Je desktop in het Yuki backoffice portaal

Dit is je persoonlijke desktop in het Yuki portaal. De desktop past zich aan je rol aan en geeft je voortdurend informatie over de status van je workflow, de laatste vragen of antwoorden van je klanten en over je persoonlijke productiviteit en kwaliteit.



De desktop van linksboven naar rechtsonder


Navigator

Het bovenste deel van je desktop is de zogenaamde navigator. Deze blijft voortdurend in beeld zolang je in het Yuki portaal zit. Van links naar rechts zie je:
  • Home knop: brengt je weer terug in dit scherm.
  • Domeinen: overzicht van alle domeinen waar je toegang toe hebt.
  • Gebruikers: overzicht van alle gebruikers (met hun functie en rol) in het portaal.
  • Logo van je kantoor.
  • Link om uit te loggen (gebeurt ook als je de browser afsluit).
  • Instellingen: enkel toegankelijk voor de portaal beheerder.
  • Link naar je persoonlijke profiel.
  • Link naar het kantoor profiel.
  • Zoekbalk om administraties (domeinen) te zoeken en direct te openen.


Kengetallen

Op de tweede rij heb je een aantal persoonlijke kengetallen. Als je in de rol portaal backoffice zit hebben de getallen betrekking op je eigen workflow en historie. Ben je een portaalbeheerder, dan hebben de getallen betrekking op het hele kantoor. Je hebt de volgende kengetallen:
  • Vragen: het aantal openstaande vragen die aan jou zijn toegewezen
  • Workflow: het actueel aantal transacties in domeinen waar je verantwoordelijk voor bent (zie domein instellingen)
  • Productiviteit: het aantal transacties dat je in de lopende maand verwerkt hebt
  • Foutief verwerkt: het aantal fouten uit de steekproefcontrole (dit is enkel gevuld als je kantoor een steekproefcontrole heeft ingesteld)
Je kunt op het getal klikken om details te bekijken.


Workflow grafiek

Deze grafiek toont jouw workflow (of die van het kantoor als je portaalbeheerder bent) verdeeld over 'Gisteren', 'Vandaag' en 'Morgen'. Deze verdeling is gebaseerd op de ideale belofte naar je klant dat alles binnen 24 uur geboekt wordt. De berekening gaat ervan uit dat alle documenten en transacties die vandaag vóór 12 uur zijn binnengekomen nog vandaag verwerkt moeten worden en alle documenten na 12 uur morgen verwerkt moeten worden. De balk 'Gisteren' toont dus alle openstaande transacties in je workflow die gisteren (of de dagen ervoor) afgehandeld hadden moeten zijn. De balk 'Vandaag' is inclusief de transacties van gisteren en de balk 'Morgen' is alvast informatie over wat je morgen te doen staat. Hoe je hier mee omgaat is natuurlijk afhankelijk van de belofte die het kantoor doet aan de klant.


Recente vragen en reacties

Dit overzicht geeft je een lijst van de 20 meest recente vragen of reacties, voor zover die aan jou in persoon zijn toegewezen. Door op de vraag te klikken wordt het domein geopend en kun je de vraag of reactie direct lezen en beantwoorden of afhandelen.


Overige functies

De grijze buttons linksonder in het scherm zijn knoppen die je naar diverse overzichten of werklijsten leiden. Of je bepaalde knoppen ziet is afhankelijk van je rol. Sommige knoppen hebben een alert mechanisme waardoor je direct kunt zien of er iets in de workflow staat. Een portaalbeheerder ziet dat voor het hele kantoor, andere medewerkers zien hun persoonlijk aantallen.
De volgende knoppen zijn beschikbaar: (in italic als de knop enkel voor beheerders zichtbaar is)
  • Btw aangiften die in de lopende maand nog verstuurd moeten worden
  • openstaande Vragen
  • openstaande Taken
  • openstaande Workflow
  • overzicht Domeinen
  • overzicht Administraties
  • overzicht Gebruikers
  • Productiviteit: overzicht van transacties die per dag door de medewerkers zijn verwerkt
  • Transacties: historie van transactie die in een periode per domein werden verwerkt
  • Monitor: kantoormonitor met info over openstaande workflow, historie, tevredenheid klanten en tijdigheid verwerking.
  • Aangeleverd: statistieken over de aantallen documenten die door de klanten werden aangeleverd per weekdag, werkdag etc.
  • Steekproeven: overzicht en werklijst voor de steekproefcontrole (enkel zichtbaar indien steekproefcontrole werd ingesteld).
  • UBL
  • UBL facturen
  • UBL-leveranciersuitnodigingen
  • Top leveranciers
  • Tevredenheid
  • Kwaliteit: monitor die de score van controles weergeeft die zijn uitgevoerd op een aantal onderdelen van een administratie.


Zie ook: