Je desktop in het Yuki backoffice portaal

Lees de onderstaande helppagina of bekijk de video 'Het Yuki portaal!


Je desktop in het Yuki backoffice portaal


Dit is je persoonlijke desktop in het Yuki portaal. De desktop past zich aan je rol aan en geeft je voortdurend informatie over de status van je workflow, de laatste vragen of antwoorden van je klanten en over je persoonlijke productiviteit en kwaliteit.




Je desktop van linksboven naar rechtsonder


Navigator



Het bovenste deel van je desktop is de zogenaamde navigator. Deze blijft voortdurend in beeld zolang je in het Yuki portaal zit. Van links naar rechts zie je:
  • Home: brengt je weer terug in dit scherm.
  • Domeinen: overzicht van alle domeinen waar je toegang toe hebt.
  • Gebruikers: overzicht van alle gebruikers (met hun functie en rol) in het portaal.
  • Logo van je kantoor.
  • Uitloggen: link om uit te loggen (gebeurt ook als je de browser afsluit).
  • Instellingen: instellingen die voor het gehele portaal gelden.
  • Link naar je persoonlijke profiel.
  • Link naar het kantoor profiel.
  • Zoekbalk om administraties (domeinen) te zoeken en direct te openen.


Kengetallen



Op de tweede rij heb je een aantal persoonlijke kengetallen. Als je in de rol 'Portaal backoffice' zit hebben de getallen betrekking op je eigen workflow en historie. Ben je een portaalbeheerder dan hebben de getallen betrekking op het hele kantoor. Je hebt de volgende kengetallen:
  • Vragen: het aantal openstaande vragen die aan jou zijn toegewezen
  • Workflow: het actueel aantal transacties in domeinen waar je verantwoordelijk voor bent (zie domein instellingen)
  • Productiviteit: het aantal transacties dat je in de lopende maand verwerkt hebt
  • Foutief verwerkt: het aantal fouten uit de steekproefcontrole over de laatste 30 dagen (dit is enkel gevuld als je kantoor een steekproefcontrole heeft geactiveerd).
Je kunt op het getal klikken om details te bekijken.


Workflow grafiek



Deze grafiek toont jouw workflow (of die van het kantoor als je portaalbeheerder bent) verdeeld over 'Gisteren', 'Vandaag' en 'Morgen'. Deze verdeling is gebaseerd op de ideale belofte naar je klant dat alles binnen 24 uur geboekt wordt. De berekening gaat ervan uit dat alle documenten en transacties die vandaag vóór 12 uur zijn binnengekomen nog vandaag verwerkt moeten worden en alle documenten na 12 uur morgen verwerkt moeten worden. De balk 'Gisteren' toont dus alle openstaande transacties in je workflow die gisteren (of de dagen ervoor) afgehandeld hadden moeten zijn. De balk 'Vandaag' is inclusief de transacties van gisteren en de balk 'Morgen' is alvast informatie over wat je morgen te doen staat. Hoe je hier mee omgaat is natuurlijk afhankelijk van de belofte die het kantoor doet aan de klant.


Recente vragen en reacties



Dit overzicht geeft je een lijst van de 20 meest recente vragen of reacties, voor zover die aan jou in persoon zijn toegewezen. Door op de vraag te klikken wordt het domein geopend en kun je de vraag of reactie direct lezen en beantwoorden of afhandelen.


Overige functies



De geel omkaderde knoppen zijn enkel zichtbaar voor een portaalbeheerder!

De grijze tegels linksonder in het scherm zijn knoppen die je naar diverse overzichten of werklijsten leiden. Of je bepaalde knoppen ziet is afhankelijk van je rol. Sommige knoppen hebben een alert mechanisme waardoor je direct kunt zien of er iets in de workflow staat. Een portaalbeheerder ziet dat voor het hele kantoor, andere medewerkers zien hun persoonlijke aantallen.

De volgende knoppen zijn beschikbaar: (schuingedrukt als de knop enkel voor een portaalbeheerder zichtbaar is)
  • Btw: overzicht van onder andere alle btw-aangiften die in de lopende maand nog verstuurd moeten worden.
  • Vragen: overzicht van alle openstaande/afgehandelde vragen van klanten en medewerkers van het kantoor.
  • Taken: overzicht van alle openstaande en afgehandelde taken.
  • Workflow: alle documenten en banktransacties die door medewerkers van het kantoor nog verwerkt moeten worden.
  • Domeinen: overzicht van huidige domeinen (aantal administraties, workflow en vragen). 
  • Administraties: overzicht van alle administraties in het portaal. 
  • Gebruikers: overzicht van alle gebruikers in het portaal met hun rol(len) en functie.
  • Transacties: historie van transacties die in een periode per domein werden verwerkt.
  • Productiviteit: overzicht van verwerkte transacties per dag, medewerker, domein, documentsoort etc.
  • Werkzaamheden: hoeveel tijd besteedt een medewerker gemiddeld per maand of per dag aan de verwerking van documenten en banktransacties.
  • Monitor: kantoormonitor met info over openstaande workflow, historie, tevredenheid klanten en tijdigheid verwerking.
  • Aangeleverd: statistieken over de aantallen documenten die door de klanten werden aangeleverd per weekdag, werkdag etc.
  • UBL: overzicht van administraties die in het portaal zijn aangemeld voor het automatisch ophalen van UBL facturen
  • UBL facturen: overzicht van UBL facturen die zijn aangeleverd bij administraties in domeinen van het portaal.
  • UBL-leveranciers uitnodigingen: overzicht van status van uitnodigingen van UBL-leveranciers waarvan UBL facturen automatisch worden opgehaald.
  • Top leveranciers
  • Steekproeven: overzicht en werklijst voor de steekproefcontrole (enkel zichtbaar indien steekproefcontrole werd geactiveerd).
  • Tevredenheid: overzicht van de klanttevredenheid (enkel zichtbaar indien klanttevredenheid werd aangezet)
  • Kwaliteit: monitor die de score van controles weergeeft die zijn uitgevoerd op een aantal onderdelen van een administratie.


Zie ook: