Administratieprofiel invoeren

Lees de onderstaande helppagina of bekijk de video 'Yuki domein aanmaken en administratieprofiel invoeren'!




Nadat je een domein hebt aangemaakt is het zaak allerlei informatie vast te leggen over het bedrijf (of de bedrijven) waarvan je in dit domein de boekhouding gaat voeren. Tevens leg je hier een aantal zaken vast over de boekhouding zelf: vanaf wanneer die in Yuki gevoerd wordt, zaken over btw, etc. 
Dit alles doe je door in zeven basisstappen (lees tabbladen) door de administratie-wizard te lopen:
  • Algemeen
  • Juridisch
  • Administratie
  • Belastingen
  • Accountant
  • Kas
  • Info. 

Afhankelijk van de gekozen rechtsvorm voer je vervolgens de gegevens van de aandeelhouders, bestuurders en/of deelnemingen in.

Als je net een domein hebt aangemaakt kom je na het openen van het domein in het BO scherm terecht.
Onder 'Bedrijven' vind je de administraties binnen het domein.
Vervolgens klik je op > voor de desbetreffende administratienaam om het bedrijfsprofiel van de administratie in te gaan voeren.















Het volgende scherm wordt geopend:



Klik linksboven in je scherm op de knop 'Bewerken' om de gegevens in te voeren of te wijzigen.

LET OP!
Wil je later informatie wijzigen of moet je de gegevens van een tweede of volgende administratie invoeren, dan kan dit op dezelfde manier, of je kunt via 'Mijn domein' alle stamgegevens en gebruikers van het betreffende domein vinden. 'Mijn domein' vind je door linksboven op het logo te klikken, klik vervolgens op 'Mijn domein'. Er wordt een scherm geopend met alle domein- en administratiegegevens. 



Tab Algemeen

De algemene gegevens van het bedrijf. Enkele velden die bijzondere aandacht nodig hebben:

Aanspreekpunt
Vul hier de contactpersoon in bij de klant met wie je voornamelijk wenst te communiceren over de boekhouding van het bedrijf. Aan deze persoon worden standaard de vragen gesteld en berichten gestuurd inzake de boekhouding (bijvoorbeeld over btw).

Adresgegevens
Vul zo nauwkeurig en volledig mogelijk het adres van de klant in. Dit kan helpen bij het automatisch herkennen van facturen.
 
Logo
Laad hier het bedrijfslogo op. Het logo wordt op diverse plaatsen gebruikt. Het maakt het domein persoonlijker en zal ook in het kantoorportaal helpen om domeinen en administraties visueel te herkennen.



Tab Juridisch

Dit tabblad  bevat gegevens over de rechtsvorm. Afhankelijk van de gekozen rechtsvorm moet hier specifieke informatie worden vastgelegd zoals bijvoorbeeld aandeelhouders, bestuurders en deelnemingen. Hierdoor worden in Yuki ook automatisch de bijbehorende specifieke grootboekrekeningen aangemaakt. 

Wettelijke info over de rechtsvorm
  • Kies de juiste rechtsvorm. Dit heeft gevolg voor het aanmaken of uitschakelen van bepaalde grootboekrekeningen.
  • Wanneer werd de onderneming opgericht? Is dat nog binnen het eerste boekjaar dat in Yuki gevoerd wordt dan betekent dit dat Yuki geen beginbalans zal vragen.
  • Het KvK-nummer (of Ondernemingsnummer) is van belang voor de automatische herkenning van facturen.

LET OP!
Naar aanleiding van de gekozen rechtsvorm zal Yuki het scherm uitbreiden met in te voeren gegevens over de Aandeelhouders, Bestuurders en Deelnemingen.
Deze gegevens worden ingevoerd na het doorlopen van de zeven stappen.  
Onderaan deze pagina vind je een uitgebreide beschrijving hoe je deze gegevens kunt invoeren.  

Klantspecifieke opmerkingen
Hier kunnen specifieke afspraken vastgelegd worden die onder de aandacht van een backoffice medewerker gebracht worden bij het verwerken van documenten of banktransacties. Denk hierbij aan specifieke instructies of informatie die bij het boeken kan helpen. Bijvoorbeeld: 'bedrijf heeft geen bedrijfswagen', 'huurt een pand', 'bonnen voor brandstof op RC privé boeken'.

Standaard administratie
Als er maar één administratie wordt gevoerd in het domein is dit automatisch de standaard. Zijn er meerdere administraties dan worden documenten die naar het e-mailadres van het domein gestuurd worden in de workflow van de standaard administratie geplaatst.



Tab Administratie

Boekjaar
  • Geef aan of het boekjaar van januari t/m december loopt. Zo niet, geef dan aan op welke dag het boekjaar begint.
  • Geef aan vanaf welk boekjaar de boekhouding in Yuki gevoerd wordt.  Alle openingsbalans boekingen worden op de laatste dag voor dat boekjaar geboekt.


Tab Belastingen

Vul hier de relevantie gegevens rond belastingen in zoals belastingnummers en instellingen voor btw- aangiften en ICP-aangiften.

Btw-aangifte
  • Geef aan of de onderneming btw-plichtig is. Zo niet, dan worden alle facturen zonder aftrek van btw in de kosten of omzet genomen.
  • Geef aan wie de feitelijke btw-aangifte doet. Kies voor 'Accountant' als jouw kantoor de aangifte namens de klant indient. Kies voor 'ikzelf' als de klant de btw-aangifte zelf wenst in te dienen.
  • Geef aan met welke frequentie de btw-aangifte ingediend moet worden. 
  • Geef aan met welke frequentie de ICP-aangifte ingediend moet worden. Meestal is dit dezelfde frequentie als de btw-aangifte.
  • Indien de ICP-aangifte separaat ingediend moet worden of als er geen ICP transacties zullen plaatsvinden, geef dan aan dat de ICP-aangifte automatisch meegestuurd kan worden.


Tab Accountant

Hier kun je het domein van een Yuki portaal overzetten naar een ander Yuki portaal. Dit kan gebruikt worden indien gewerkt wordt met meerdere portalen van één kantoor of als de klant overgedragen wordt aan een andere accountant.
De standaard instelling staat op het portaal waar vanuit het domein is aangemaakt.



Tab Kas

Hier kun je instellen hoe de Yuki software om moet gaan met contante betaalde transacties. Er zijn drie opties:
  1. Alles boeken via kasstaat. Dit is de best controleerbare optie en dient gekozen te worden als het bedrijf zeer regelmatig met contante betalingen te maken heeft. Als voor deze optie gekozen wordt kan enkel via het invullen van documenten van het type 'Kasstaat' bedragen in en uit de kas geboekt worden. Verkoopfacturen die aangemerkt worden als contant betaald gaan naar een tussenrekening evenals contante opnamen en/of stortingen die vanaf een banktransactie geboekt worden.

  2. Direct op kas boeken. Facturen en/of bonnen met betaalwijze 'Contant' worden direct uit kas geboekt. Contante opnamen bij de bank worden direct in kas geboekt. Contante stortingen bij de bank worden direct uit kas geboekt. Belangrijk bij deze optie is dat erg goed met de klant wordt afgesproken dat ze van elke kasopname of elke storting in kas een document in Yuki aanleveren. Deze optie wordt enkel geadviseerd indien er sprake is van beperkt kasverkeer (kantoorkas voor kleine uitgaven).

  3. Geen kas. In dit geval wordt gehandeld alsof alle contante transacties privé transacties zijn. Contant betaalde facturen en bonnen worden beschouwd als een storting op de RC privé. Contante opnamen bij de bank (geld uit bankautomaat) worden beschouwd als opnamen privé. Deze optie is zeer geschikt voor kleine bedrijven met slecht één eigenaar of zelfstandigen.


Tab Info

Dit tabblad is bedoeld om achtergrond informatie over het bedrijf vast te leggen zodat een nieuwe backoffice medewerker die documenten moet verwerken zich even kan inlezen in wat het bedrijf doet en of er speciale relaties zijn met personen of andere bedrijven.



Instellen aandeelhouders, bestuurders/eigenaren en deelnemingen

Nadat je de zeven basisstappen hebt doorlopen is het belangrijk dat je de administratie instellingen volledig maakt 
door de aandeelhouders, bestuurders en eventuele deelnemingen in te voeren. 
Behalve de informatieve waarde (voor klant en kantoor) is het ook relevant voor het automatisch aanmaken en uitschakelen van grootboekrekeningen in het rekeningschema.

Je begint met het aanmaken van de relatiekaarten van de aandeelhouders, bestuurders en eventuele deelnemingen in het domein.

Open de module 'Relatiebeheer' en klik vervolgens op de knop 'Maak een nieuwe relatie aan'.



Selecteer voor alle relaties die je wilt aanmaken het juiste type (persoon of bedrijf) en maak de aandeelhouders, bestuurders en eventuele deelnemingen aan.

Nadat je de betreffende relaties hebt aangemaakt, ga je naar 'Mijn domein' om de instellingen volledig te maken.

Klik linksboven op het logo en vervolgens op 'Mijn domein'. In het geopende scherm zie je alle domein- en administratiegegevens.
 


Klik op de naam van de administratie waar je de gegevens wilt vastleggen, open het tabblad 'Juridisch' en vervolgens klik je linksboven op de knop 'Bewerken' en kun je de gegevens invoeren.



Aandeelhouders

Je kunt in Yuki een register van aandeelhouders bijhouden. Maak een nieuwe aandeelhouder aan door op de link 'Details' te klikken om het overzicht van de aandeelhouders bij te werken. 



Klik op de knop 'Open een nieuwe kaart' om een nieuwe aandeelhouder in te voeren. Het volgende scherm wordt geopend:



Per aandeelhouder worden in Yuki automatisch de volgende grootboekrekeningen aangemaakt:
  • lening aan {aandeelhouder}
  • lening van {aandeelhouder}
  • achtergestelde lening van {aandeelhouder}
  • rente lening aan {aandeelhouder}
  • rente lening van {aandeelhouder}.


Bestuurders/Eigenaar (eenmanszaak)

Om aan het bedrijf bestuurders of één of meer eigenaren (eenmanszaak) toe te wijzen selecteer je de desbetreffende namen m.b.v. het vergrootglas.



Per bestuurder of eigenaar worden in Yuki automatisch de volgende grootboekrekeningen aangemaakt:
  • Per bestuurder wordt een RC {bestuurder} grootboekrekening aangemaakt. 
  • Aankopen die door een bestuurder in privé zijn betaald worden niet op de RC Personeel geboekt maar op de RC van de bestuurder.
  • Als het een eenmanszaak of VOF betreft worden alle privérekeningen aangemaakt.


Deelnemingen

Je kunt in Yuki een register van deelnemingen en andere aan de onderneming verbonden bedrijven bijhouden. Maak een nieuwe deelneming aan door op de link 'Details' te klikken om het overzicht van de deelnemingen bij te werken.



Klik op de knop 'Open een nieuwe kaart' om een nieuwe deelneming in te voeren. Het volgende scherm wordt geopend:



Per deelneming worden in Yuki automatisch de volgende grootboekrekeningen aangemaakt:
  • deelneming {deelneming}
  • lening aan deelneming {deelneming}
  • lening aan deelneming {deelneming}
  • lening van deelneming {deelneming}
  • achtergestelde lening van deelneming {deelneming}
  • rente lening aan deelneming {deelneming}
  • rente lening van deelneming {deelneming}
  • herwaardering lening aan deelneming {deelneming}
  • resultaat deelneming {deelneming}.


Zie ook: