Kantoormedewerker aanmaken

Gebruikers aanmaken: lees onderstaande help of bekijk de instructievideo


Klik op het icoon van Medewerkers. U komt nu in de lijst van alle medewerkers die toegang hebben tot je portal. 



Om een medewerker toe te voegen, klik in de taakbalk op "Gebuiker toevoegen".  Je komt dan in het volgende scherm:


  • Vul de volledige naam in van de gebruiker die toegang moet krijgen tot de portal
  • Vul zijn of haar email adres in. Dit wordt tevens het email adres waarmee de gebruiker moet inloggen
  • Kies de rol die deze gebruiker heeft binnen het kantoor
  • Kies de taal waarin de welkomst mail verstuurd moet worden
  • Voeg eventueel een persoonlijk bericht toe 
  • Klik op versturen
De gebruiker ontvangt nu een mail met daarin de gebruikersnaam en een tijdelijk wachtwoord en een korte uitleg hoe in te loggen.

Rollen

Voor de portal worden de volgende rollen onderscheiden:

Portaal backoffice
Dit is de standaardrol. Een gebruiker in deze rol heeft de volgende rechten:
  • Toegang tot alle domeinen die niet afzonderlijk zijn afgeschermd
  • Toegang tot de workflow van die domeinen
  • Toegang tot vragen van die domeinen
  • Toegang tot persoonlijke informatie betreffende productiviteit en kwaliteit
Portaal beheerder
Deze rol heeft alle rechten van een portaal backoffice gebruiker + 
  • Rechten om nieuwe domeinen aan te maken
  • Rechten om nieuwe gebruikers aan te maken en rollen te wijzigen
  • Toegang tot workflow van alle medewerkers
  • Management overzichten aangaande productiviteit, kwaliteit en activiteiten per domein
Portaal data-entry
Deze gebruikers hebben beperkte rechten binnen een domein. Zij mogen enkel data-entry werk doen binnen de domeinen waar ze toegang toe hebben. Dit houdt in dat ze documenten mogen aanvullen maar niet kunnen afhandelen. Dit wordt vaak gebruikt bij medewerkers in opleiding, waarvan het werk nogmaals wordt bekeken door een ervaren backoffice gebruiker, die vervolgens op afhandelen kan klikken.

Portaal gastgebruiker
Een gastgebruiker heeft enkel toegang tot de domeinen waarin de gebruiker een specifieke rol toegewezen heeft gekregen. Dat wil zeggen dat deze gebruiker in de domein instellingen gekoppeld is al backoffice verantwoordelijke, backup of controleur. De gastgebruiker ziet ook in het portaal van het kantoor enkel die domeinen waar deze toegang toe heeft. De rol wordt in de praktijk gebruikt om een medewerker van de klant mee te laten werken bij het verwerken van de workflow.

Geavanceerde instellingen

Om gebruik te maken van geavanceerde instellingen, klik op het  V-teken. Onderstaand scherm verschijnt.



Zelf een wachtwoord aanmaken
Wilt u zelf een wachtwoord aanmaken voor de nieuwe gebruiker, vink dan de optie "Automatisch een wachtwoord genereren" uit. 
Bepaal vervolgens of de nieuwe gebruiker nog een mail dient te ontvangen. Soms is dat niet wenselijk als al mondeling met de gebruiker is afgesproken dat deze zijn/haar bestaande wachtwoord ook voor Yuki kan gebruiken.
Geef aan of het een tijdelijk wachtwoord is of dat de gebruiker het wachtwoord mag behouden na de eerste aanmelding.


Zie ook



Comments