Een administratie instellen

Lees onderstaande instructie of bekijk de instructievideo

Nadat je een domein hebt aangemaakt is het zaak allerlei informatie vast te leggen over het bedrijf (of de bedrijven) waarvan je in dit domein de boekhouding gaat voeren. Tevens leg je hier zaken vast over de boekhouding zelf: vanaf wanneer die in Yuki gevoerd wordt, zaken over Btw etc. 
Dit alles doe je in 7 stappen door de administratie-wizard te doorlopen. 

Als je een domein net hebt aangemaakt kom je na het openen van het domein in het BO Scherm terecht.
Onder Bedrijven vind je de administraties binnen het domein.
Vervolgens klik je op het  > teken voor de betreffende administratienaam om de administratie in te stellen.














 Je ziet het volgende scherm:


Klik op het potloodje links boven om de gegevens in te vullen of te wijzigen.



NB: Wil je later informatie wijzigen of moet je de gegevens van een 2e of volgende administratie invoeren, dan kan dit op dezelfde manier, of je kunt via "mijn domein" alle stamgegevens en gebruikers van het betreffende domein vinden. "Mijn domein" vind je door linksboven op het logo te klikken, hier vind je de link "Mijn domein", het scherm opent zich met alle domein- en administratiegegevens. 


1. Algemeen

Algemene gegevens van het bedrijf.  De meeste zaken spreken voor zich. Enkele velden die bijzondere aandacht nodig hebben:

Aanspreekpunt
Vul hier de contactpersoon in bij de klant met wie je voornamelijk wenst te communiceren over de boekhouding van het bedrijf. Aan deze persoon worden standaard de vragen gesteld en berichten gestuurd inzake de boekhouding (bijvoorbeeld over btw).

Adresgegevens
Vul zo nauwkeurig en volledig mogelijk het adres van de klant in. Dit kan helpen bij het automatisch herkennen van facturen.
 
Logo
Laad hier het bedrijfslogo op. Het logo wordt op diverse plaatsen gebruikt Het maakt het domein persoonlijker en zal ook in het kantoorportaal helpen om domeinen en administraties visueel te herkennen.

2. Juridisch

Deze pagina bevat gegevens over de rechtsvorm, de aandeelhouders, bestuurders, deelnemingen en meer. Het invullen van de informatie is niet enkel voor het vastleggen van de informatie, maar is ook belangrijk voor het automatisch aanmaken van specifieke grootboekrekeningen inzake aandeelhouders, bestuurders en deelnemingen. 

Wettelijke info over de rechtsvorm
  • Kies de juiste rechtsvorm. Dit heeft gevolg voor het aanmaken/uitschakelen van bepaalde rekeningen in het grootboek.
  • Wanneer werd de onderneming opgericht. Is dat nog binnen het eerste boekjaar dat in Yuki gevoerd wordt dan betekent dit dat Yuki geen beginbalans zal vragen.
  • Het KvK (of Ondernemingsnummer) is van belang voor de automatische herkenning van facturen.
NB: Aandeelhouders, eigenaar(en)/bestuurders en deelnemingen:

Naar aanleiding van het kiezen van de rechtsvorm zal Yuki het scherm uitbreiden met Aandeelhouders, eigenaar(en)/bestuurders en deelnemingen.
Deze instellingen zijn erg belangrijk o.a. voor het automatisch aanmaken van de juiste grootboekrekeningen, echter deze gegevens vul je in na het doorlopen van de 7 stappen.  
Onderaan deze pagina vind je de beschrijving hoe je dit kunt doen.  

Klantspecifieke opmerkingen
Hier kunnen specifieke afspraken vastgelegd worden die onder de aandacht van een Backoffice medewerker gebracht worden bij het verwerken van documenten of bank. Denk hierbij aan specifieke instructies of informatie die bij het boeken kan helpen. Bijvoorbeeld: "bedrijf heeft geen bedrijfswagen", "huurt een pand", "bonnen voor brandstof op RC privé boeken".

Standaard administratie
Als er maar één administratie wordt gevoerd in het domein is dit automatisch de standaard. Zijn er meerdere administraties, dan worden documenten die naar het email adres van het domein gestuurd worden in de workflow van de standaard administratie geplaatst.

3. ADMINISTRATIE

Boekjaar
  • Geef aan of het boekjaar van januari t/m december loopt, zo niet, geef dan aan op welke dag het boekjaar begint
  • Geef aan vanaf welk boekjaar de boekhouding in Yuki gevoerd wordt.  Alle openingsbalans boekingen worden op de laatste dag voor dat boekjaar geboekt.

4. BELASTINGEN
  • Vul hier relevantie gegevens rond belastingen, zoals belastingnummers en instellingen voor btw aangiften en IC - aangiften.
Btw-aangifte
  • Geef aan of de onderneming btw plichtig is. Zo niet, dan worden alle facturen zonder aftrek van btw in de kosten / omzet genomen.
  • Geef aan wie de feitelijke btw-aangifte doet. Kies voor "Accountant" als jouw kantoor de aangifte namens de klant indient. Kies voor "ikzelf" als de klant de btw aangifte zelf wenst in te dienen.
  • Geef aan met welke frequentie de btw aangifte ingediend moet worden. 
  • Geef aan met welke frequentie de IC aangifte ingediend moet worden. Meestal dezelfde frequentie als de btw aangifte.
  • Indien de IC aangifte separaat ingediend moet worden of er geen IC transacties zullen worden gedaan, vink dan uit dat de IC aangifte automatisch meegestuurd kan worden.

5. ACCOUNTANT

Hier kun je het domein van het ene Yuki portaal overzetten naar een ander Yuki portaal. Dit kan gebruikt worden indien gewerkt wordt met meerdere portalen van één kantoor of als de klant overgedragen wordt aan een andere accountant.
De standaard instelling staat op het accountants portaal waar vanuit het domein is aangemaakt.

6. KAS

Hier kun je instellen hoe de Yuki software om moet gaan met contante betaalde transacties. Er zijn in drie opties:
  1. Alles boeken via kasstaat. Dit is de best controleerbare optie en dient gekozen te worden als het bedrijf zeer regelmatig met contante betalingen te maken heeft. Als voor deze optie gekozen wordt kan enkel via het invullen van documenten van het type "kasstaat" bedragen in en uit de kas geboekt worden. Verkoopfacturen die aangemerkt worden als contant betaald, gaan naar een tussenrekening evenals contante opname/storting die vanaf een banktransactie geboekt worden.

  2. Direct op kas boeken. Facturen / bonnen met betaalwijze "Contant" worden direct uit kas geboekt. Contante opname bij bank wordt direct in kas geboekt. Contante storting bij bank wordt direct uit kas geboekt. Belangrijk bij deze optie is dat erg goed met klant wordt afgesproken dat ze van elke kasopname of elke storting in kas een document in Yuki aanleveren. Deze optie wordt enkel geadviseerd indien er sprake is van beperkt kasverkeer (kantoorkas voor kleine uitgaven).

  3. Geen kas. In dit geval wordt gehandeld alsof alle contante transactie privé transacties zijn. Contant betaalde facturen en bonnen worden beschouwd als een storting op de RC privé. Contante opname bij de bank (geld uit bankautomaat) wordt beschouwd als een opname privé. Deze optie is zeer geschikt voor kleine bedrijven met slecht 1 eigenaar of zelfstandigen.

7. INFO

Deze pagina is bedoeld om achtergrond informatie over het bedrijf vast te leggen zodat een nieuwe BO medewerker die documenten moet verwerken zich even kan inlezen in wat het bedrijf doet en of er speciale relaties zijn met personen of andere bedrijven.


Instellen Aandeelhouders, bestuurders/ eigenaren en Deelnemingen.

Nadat je de 7 basisstappen hebt doorlopen is het belangrijk dat je de administratie instellingen volledig maakt, 
door de aandeelhouders, bestuurders en eventuele deelnemingen in te stellen. 
Behalve de informatieve waarde (voor klant en kantoor) is het ook relevant voor automatisch instellen van het rekeningschema.

Je begint met het aanmaken van de adreskaarten in het domein, deze kun je vervolgens instellen in de stamgegevens van de administratie(s).

Nadat je de betreffende relaties hebt aangemaakt, ga je naar "mijn domein", om de instellingen volledig te maken.

Klik linksboven op het logo, dan op de link "mijn domein", het scherm opent zich met alle domein- en administratiegegevens. 

In dit veld klik je op de administratienaam van de administratie waar je de instellingen in wilt doen,  vervolgens klik je linksboven op het bewerken(pennetje) en kun je de instellingen doen.  

Onder de tab "Juridisch" vind je de volgende instellingen

Aandeelhouders
Je kunt in Yuki een register van aandeelhouders bijhouden. Maak een nieuwe aandeelhouder aan door op de link "Details" te klikken om het overzicht van aandelentransacties bij te werken. Kies daar voor + om een nieuwe transactie toe te voegen.


Per aandeelhouder worden de volgende rekeningen aangemaakt:
  • lening aan {aandeelhouder}
  • lening van {aandeelhouder}
  • achtergestelde lening van {aandeelhouder}
  • rente lening aan {aandeelhouder}
  • rente lening van {aandeelhouder}

Bestuurders/ Eigenaar(eenmanszaak)

Om aan het bedrijf bestuurders of eigenaren(eenmanszaak) toe te wijzen selecteer je de namen van de bestuurders, gescheiden door een punt-komma (;).


  • Per bestuurder wordt een RC {bestuurder} grootboekrekening aangemaakt. 
  • Aankopen die door een bestuurder in privé zijn betaald worden niet op de RC Personeel geboekt maar op de RC van de bestuurder.
  • Als het een eenmanszaak of vof betreft worden de alle privérekeningen aangemaakt.

Deelnemingen

Ga naar "Details" om een lijst van deelnemingen en andere aan de onderneming verbonden bedrijven in te voeren.
 

Per deelneming worden de volgende grootboekrekeningen aangemaakt:
  • deelneming {deelneming}
  • lening aan deelneming {deelneming}
  • lening aan deelneming {deelneming}
  • lening van deelneming {deelneming}
  • achtergestelde lening van deelneming {deelneming}
  • rente lening aan deelneming {deelneming}
  • rente lening van deelneming {deelneming}
  • herwaardering lening aan deelneming {deelneming}
  • resultaat deelneming {deelneming}