Het verwerken van banktransacties (workflow)

Met behulp van de snelkoppeling ’Workflow’ kan de portaal backoffice een overzicht openen van de documenten, banktransacties en vragen die nog afgehandeld moeten worden.

De banktransacties kunnen in Yuki op verschillende manieren zijn aangeleverd:
  • Gescande papieren afschriften (bij hoge uitzondering)
  • Elektronische afschriften
  • Boekhoudkoppeling met ABN AMRO, ING, Rabobank of Knab.
Alle banktransacties die door Yuki niet automatisch zijn herkend en afgehandeld komen in de workflow 'Te verwerken banktransacties' terecht en moeten door de backoffice handmatig worden verwerkt.

LET OP!
Voor elke banktransactie die handmatig door de Backoffice worden geboekt is het in Yuki mogelijk om vanuit een geopende banktransactie een bank herkenningsregel aan te maken waardoor de transactie automatisch zal worden herkend en verwerkt in de administratie. Hiervoor gebruik je de knop 'Herkenningsregel'.
De banktransactie komt dan niet meer in de workflow 'Te verwerken banktransacties' terecht.
 
Open het domein waarvan je de banktransacties (van een administratie) wilt gaan verwerken door te klikken op > voor de naam van het domein.

LET OP!
Voordat je begint met het administratief verwerken van de banktransacties kun je, indien nodig, linksboven in je scherm de klantspecifieke afspraken bekijken die de backoffice in dit domein heeft vastgelegd. Klik hiervoor linksboven in je scherm op de link 'Klantspecifieke opm.' of op het icoon 'i'.



Om te beginnen met het daadwerkelijk verwerken van de banktransacties klik je op het icoon 'Bank.



Het volgende scherm zal worden geopend:



LET OP!
Het is in Yuki mogelijk om een aantal banktransacties handmatig tegelijkertijd te verwerken in een zogenoemde batchverwerking door te klikken op de knop 'Batchverwerking'.

Klik op > voor een banktransactieregel om deze handmatig te verwerken. Er kunnen meerdere schermen verschijnen afhankelijk van de situatie:
  • IDR heeft banktransactie herkend en een match voorgesteld
  • IDR heeft banktransactie niet herkend
  • Banktransactie wordt handmatig geboekt.


IDR heeft banktransactie herkend en een match voorgesteld

Klik op de > voor een banktransactieregel en het volgende scherm kan verschijnen:



De IDR heeft meteen zelf een match gevonden zodat de transactie direct afgehandeld kan worden door te klikken op de knop 'Afgehandeld' waardoor vervolgens de volgende transactie wordt getoond. Controleer altijd of de transactie correct is gematcht. Yuki kan ook een fout hebben gemaakt. In dat geval klik je op de knop 'Bewerken' om de factuur los te koppelen.



IDR heeft banktransactie niet herkend

Klik op de > voor een banktransactieregel en het volgende scherm kan verschijnen:



Omdat Yuki in deze situatie niet voor 100% zeker weet welke factuur bij deze banktransactie hoort (het bedrag komt twee keer voor bij deze relatie), moet je zelf aangeven welke factuur er gematcht moet worden. Dit doe je door het selectievakje aan te vinken. In dit geval is de factuur met referentie '201609037' de juiste factuur. Vink deze af, klik daarna op de knop 'Bewaren' en vervolgens op de knop 'Afgehandeld'.



Handmatig boeken van banktransactie

Bij het handmatig boeken van transacties kunnen er meerde 'acties'  worden genomen. Om het zo overzichtelijk mogelijk te maken heeft Yuki alle mogelijke acties opgenomen in één lijst. Bij elke actie in deze lijst hoort een specifieke automatische boeking. Hieronder zie je de volledige actielijst:



Bij een bijschrijving kan de lijst afwijken van een afschrijving. De actie ’Betaling aan leverancier’ wordt bijvoorbeeld veranderd in ’Terugbetaling aan leverancier’. Het principe van de actie blijft hetzelfde alleen zal de grootboekrekening ’Crediteuren’ nu debet geboekt worden i.p.v. credit.



Betaling aan leverancier

Elk bedrijf zal aan zijn leveranciers moeten betalen. Klik op de > voor een banktransactieregel en het volgende scherm kan verschijnen:



Yuki heeft geen relatie of grootboekrekening bij deze banktransactie kunnen boeken. Omdat het een afschrijving is en in de omschrijving ’factuur’ staat, kunnen we ervan uit gaan dat dit een betaling is aan een leverancier. Klik nu op de knop 'Acties' en vervolgens op ’Betaling aan leverancier’. Je krijgt het volgende invoerscherm te zien:



Je ziet dat de grootboekrekening al voor je is ingevuld. Je hoeft nu alleen nog een relatie in te voeren. Je kunt dit op twee manieren doen:
  • Rechtstreeks de naam invoeren. Yuki geeft zelf al een advies nadat je meer dan 3 tekens hebt ingevoerd. Als er een zwart bolletje voor het adres staat betekent dit dat het adres al gebruikt wordt in het domein. Deze heeft altijd de voorkeur boven een adres dat nog niet is gebruikt binnen het domein. Als het adres nog niet gebruikt is in het domein staat er een wit bolletje voor het adres.
  • Klik op de knop 'Zoek' en selecteer vervolgens ’Lokale adressen’ om te zien welke adressen er al in gebruik zijn in het domein. Vul nu de relatie in en klik daarna op'de knop 'Bewaren'. Je ziet nu het volgende scherm:


Yuki heeft geen openstaande transacties kunnen vinden voor 'Norbertus College'. Een reden hiervoor kan zijn dat de klant nog geen factuur heeft aangeleverd van het Norbertus College. Yuki adviseert om minimaal één keer per maand te controleren of er banktransacties open blijven staan in de openstaande crediteurenlijst en eventueel aan de klant de factuur op te vragen. Voor nu kan je de banktransactie afhandelen. Klik op de knop 'Afgehandeld' waardoor de volgende transactie in de workflow wordt getoond.



Direct op kosten boeken

Het kan altijd voorkomen dat we bepaalde kosten met btw rechtstreeks vanuit de bank boeken (dus zonder dat er een bon/factuur wordt aangeleverd). Hiervoor gebruiken we de actie ’Direct op kosten boeken’.

Klik op de > voor een banktransactieregel en het volgende scherm kan verschijnen:



Als er in de notities bijvoorbeeld is vastgelegd dat alle afschrijvingen m.b.t. de NS rechtstreeks in de kosten geboekt moeten worden inclusief 6% btw dan klik je op de knop 'Acties' en vervolgens op 'Direct op kosten boeken'. Je ziet nu het volgende invoerscherm:



Vul nu bij grootboekrekening ’Reis- en verblijfkosten algemeen’ in en bij ’Relatie’ ’NS Geheel Nederland (ook NS Reizigers)’ in. Bij ’Btw-code’ moeten we extra voorzichtig zijn.

Je hebt hier namelijk meerdere keuzes:
  • Niet aftrekbaar
  • Btw 0%
  • Voorbelasting
  • Btw 6%
  • Btw verlegd (6%)
  • Btw 21%
  • Btw verlegd (21%)
  • Verwervingen binnen de EU (21%)
  • Invoer buiten de EU (21%)
  • Terug te vorderen in Belgie
  • Terug te vorderen in Duitsland
  • Etc. 
LET OP! 
De getoonde btw-codes zijn afhankelijk van de NAW gegevens van de crediteur.

Je bent sterk geneigd om hier voor de btw 6% te kiezen maar dit is niet correct. De opties btw 0%, btw 6%, btw 21%, btw verlegd (6%) en btw verlegd (21%) zijn alleen bedoeld voor verkopen of negatieve verkopen. Bij kosten gebruik je altijd ’Voorbelasting’ of ’Niet aftrekbaar’. Omdat bij de NS altijd 6% btw in rekening wordt gebracht gebruiken we bij deze ’Voorbelasting’. Het invoerveld bij ’Btw-bedrag’ wordt nu een rekenveld. Vul in dit scherm het volgende in 106 (dit is het bedrag van de banktransactie) / 106 * 6 (het bedrag inclusief is 106% dus moeten we terug rekenen naar 1% en (controleer of hier 6 euro staat). Klik op de knop 'Bewaren'. Je ziet nu het volgende scherm:




Klik op de knop 'Afgehandeld' waardoor de volgende transactie in de workflow wordt getoond.



Betaling aan werknemer

Elk bedrijf dat personeel in dienst heeft zal loon moeten betalen.

Klik op de > voor een banktransactieregel en het volgende scherm kan verschijnen:



Klik nu op de knop 'Acties' en vervolgens op 'Betaling aan werknemer'. Je ziet nu het volgende invoerscherm:



Klik nu op 'Zoek' achter het veld 'Werknemer'. Selecteer nu de juiste werknemer. Klik op de knop 'Bewaren'. je ziet nu het volgende scherm:



Er is nog geen salarisstrook van maart 2017 verwerkt voor deze werknemer. Klik daarom op de knop 'Afgehandeld' waardoor de volgende transactie in de workflow wordt getoond.



Betaling van klant

We kunnen verwachten dat iedere onderneming ook omzet genereert. Omzet boeken we vanuit Yuki over het algemeen vanaf een verkoopfactuur. Alle verkoopfacturen moeten ook betaald worden.

Klik op de > voor een banktransactieregel en het volgende scherm kan verschijnen:



Yuki heeft de juiste debiteur niet herkend. Deze moet je zelf handmatig invoeren. Klik op de knop 'Acties' en vervolgens op 'Betaling van klant'. Je ziet nu het volgende scherm:"



Bij het invoeren van een relatie moet je bij een debiteur extra voorzichtig zijn. De NAW gegevens van een debiteur worden alleen lokaal opgeslagen in Yuki. Het advies is dan ook om de naam van de debiteur niet in te voeren in dit scherm maar gebruik te maken van de knop 'Zoek'. Klik op deze knop en je ziet het volgende scherm:



Je gaat de debiteur zoeken op naam en voert in het Zoekveld de naam 'Peter' in. Klik vervolgens op de knop 'Zoek' en selecteer de juiste debiteur 'Peter'. Klik op de knop 'Bewaren'. je ziet nu het volgende scherm:



Zoals je ziet is er maar één verkoopfactuur aangeleverd terwijl er twee verkoopfacturen worden betaald. Na het matchen van de bijschrijving met de juiste verkoopfactuur blijft er dan ook een nog te matchen bedrag over (openstaande debiteuren).

Klik op de knop 'Afgehandeld' waardoor de volgende transactie in de workflow wordt getoond.



Direct in omzet boeken
 
Deze actie wordt gebruikt om omzet met btw te boeken waarvan geen verkoopfactuur is aangeleverd. Hiervoor gebruiken we de actie 'Direct in omzet boeken'. 



Vul nu bij grootboekrekening ’Omzet artikelgroep 1’ in en bij ’Relatie’ ’A.H.J. Takkenberg’ in.

Bij ’Btw-code’ heb je een aantal keuzes:
  • Niet aftrekbaar
  • Btw 0%
  • Btw verlegd
  • Export buiten EU
  • Export diensten EU (2010)
  • Export goederen EU (2010)
  • Btw 6%
  • Btw 21%.
LET OP! 
De getoonde btw-codes zijn afhankelijk van de NAW gegevens van de debiteur.

Klik op de knop 'Bewaren'. Je ziet nu het volgende scherm:



Klik op de knop 'Afgehandeld' waardoor de volgende transactie in de workflow wordt getoond.



Bankkosten

Deze actie wordt gebruikt om de banktransactie te boeken op de grootboekrekening '45800 Bankkosten'. Je krijgt het volgende scherm te zien als je hier op klikt:



Je hoeft nu alleen maar op de knop 'Afgehandeld' te klikken waardoor de volgende transactie in de workflow wordt getoond.



Betaalde bankrente

Deze actie wordt gebruikt om de banktransactie te boeken op de grootboekrekening ’86000 Betaalde rente’. Je krijgt het volgende scherm te zien als je hier op klikt:



Je hoeft nu alleen maar op de knop 'Afgehandeld' te klikken waardoor de volgende transactie in de workflow wordt getoond.



Creditcard betaling

Deze actie wordt gebruikt voor de betalingen van de creditcard afschriften. De banktransactie wordt door deze actie geboekt op rekening ’23000 Betalingen onderweg’. Deze moeten weglopen, is dit niet het geval dan mis je nog een creditcard afschrift of een banktransactie. Je krijgt het volgende scherm te zien als je op deze actie klikt. 



 Je klikt op de knop ’Bewaren’ waardoor het scherm wordt geopend waarin je de creditcard betaling mogelijk kan matchen met een factuur.

Daarna kun je op de knop 'Afgehandeld' klikken waardoor de volgende transactie in de workflow wordt getoond.
.


Kasopname

Deze actie wordt gebruikt voor het boeken van de contante opnames bij de bank. Je krijgt het volgende scherm te zien:



Vul, indien nodig, de juiste kas in en klik dan op de knop ’Bewaren’. Op basis van de instellingen op het tabblad ’Kas’ bij de instellingen van het domein wordt de transactie anders geboekt.

Klik vervolgens op de knop 'Afgehandeld' waardoor de volgende transactie in de workflow wordt getoond.



Privé opname

Deze actie wordt gebruikt voor de stortingen naar de bankrekening van de eigenaar van het bedrijf (let op dat je bij bedrijven met een rechtspersoonlijkheid niet het salaris hierop boekt. Deze moet dan bij de actie ’Betaling aan werknemer’ komen). Aan de hand van de rechtsvorm wordt de transactie anders geboekt. Bij een onderneming zonder rechtspersoonlijkheid wordt de transactie geboekt op een privérekening, met rechtspersoonlijkheid wordt deze geboekt op een RC. Je krijgt het volgende scherm te zien:



Let erop dat je de juiste bedrijfseigenaar selecteert. Klik nu op de knop ’Afgehandeld’ waardoor de volgende banktransactie in de workflow wordt getoond.



Interne overboekingen onderweg

Deze actie wordt gebruikt voor de af- en bijschrijvingen tussen zakelijke bankrekeningen die beiden binnen het domein in Yuki worden verwerkt. De banktransactie wordt met deze actie geboekt op grootboekrekening '23000 Betalingen onderweg'.



LET OP!
Door een centrale herkenningsregel in Yuki worden bijna alle overboekingen tussen zakelijke rekeningen automatisch geboekt op '23000 Betalingen onderweg'.



Klik op de knop 'Bewaren'.



Vraagposten

Deze actie wordt gebruikt als je vragen wilt stellen over de banktransactie aan de klant. De banktransactie wordt met deze actie geboekt op de grootboekrekening ’23020 Vraagposten’. De klant kan de boekingen op deze grootboekrekening direct zien in zijn of haar lijst met aandachtspunten.



Klik nu op de knop ’Afgehandeld’ waardoor de volgende banktransactie in de workflow wordt getoond.



Overige transacties

Je gebruikt deze actie als er geen factuur is aangeleverd en je zeker weet dat er ook geen factuur zal worden aangeleverd. Ook mag er geen btw in de transactie zitten (deze optie wordt voornamelijk gebruikt bij verzekeringen).



Klik nu op de knop ’Afgehandeld’ waardoor de volgende banktransactie in de workflow wordt getoond.



Actielijst bijschrijving bank

Hieronder zie je het scherm met de actielijst van een bijschrijving in de bank:



Zoals je kunt zien lijkt deze lijst erg op de lijst bij een afschrijving. Het verschil zit echter in de naam van de transacties. Zo is ’Kas opname’ nu veranderd in ’Kas storting’. De functionaliteit blijft wel hetzelfde.



Zie ook: