Het verwerken van documenten (workflow)

Met behulp van de snelkoppeling ’Workflow’ kan de portaal backoffice een overzicht openen van de documenten, banktransacties en vragen die nog afgehandeld moeten worden.

Er zijn zes manieren om documenten aan Yuki ter verwerking aan te leveren: scannen, uploaden, syncen met Dropbox of Google Drive, mailen en via de Yuki app.

Alle documenten die door Yuki niet automatisch zijn herkend en afgehandeld komen in de workflow 'Te verwerken documenten' terecht en moeten door de backoffice handmatig worden verwerkt.

LET OP!
Voor documenten die handmatig door de Backoffice worden geboekt is het in Yuki mogelijk om Document verwerkingsregels aan te maken waardoor de documenten automatisch zullen worden herkend en verwerkt in de administratie.
De documenten komen dan niet meer in de workflow 'Te verwerken documenten' terecht.
 
Open het domein waarvan je de documenten (van een administratie) wilt gaan verwerken door te klikken op > voor de naam van het domein.

LET OP!
Voordat je begint met het administratief verwerken van de documenten kun je, indien nodig, linksboven in je scherm de klantspecifieke afspraken bekijken die de backoffice in dit domein heeft vastgelegd. Klik hiervoor linksboven in je scherm op de link 'Klantspecifieke opm.' of op het icoon 'i'.



Om te beginnen met het daadwerkelijk verwerken van de documenten klik je op het icoon 'Document(en)'.



Het volgend scherm zal worden geopend:



Klik op > voor een document om deze te verwerken.

Het invoerscherm is voor elk type document in Yuki anders omdat elk type document andere gegevens bevat of een andere afhandeling nodig heeft. je kunt bovenin je scherm wisselen van type waardoor er een ander invoerscherm verschijnt.
In veel gevallen bepaalt de IDR (Intelligent Document Recognition) van Yuki al wat het type document is.

LET OP!
Indien er geen gescand papieren document meer beschikbaar is kun je ook handmatig een document aanmaken en vervolgens verwerken in de administratie. 

Als je het documenttype wilt aanpassen open je bovenin je scherm het selectiescherm voor het documenttype en selecteer je vervolgens het correcte documenttype uit de lijst.




Documenttypen (met eigen specifiek icoon):
Het invoerscherm van elk documenttype bevat ook een aantal 'vaste secties' die je kunt gebruiken als een 'tool' om de gegevens van het document correct in te voeren.

Klik op de onderstaande afbeelding voor een uitgebreide beschrijving van deze 'vaste' secties:

https://sites.google.com/a/yuki.nl/wikiworks/vaste-secties-in-document