Home‎ > ‎Partner portal‎ > ‎

Overzicht fiches 281.50

Algemeen

Omdat het opmaken van de fiches 281.50 vroeger vooral handmatig werk was, hebben wij het mogelijk gemaakt om vanuit Yuki een xml te laten opmaken voor de indiening van die fiches.
Deze functionaliteit kan je terug vinden, zowel als gebruiker als backoffice, onder de bol 'Aankoop' - 'Overzicht fiches 281.50'.



In de grijze balk vind je de mogelijkheid om een bepaalde lijst weer te geven, datum, een jaartal te kiezen waarover gerapporteerd dient te worden, de zoekfunctie en de downloadknop. Indien er meerdere administraties in een domein aanwezig zijn, kan je eveneens een bepaalde administratie kiezen.
Onder de grijze balk vind je dan de (voorlopige) opbouw van de fiches.

Filtermogelijkheden

Er zijn drie mogelijke lijsten die opgehaald kunnen worden.
- Alle leveranciers boven 125 euro
- Alle leveranciers
- Alle leveranciers niet inbegrepen

Bij de eerste mogelijkheid werd de filter van de overheid toegepast. De volgende lijst is deze van 'alle leveranciers'. Dit is dezelfde lijst als de eerste, zij het zonder de toepassing van de grens. Bij deze eerste twee filters is het mogelijk om de xml te downloaden om in te dienen bij Belcotax.
De laatste filtermogelijkheid betreft alle leveranciers die niet inbegrepen zijn. Dit betreft leveranciers met minbedragen of de leveranciers die door jou werden aangemerkt als 'uitsluiten'. Bij deze filtermogelijkheid is er aldus geen optie voorzien om een download te maken.

Datum
Met behulp van deze filter, kan je bepalen of de bedragen die opgenomen dienen te worden in de fiches op basis van de document- of transactiedatum gebeuren.
Met andere woorden, indien je facturen spreidt en enkel het deel dat tot dit jaar behoort wenst op te nemen, kies je het best voor 'transactiedatum'.

Jaar
Hierbij is het mogelijk om een ander jaar te kiezen dan hetgeen reeds vooraf geselecteerd werd. Hierbij kijkt men naar de factuurdatum.

Zoekfunctie
Via de zoekfunctie kan je zoeken op (een stuk van) de naam van een relatie.

Download
Deze knop is enkel beschikbaar voor de eerste twee filtermogelijkheden wanneer eventuele foutmeldingen weggewerkt zijn. Indien je de knop niet ziet, dan wordt gevraagd om eerst de foutmeldingen (aangeduid met een uitroepteken) in de
desbetreffende kolom, na te kijken zodat de download opgebouwd kan worden en de knop dus alsnog zichtbaar wordt.

Opbouw
Om de werking van de fiches uit te leggen, kan je onderstaand de uitleg in tekstversie vinden ofwel ons filmpje bekijken.

Filmpje

Fiches 281.50


Doorklikmogelijkheden
Het is mogelijk om in de lijst door te klikken op volgende zaken:
- Relatie: je ziet de adresgegevens en kan makkelijk aanvullen waar nodig
- Bedrijf: je ziet hier het ondernemingsnummer. Bij het ontbreken van het ondernemingsnummer wordt standaard het btw-nummer overgenomen. Als je hier op klikt, wordt je doorverwezen naar de website van de Kruispuntbank voor Ondernemingen.
- Bedrag: wanneer je klikt op een bedrag in deze lijst, zie je de inhoud van de klassen en de niet opgenomen elementen.

Inhoud
Om de opbouw van de fiches te kunnen automatiseren, werd de inhoud van klassen A, B, E en F vooraf bepaald.

A. Commissies
Onder de klasse A worden volgende grootboekrekeningen en hun subrekeningen opgenomen:
- 613000
- 615000
- 708000

B. Erelonen
Onder de klasse B worden volgende grootboekrekeningen en hun subrekeningen opgenomen:
- 612300
- 615200
- 615300
- 615700
- 617200
- 618000

E. Totaal
Dit betreft de som van de bedragen die werden opgenomen in de klassen A tot en met D.

F. Vergoedingen die toekomen aan opleiders, trainers en begeleiders
Wat betreft de klasse F, werd er voorzien dat de gelden op de grootboekrekening '617200' eveneens opgenomen kunnen worden in deze klasse. Om deze klasse in te vullen, vinkt u in de kolom 'atleet' de checkbox aan.

Klasse C en D
De klassen C en D worden niet vooraf bepaald daar dit vrijwel elke grootboekrekening kan betreffen maar zijn toewijsbaar gemaakt via de kolom 'Overige'. Indien je op het bedrag in de kolom 'Overige' klikt, krijg je de lijst van de transacties te zien. Onder de noemer 'Andere kosten' worden alle transacties die niet meteen toewijsbaar zijn aan een klasse opgenomen.

Het opnemen van transacties uit deze lijst in klasse A tot en met D kan als volgt:
- Vink de checkbox voor de transactie aan
- Kies naast 'Toewijzen' de juiste klasse

Om de transactie uit één klasse te halen en aan een andere toe te wijzen, vink je opnieuw de checkbox vooraan de desbetreffende transactie aan. Vervolgens kies je naast 'Toewijzen' de juiste klasse.
Het verwijderen van een transactie die zich in de lijst 'Overige' bevond uit een klasse, doe je door de checkbox aan te vinken en te klikken op het icoontje 'verwijder uit klasse' of de toetsencombinatie Alt+V te gebruiken.  

Uitsluiten
Ondanks dat deze opbouw reeds voorgesteld wordt, heb je de mogelijkheid om een leverancier toch uit te sluiten. Dit kan je doen door in de kolom 'uitsluiten' de checkbox aan te vinken. Hierdoor krijg je onderstaande pop-up te zien. Na het bevestigen, zal je de geüpdatete lijst te zien krijgen.

Aandachtspunten
Vooraf:
- Kijk of er geen dubbele relaties aanwezig zijn in te controleren administratie
- Kijk na of de administratie volledig is
- Kijk na of er sprake is van duplicaatfacturen
- Controleer de administratie op vraagposten
- Bepaal of je de bedragen wenst op te nemen volgens document- of transactiedatum
- Als je aftrekbeperking toegepast hebt, dan dien je nog een diverse te maken om het saldo op de rekening conform uw wensen te plaatsen (gelinkt aan de relatie).

In de gekozen lijst:
- Kies het juiste type relatiekaartje (persoon/bedrijf) zodat de fiche juist opgebouwd kan worden voor die leverancier
- Vul de relatiekaartjes zorgvuldig in zodat er geen onnodige foutmelding komt op basis van de adresgegevens
- Sorteer even op naam zodat je zeker bent dat er geen dubbele relaties tussen de mazen van het net zijn geglipt
- Indien er een bepaalde transactie onterecht wordt opgenomen door een foutieve boeking, dien je deze te corrigeren met behulp van een diverse post. Zorg er hierbij voor dat de juiste relatie aan elke regel van de boeking hangt.
- Vergeet de optie 'atleet' niet aan te vinken wanneer de klasse F ingevuld dient te worden.

Comments