Handmatig herinnering of aanmaning versturen

Om handmatige herinneringen of aanmaningen te kunnen versturen moet je eerst de instellingen voor  herinneringen controleren en, indien nodig, bijwerken. 

Open de module 'Verkoop' en klik links in je scherm op 'Onbetaalde facturen'. Open vervolgens de factuur waarvoor je een herinnering of aanmaning wilt gaan versturen. 

Het volgende scherm wordt geopend:


  1. Dit filter heeft betrekking op de status van de aanmaning die is verstuurd op de betreffende verkoopfacturen.  Op die manier kun je bijvoorbeeld alle facturen selecteren waarop een ingebrekestelling is verstuurd
  2. De + en de - knop verhogen het aanmaningenniveau van de geselecteerde verkoopfacturen. Op die manier  kunnen facturen de vriendelijkheid voorbij worden gezet en kun je eerder tot een kritische aanmaning over   gaan. Ook andersom is mogelijk en kun je op deze wijze voorkomen dat iemand ter incasso wordt aangeboden.
    1. Selecteer hier de juiste herinnering lay-out voor de te versturen herinneringen of aanmaningen.
    2. Verstuur de herinneringen of aanmaningen.

    Wanneer je rechts in je scherm op de knop 'Herinneren' klikt worden er eerst enkele controles uitgevoerd:
    • Heeft de klant (van deze factuur) nog betalingen gedaan die nog niet zijn gematcht met facturen?
    • Heeft de klant per saldo nog wel een schuld (denk aan creditnota's)?
    • Is de bank voldoende bij?
    Als de controles daartoe aanleiding geven, krijg je één van de onderstaande meldingen in je scherm zodat je kunt besluiten de herinnering of aanmaning niet te maken (knop 'Annuleren') en er eerst voor te zorgen dat de administratie up-to-date is. 





    Je kunt de melding(en) ook negeren (knop 'Doorgaan') en doorgaan met het maken van de herinnering of de aanmaning als je zeker weet dat de factuur nog niet is betaald.

    De verzendwijze van de herinnering of aanmaning bepaalt welk scherm vervolgens wordt geopend en hoe de herinnering of aanmaning wordt aangemaakt:
    • verzending per e-mail
    • verzending per gewone post.


    Verzending per e-mail

     

    • E-mailadres: mogelijkheid om het e-mailadres waar de herinnering of aanmaning naar wordt verstuurd te wijzigen.
    • Aanhef: mogelijkheid om de aanhef in de e-mail én van de brief (in de bijlage) aan te passen.
    • Onderwerp van factuur: aanpassing van de beschrijving van de factuur. Deze tekst kan als een variabele (placeholder [Subject]) in de herinnering lay-out worden meegenomen.
    • Herinnering lay-out: welke brief moet in de bijlage meegestuurd worden (vriendelijk of juist iets strenger)?

    Klik op de knop 'Bewerk herinnering' om de e-mail eventueel nog aan te passen of aan te vullen.  



    Klik op de knop 'Verstuur herinnering' om de herinnering of aanmaning ook daadwerkelijk per e-mail te versturen.

    LET OP!
    Wanneer je bij de factuurinstellingen nog geen afzender e-mailadres hebt ingevoerd verschijnt de volgende melding in je scherm:




    Voer in het veld 'E-mail afkomstig van adres' het zogenaamde afzender e-mailadres in en bevestig het adres.


    Verzending per gewone post



    • Relatie: mogelijkheid om de relatie aan wie de herinnering verstuurd wordt te wijzigen.
    • Adres: mogelijkheid om het adres waar de herinnering of aanmaning naar wordt verstuurd te wijzigen.
    • Aanhef: mogelijkheid om de aanhef in de e-mail én van de brief (in de bijlage) aan te passen.
    • Onderwerp van factuur: aanpassing van de beschrijving van de factuur. Deze tekst kan als een variabele (placeholder [Subject]) in de herinnering lay-out worden meegenomen.
    • Herinnering lay-out: welke brief moet in de bijlage meegestuurd worden (vriendelijk of juist iets strenger)

    Nadat je op de knop 'Maak herinnering' hebt geklikt wordt de PDF van de herinnering of aanmaning op het scherm getoond. Klik op de printknop in de PDF om de herinnering of aanmaning te printen.


    Herinnering of aanmaning bekijken


    Nadat je op de knop 'Maak herinnering' hebt geklikt, wordt de PDF van de herinnering of aanmaning al gemaakt en bewaard in je administratie in Yuki. Je kunt de herinnering of aanmaning op diverse manieren weer opvragen:
    • In de module 'Archief, ordner 'Verkoop', tab'blad 'Herinneringen'.



    • Bij de factuur zelf: open de onbetaalde factuur en roep de details op door op  te klikken.



    • Bij de klant: open de relatiekaart van de klant en klik links in je scherm op 'Documenten'.




    Zie ook: