Het boeken van bank- of creditcardafschrift

Yuki accepteert enkel aanlevering van een gescand papieren bank- of creditcardafschrift als het niet meer mogelijk is om de transacties via de Internetbankieren website van de bank elektronisch te downloaden.

Alleen een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' kan een bank- of creditcardafschrift handmatig verwerken.

LET OP!
Indien er geen gescand papieren bank- of creditcardafschrift meer beschikbaar is kun je ook handmatig een afschrift aanmaken en vervolgens verwerken in de administratie.

LET OP!
Een verwerkt bankafschrift wordt standaard in de ordner 'Bank/Afschriften' of 'Bank/Creditcards' geplaatst.

LET OP!
Alle handmatig ingevoerde bankregels worden automatisch toegevoegd aan de Backoffice workflow 'Te verwerken banktransacties'. Deze workflow zal dus stijgen met dit aantal bankregels (tenzij Yuki de regel (automatisch) heeft herkend en in de administratie heeft geplaatst). 

De boeking verloopt enerzijds via de rekening '11... Bankrekening <nummer>' en anderzijds via '16000 Crediteuren' of '13000 Debiteuren' of kosten of omzet (inclusief btw) op desbetreffende grootboekrekening(en).'




In het invoerscherm van een bankafschrift specificeer je het afschrift door in de bovenste regel achtereenvolgens het correcte bank- of creditcardrekeningnummer, het afschriftnummer, de datum van het afschrift, het vorige saldo en het nieuwe saldo in te voeren.

Vervolgens klik je linksboven in je scherm op de knop 'Bewaren'.

Het volgende scherm kan nu verschijnen wanneer er mogelijk sprake is van ’dubbele’ banktransacties (van dezelfde bankrekening in dezelfde periode):



Je hebt de keuze uit drie opties:
  • Stop en verwijder dit document: Wanneer er inderdaad sprake is van ’dubbele’ banktransacties selecteer je deze optie waardoor het afschrift in ’Verwijderde documenten’ terechtkomt.
  • Stop en bewaar dit document zonder verdere regels aan te maken: Wanneer je het afschrift (als back-up) wilt bewaren ondanks het feit dat de transacties al in de administratie aanwezig zijn, selecteer je deze optie. Het afschrift wordt als standaard document bewaard in de ordner ’Bank/afschriften’ met als onderwerp het bankrekeningnummer (duplicaat).
  • Ga door met het verwerken van de afschriftregels: Er is geen sprake van ’dubbele’ transacties’ in de administratie en je wilt verder gaan met het invoeren van de afschriftregels.
In het invoerscherm typ je de bankregel zoals deze op het afschrift staat.



Let op dat je het type op ’Standaard’ laat staan. Je moet verplicht een omschrijving van de bankregel invoeren.
Klik vervolgens op de knop 'Bewaren' om de bankregel te bewaren. Er wordt automatisch een nieuwe lege invoerregel aangemaakt.



Rechtsonder zie je dat het nog te boeken saldo van dit bankafschrift 250 euro hoger is geworden door het boeken van een bankregel met een afschrijving.

Het is ook mogelijk om direct vanuit het bankafschrift kosten (inclusief btw) te boeken door het type ’Kosten’ te selecteren (Andere typen zijn 'Contant', 'Bankkosten', 'Rente', 'Omzet' en 'Commentaar').

Je moet hierbij verplicht een grootboekrekening selecteren.



LET OP!
Alleen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan in Yuki mag een bedrag (inclusief de btw) direct in de kosten worden geboekt. Voor een beschrijving van deze voorwaarden zie helppagina Direct boeken van kosten vanuit bankafschriften!

Hieronder zie je een voorbeeld van een bankregel die direct vanuit het bankafschrift in de kosten is geboekt.



Door te klikken op het groene vierkantje achter het bedrag zie je dat de bankregel nu in de Backoffice workflow 'Te verwerken banktransacties' staat. Je kunt de bankregel nu meteen afhandelen.



Door te klikken op de grootboekrekening (in dit voorbeeld '45100 Telefoon- en internetkosten') zie je dat het bedrag (inclusief btw) van de bankregel daadwerkelijk in de kosten is geboekt.



LET OP!
Wanneer er sprake is van gemaakte kosten in het buitenland kun je de correcte btw-code selecteren nadat de bankregel in de Backoffice workflow ’Te verwerken banktransacties’ terecht is gekomen (na afhandelen van bankafschrift).

Als alle bankregels van het afschrift zijn ingevoerd moet rechts onder ’Te boeken' 0,0 staan. Zolang het nog te boeken saldo niet op 0,0 staat, is het niet mogelijk om het document (lees bank- of creditcardafschrift) af te handelen.

Na het afhandelen van het bankafschrift zie je dat de Backoffice workflow 'Te verwerken transacties' inderdaad in aantal gestegen is. Je kunt nu de banktransacties verwerken zoals je gewend bent.



Zie ook: