saldo
 10005  300  Bakkerij DEF Bakkerij DEF 09-03-2016 -25,36 

Overige transacties
Daarnaast dien je nog transacties aan te maken die het kassaldo van de dag beinvloed hebben. Denk aan:
  • Geld in kas gestort
  • Geld afgestort naar de bank
  • Geconstateerde kasverschillen

Kas     Kas omschrijving Transactiecode Tegenrekening Naam tegenrekening Omschrijving  Datum  Bedrag Saldo
 10005  900      
 Wisselgeld in kas 09-03-2016135,00    
 10005    901   Geld naar kluis     09-03-2016-1000,00
 10005  990   Kasverschillen 09-03-2016-1,75 

Per transactie type moet in de administratie een herkenningsregel voor kastransacties aangemaakt worden om in te stellen waar elke regel op geboekt moet worden.


Comments