Verwerkingsregels (backoffice portaal)

Het is mogelijk om vanuit je Yuki backoffice portaal centrale verwerkingsregels voor een relatie aan te maken. 
Hierdoor zullen in elk domein de geüploade facturen van een betreffende relatie automatisch volgens de instellingen van deze verwerkingsregels worden verwerkt.

LET OP!
Alleen een gebruiker met de rol 'Portaal beheerder' kan centrale verwerkingsregels aanmaken.

Voor een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' zijn de instellingen van de document verwerkingsregels niet zichtbaar.

De functie maakt het mogelijk om facturen van leveranciers die leveren aan meerdere domeinen in elk domein 
in één keer automatisch af te handelen.
Nadat je een factuur in een domein hebt geboekt, kun je een centrale herkenningsregel aanmaken. 
Als er vervolgens een factuur van dezelfde leverancier in een ander domein geüpload wordt zal deze volgens de centrale herkenningsregel verwerkt worden. 

Bekijk de video 'Centrale verwerkingsregels in het portaal aanmaken'!



Vanuit je desktop van het backoffice portaal klik je rechtsboven in je scherm op 'Instellingen'.



Het volgende scherm wordt geopend:



Klik op het icoon 'Document verwerkingsregels'. Het volgende scherm wordt geopend:



Hier zie je een overzicht van de centrale verwerkingsregels. In dit scherm kun je de verwerkingsregels aanmaken, instellen en/of wijzigen (klikken op > voor de verwerkingsregel).

Daarnaast kun je zoeken naar een relatie om de bijbehorende centrale verwerkingsregels direct te openen.

LET OP!
Centrale verwerkingsregels kunnen alleen voor inkoopfacturen worden aangemaakt.

Er kunnen op twee verschillende niveaus verwerkingsregels worden aangemaakt nl. op:
  • Documentniveau
  • Regelniveau. 

LET OP!
Herkenningsregels op regelniveau zijn vooralsnog alleen beschikbaar voor UBL documenten. 

Het aanmaken van centrale verwerkingsregels werkt hetzelfde als het aanmaken van lokale verwerkingsregels.
Voor een uitgebreide beschrijving over het aanmaken van lokale verwerkingsregels op document- en regelniveau zie Document verwerkingsregels.

Dynamische grootboekrekening
Bij het aanmaken van een centrale verwerkingsregel op documentniveau kun je in tegenstelling tot de lokale document verwerkingsregel ook gebruik maken van het veld 'Dynamische grootboekrekening'.
In dit veld moet de exacte grootboekcode van de dynamische grootboekrekening worden ingevoerd. Indien deze code ook in het domein bestaat dan zal hierop geboekt worden. Bestaat de code niet dan wordt de grootboekrekening 'Rekening onbekend' toegepast.



Verschil lokale en centrale verwerkingsregels

Wanneer een document wordt geüpload in een domein kijkt Yuki eerst bij de gevonden relatie of er in het portaal een centrale verwerkingsregel aanwezig is. Zo ja, dan wordt het document volgens deze regel verwerkt.

Daarna wordt door Yuki echter gekeken of er in het domein een lokale verwerkingsregel voor deze relatie is aangemaakt. Zo ja, dan zal Yuki de gegevens van het document volgens deze regel invullen en het document vervolgens boeken. 

LET OP!
Lokale verwerkingsregels in een domein zijn leidend en 'overrulen' dus de centrale verwerkingsregel. 

Er zijn een aantal extra voorwaarden waaraan de gebruikte relatie van een centrale herkenningsregel moet voldoen:
  • Bij het aanmaken van een centrale herkenningsregel kun je alleen een relatie kiezen die al bekend/gebruikt is in één van de bestaande domeinen.
  • De betreffende relatie moet een 'replicatie link' hebben met de centrale database van Yuki, hierdoor kan de herkenningssoftware namelijk de juiste relatie ophalen uit de database (dit is in 99% van de relaties het geval).
Wanneer een centrale verwerkingsregel niet goed werkt kan dit liggen aan het feit dat het adres lokaal in het domein is opgeslagen en er geen automatische replicatie link naar de centrale database van Yuki aanwezig is. Hieronder lees je hoe je een replicatie link kunt leggen.



Replicatie link met de centrale database van Yuki

Relaties in domeinen hebben allemaal een replicatie link met de centrale database van Yuki.
Je vindt deze link door in een domein de relatiekaart van een leverancier te openen en vervolgens links in je scherm op 'Replicatie links' te klikken.



Het volgende scherm wordt geopend:



Hier kun je zien dat de relatie een replicatie link heeft met Yuki central en dus geschikt is voor gebruik in een centrale verwerkingsregel.

Als de relatie géén replicatie link heeft met de centrale database ziet dit er als volgt uit:


Om een replicatie link te leggen klik je op '+ Nieuwe replicatie link'.



Blader door de centrale database naar de relatie en klik op 'Zoek' om de replicatie link te zoeken.


Klik op het groene symbooltje om de replicatie link te leggen en de betreffende relatie zo gereed te maken voor gebruik in de centrale verwerkingsregels.



De replicatie link is nu gelegd.



Zie ook: