Home‎ > ‎Partner portaal‎ > ‎

Gebruikers (kantoormedewerkers) aanmaken in portaal

Lees de onderstaande helppagina of bekijk de video 'Yuki portaal gebruiker aanmaken!


Yuki portaal gebruiker aanmaken


Portaalbeheerders kunnen zelf voor hun kantoor nieuwe gebruikers en hun bijbehorende rol(len) aan het portaal toevoegen

Vanuit de desktop in het Yuki backoffice portaal klik je onderin je scherm op de tegel 'Gebruikers' of linksboven op het icoon 'Gebruikers' om nieuwe gebruikers in je portaal aan te maken.



Je komt nu in het overzicht van alle gebruikers die toegang hebben tot je portaal. 




LET OP!
Om een gebruiker te verwijderen uit het portaal klik je op de knop 'Verwijderen' achter de desbetreffende gebruiker.

Om een gebruiker (kantoormedewerker) toe te voegen aan het portaal klik je linksboven in je scherm op de knop 'Gebruiker toevoegen'. Het volgende scherm wordt geopend:


  • Vul de volledige naam in van de gebruiker die toegang moet krijgen tot het portaal
  • Vul zijn of haar e-mailadres in. Dit wordt tevens het e-mailadres waarmee de gebruiker moet inloggen
  • Kies de rol die deze gebruiker heeft binnen het kantoor
  • Kies de taal waarin de welkomstmail verstuurd moet worden
  • Voeg eventueel een persoonlijk bericht toe 
  • Klik op de knop 'Versturen'.
De gebruiker ontvangt nu een mail met daarin de gebruikersnaam, een tijdelijk wachtwoord en een korte uitleg hoe in te loggen.

Nadat de gebruiker in het portaal is aangemaakt kan de portaalbeheerder indien nodig de rol van de gebruiker wijzigen of extra rollen toekennen.

Hiervoor klik je in het overzicht op > voor de naam van een gebruiker en open je vervolgens het tabblad 'Extra'.




Rollen


Voor het portaal worden de volgende backoffice rollen onderscheiden:

Portaal backoffice
Dit is de standaardrol. Een gebruiker in deze rol heeft de volgende rechten:
  • Toegang tot alle domeinen die niet afzonderlijk zijn afgeschermd
  • Toegang tot de workflow van die domeinen
  • Toegang tot vragen van die domeinen
  • Toegang tot persoonlijke informatie betreffende productiviteit en kwaliteit
Portaalbeheerder
Deze rol heeft alle rechten van een portaal backoffice gebruiker plus 
  • Rechten om nieuwe domeinen aan te maken
  • Rechten om nieuwe gebruikers aan te maken en rollen te wijzigen
  • Toegang tot workflow van alle medewerkers
  • Management overzichten aangaande productiviteit, kwaliteit en activiteiten per domein.
Portaal data-entry
Deze gebruikers hebben beperkte rechten binnen een domein. Zij mogen enkel data-entry werk doen binnen de domeinen waar ze toegang toe hebben. Dit houdt in dat ze documenten mogen aanvullen maar niet kunnen afhandelen. Dit wordt vaak gebruikt bij medewerkers in opleiding, waarvan het werk nogmaals wordt bekeken door een ervaren backoffice gebruiker, die vervolgens op afhandelen kan klikken.

Portaal gastgebruiker
Een gastgebruiker heeft enkel toegang tot de domeinen waarin de gebruiker een specifieke rol toegewezen heeft gekregen. Dat wil zeggen dat deze gebruiker in de domein instellingen gekoppeld is al backoffice verantwoordelijke, backup of controleur. De gastgebruiker ziet ook in het portaal van het kantoor enkel die domeinen waar deze toegang toe heeft. De rol wordt in de praktijk gebruikt om een medewerker van de klant mee te laten werken bij het verwerken van de workflow.


Geavanceerde instellingen


Om gebruik te maken van geavanceerde instellingen, klik je op 'Geavanceerde instellingen'. Het volgende scherm wordt geopend:



Zelf een wachtwoord aanmaken
Wilt u zelf een wachtwoord invoeren voor de nieuwe gebruiker verwijder dan het vinkje bij de optie 'Automatisch een wachtwoord genereren'. 
Voor een uitgebreide beschrijving van de regels van een voldoende sterk wachtwoord zie Password policy en wijzigen wachtwoord of inlognaam.
Bepaal vervolgens of de nieuwe gebruiker nog een e-mail dient te ontvangen. Soms is dat niet wenselijk als al mondeling met de gebruiker is afgesproken dat deze zijn/haar bestaande wachtwoord ook voor Yuki kan gebruiken.
Geef aan of het een tijdelijk wachtwoord is of dat de gebruiker het wachtwoord mag behouden na de eerste aanmelding.


Zie ook: