Je desktop in het yuki backoffice portaal

Dit is je persoonlijke desktop in het Yuki portaal. De desktop past zich aan je rol aan en geeft je voortdurend informatie over de status van je workflow, de laatste vragen of antwoorden van je klanten en over je persoonlijke productiviteit en kwaliteit.



DE DESKTOP VAN LINKSBOVEN NAAR RECHTSONDER


Navigator
Het bovenste deel van je desktop is de zogenaamde navigator. Deze blijft voortdurend in beeld zolang je in het yuki portaal zit. van links naar rechts:
  • Home knop, die je weer terug brengt bij dit scherm
  • Domeinen: overzicht van alle domeinen waar je toegang toe hebt
  • Gebruikers: overzicht van alle gebruikers in het portaal, met hun functie en rol
  • Logo van je kantoor
  • Link om uit te loggen (gebeurt ook als je de browser afsluit)
  • Link naar Instellingen: enkel toegankelijk voor de portaal beheerder
  • Link naar je persoonlijke profiel
  • Link naar het kantoor profiel
  • Zoekbalk om administraties (domeinen) te zoeken en direct te openen
Kengetallen
Op de tweede rij heb je een aantal persoonlijke kengetallen. Als je in de rol portaal backoffice zit hebben de getallen betrekking op je eigen workflow en historie. Ben je een portaalbeheerder, dan hebben de getallen betrekking op het hele kantoor. Je hebt de volgende kengetallen:
  • Workflow: het actueel aantal transacties in domeinen waar je verantwoordelijk voor bent (zie domein instellingen)
  • Vragen: het aantal openstaande vragen die aan jou zijn toegewezen
  • Productiviteit: het aantal transacties dat je in de lopende maand verwerkt hebt
  • Fout verwerkt: het aantal fouten uit de steekproefcontrole (dit is enkel gevuld als je kantoor een steekproefcontrole heeft ingesteld
Je kunt op het getal klikken om details te bekijken

Workflow grafiek
Deze grafiek toont jouw workflow (of die van het kantoor als je portaalbeheerder bent) verdeeld over GISTEREN, VANDAAG en MORGEN.  Deze verdeling is gebaseerd op de ideale belofte naar je klant dat alles binnen de 24 uur geboekt wordt. De berekening gaat ervan uit dat alle documenten en transacties die vandaag vóór 12 uur zijn binnengekomen nog vandaag verwerkt moeten worden en alle documenten na 12 uur morgen verwerkt moeten worden. De balk GISTEREN toont dus alle openstaande transacties in je workflow die gisteren (of de dagen ervoor) afgehandeld hadden moeten zijn. De balk VANDAAG is inclusief de transacties van GISTEREN en de balk MORGEN is alvast informatie over wat je morgen te doen staat. Hoe je hier mee omgaat is natuurlijk afhankelijk van de belofte die het kantoor doet aan de klant.

Recente vragen en reacties
Dit overzicht geeft je een lijst van de 20 meest recente vragen of reacties, voor zover die aan jou in persoon zijn toegewezen. Door op de vraag te klikken wordt het domein geopend en kun je de vraag of reactie direct lezen en beantwoorden of afhandelen.

Overige functies
De grijze buttons links onder in het scherm zijn knoppen die je naar diverse overzichten of werklijsten leiden. Of je bepaalde knoppen ziet is afhankelijk van je rol. Sommige knoppen hebben een alert mechanisme waardoor je direct kunt zien of er iets in de workflow staat. Een portaalbeheerder ziet dat voor het hele kantoor, andere medewerkers zien hun persoonlijk aantallen.
De volgende knoppen zijn beschikbaar: (in italic als de knop enkel voor beheerders zichtbaar is)
  • btw aangiften die in de lopende maand nog verstuurd moeten worden
  • openstaande vragen
  • openstaande taken
  • openstaande workflow
  • overzicht domeinen
  • overzicht administraties
  • overzicht gebruikers
  • transacties: historie van transactie die in een periode per domein werden verwerkt
  • productiviteit: overzicht van transacties die per dag door de medewerkers zijn verwerkt
  • monitor: kantoormonitor met info over openstaande workflow, historie, tevredenheid klanten en tijdigheid verwerking.
  • Aangeleverd: statistieken over de aantallen documenten die door de klanten werden aangeleverd per weekdag, werkdag etc.
  • Steekproeven: overzicht en werklijst voor de steekproefcontrole (enkel zichtbaar indien steekproefcontrole werd ingesteld)


Comments