Een domein instellen

Deze functie is enkel beschikbaar voor portaal beheerders van Yuki partners.

Via domein instellingen kan een portaal beheerder de volgende zaken instellen:
  • Status van domein switchen van 'Opstart' naar 'Actief'
  • Overdragen domein naar andere eigenaar
  • Toegang tot domein afschermen
  • Toewijzen van betrokken medewerkers (vaste verantwoordelijke en back-up)
  • Blokkeren van toegang tot domein (voor slecht betalende klant)
  • Notities toevoegen.
De pagina om vanuit het kantoorportaal domeinen in te stellen is bereikbaar via het overzicht 'Domeinen' of direct na het aanmaken van een nieuwe domein.

Na het openen van de pagina en het kiezen voor 'Bewerken' (icon met potloodje) krijgt men onderstaand scherm. 

LET OP!
Na het aanbrengen van wijzigingen moet de pagina worden bewaard om de wijzigingen op te slaan.


Hoofdgegevens

Onder de sectie hoofdgegevens zijn diverse gegevens te zien over het domein, de URL, de looptijd van het contract en het factuuradres. Tevens kan men hier twee zaken wijzigen:

Opstart -> Actief
Elk nieuw domein wordt aangemaakt in de status 'Opstart'. Deze fase is bedoeld om aan te geven dat men nog bezig is met het inrichten van het domein en het opstarten / opleiden van de klant. Als een domein volledig is ingeregeld kan het handig zijn om de status over te zetten naar 'Actief'. Dit is een interne status, de klant merkt hier niets van.

Eigenaar wisselen
De eigenaar van een domein heeft enkele speciale rechten. Deze is als het ware de beheerder van dat domein. Normaal is dat  de eigenaar van het bedrijf. In bepaalde gevallen kan men het eigendom van een domein overdragen aan het kantoor of een medewerker van het kantoor. Voorbeeld kan zijn dat er is overeengekomen met Yuki dat het kantoor eigenaar is van de administratie. Enkel de bestaande eigenaar kan het eigendom overdragen.


Backoffice gegevens

Onder deze sectie stel je de toegang tot het domein in en kun je de workflow en vragen die ontstaan in dit domein toewijzen aan vaste medewerkers.

BO toegang
Hier stel je in of het domein in de basis toegankelijk is voor 'Alle medewerkers', of 'Medewerkers in een BO domein functie'. bij de tweede optie hebben alleen de medewerkers welke zijn toegewezen aan het domein hiertoe toegang.
Bij het instellen van de derde optie: 'Medewerkers in BO domein functie en Yuki support' hebben alleen de toegewezen BO medewerkers én de medewerkers van Yuki support toegang tot het domein. 
Deze optie biedt uitkomst als er supportvragen zijn voor het betreffende domein, hierdoor kan alléén Yuki support 'meekijken echter de overige medewerkers van het kantoor niet.


In de praktijk schermt men de toegang enkel af als het domein vertrouwelijke informatie bevat die niet voor de medewerkers van het kantoor bestemd zijn. Voorbeelden zijn, domeinen van partners zelf, de administratie van het kantoor, publiek gevoelige domeinen.

BO verantwoordelijke
De BO verantwoordelijke is de medewerker die als primaire verantwoordelijke is toegewezen aan het domein. Alle te verwerken documenten, bankregels en vragen komen in  zijn of haar workflow terecht. 

BO backup
Deze persoon vervangt in principe de BO verantwoordelijke als deze niet of niet tijdig beschikbaar is. De BO Back-up werkt normaal gesproken eerst zijn of haar eigen workflow af en bekijkt dan of er domeinen zijn waar hij of zij back-up van is.

BO controller
Deze persoon is verantwoordelijk voor de maandelijkse controle van de administratie en voor de periodieke btw aangifte. 

BO account manager
Dit is een informatief veld. Heeft geen directe functie in de workflow.

Geblokkeerd
Met dit veld kun je de toegang voor de klant blokkeren. De klant kan nog wel inloggen maar heeft geen toegang meer tot de informatie. Dit kan als dwangmiddel gebruikt worden als de klant al enige tijd de facturen van het kantoor niet meer betaald heeft.


Notities

Je kunt twee soorten notities toevoegen:

Interne notitie
Deze zijn enkel op deze pagina zichtbaar. Dit kan gebruikt worden om specifieke afspraken met de klant te documenteren, of om de historie van het contract verder te documenteren. Bijvoorbeeld: 'Domein werd op 1-5-2014 geblokkeerd nadat klant de betaalafspraak niet na kwam'.
Gebruik de knop 'Tijdstempel' om in te vullen door wie en wanneer de extra notitie werd gemaakt.

BO notitie
Dit is een melding die een BO medewerker door middel van een pop-up krijgt als deze het domein opent. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om bijzonderheden over het domein aan een BO gebruiker mede te delen, zoals 'Neem eerst contact op met XXXX over bijzondere boeking afspraken'.


Zie ook: