Domein instellen (portaal)

Via de instellingen van een domein kan een gebruiker met de rol 'Portaalbeheerder' de volgende zaken vastleggen:
  • Domein openen om administratieprofiel in te voeren
  • Status van domein switchen van 'Opstart' naar 'Actief'
  • Overdragen domein naar andere eigenaar
  • Toegang tot domein afschermen
  • Toewijzen van betrokken medewerkers (vaste verantwoordelijke en backup) aan domein
  • Blokkeren van toegang tot domein (voor slecht betalende klant)
  • Notities toevoegen.

LET OP!
Een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' kan het domein ook openen om het administratieprofiel in te voeren. Alle andere instellingen kunnen door de backoffice alleen worden bekeken.

Het scherm om de instellingen van een domein te bekijken en/of te wijzigen wordt als volgt geopend:
  • automatisch direct na het aanmaken van een nieuw domein
  • in het backoffice portaal onderin klikken op de tegel 'Domeinen' of linksboven op het icoon 'Domeinen'.




  • In het overzicht 'Domeinen' klik je vervolgens op > voor de naam van een domein.


Het volgende scherm wordt geopend:



Linksboven in je scherm vind je de volgende knoppen:



Bewerken: leg de gewenste instellingen van het domein vast.
Openen: open direct het domein om het administratieprofiel in te voeren
Contract: bekijk een volledig overzicht van je Yuki contract.
Tevredenheid: bekijk de klanttevredenheid van dit domein.
Deze maand beëindigen: beëindig het contract van dit domein deze maand.
Volgende maand beëindigen: beëindig het contract van dit domein volgende maand.

Voor een gebruiker met de rol 'Portaal backoffice' zijn alleen de knoppen 'Openen', 'Contract' en 'Tevredenheid' zichtbaar.

LET OP!
Alleen de eigenaar van een domein kan het contract van een administratie beëindigen.

 

Instellingen domein vastleggen

De portaalbeheerder klikt linksboven in dit scherm op de knop 'Bewerken' om de gewenste instellingen vast te leggen. Het volgende scherm wordt geopend:



LET OP!
Na het aanbrengen van wijzigingen moeten de gewijzigde instellingen in dit scherm worden bewaard.



Hoofdgegevens

Hier zie je diverse gegevens over het domein, de URL, de looptijd van het contract en het factuuradres. Je kunt hier twee twee zaken wijzigen:

Opstart -> Actief
Elk nieuw domein wordt aangemaakt in de status 'Opstart'. Deze fase is bedoeld om aan te geven dat men nog bezig is met het inrichten van het domein en het opstarten / opleiden van de klant. Als een domein volledig is ingeregeld kan het handig zijn om de status over te zetten naar 'Actief'. Dit is een interne status, de klant merkt hier niets van.

Eigenaar wisselen
De eigenaar van een domein heeft enkele speciale rechten. Deze is als het ware de beheerder van dat domein. Normaal is dat de eigenaar van het bedrijf. In bepaalde gevallen kan men het eigendom van een domein overdragen aan het kantoor of een medewerker van het kantoor. Voorbeeld kan zijn dat er is overeengekomen met Yuki dat het kantoor eigenaar is van de administratie. Enkel de bestaande eigenaar kan het eigendom overdragen.



Backoffice

Hier stel je de toegang tot het domein in en kun je de workflow en vragen die ontstaan in dit domein toewijzen aan vaste medewerkers.

Backoffice
Indien in Yuki bij dit domein is aangegeven dat er sprake is van een moedermaatschappij kan hier worden gekozen voor de backoffice van de partner of de backoffice van de moedermaatschappij van de partner.

BO toegang
Hier stel je in of het domein in de basis toegankelijk is voor:
  • Alle medewerkers
  • Medewerkers in een BO domein functie
    Alleen de medewerkers die zijn toegewezen aan het domein hebben toegang.
  • Medewerkers in BO domein functie en Yuki support:
    Alleen de toegewezen BO medewerkers én de medewerkers van Yuki support hebben toegang.
    Deze optie biedt uitkomst als er supportvragen zijn voor het betreffende domein. Alléén Yuki support kan meekijken, de overige medewerkers van het kantoor niet.


In de praktijk schermt men de toegang enkel af als het domein vertrouwelijke informatie bevat die niet voor de medewerkers van het kantoor bestemd zijn. Voorbeelden hiervan zijn domeinen van partners zelf, de administratie van het kantoor of publiek gevoelige domeinen.

BO verantwoordelijke
De BO verantwoordelijke is de medewerker die als primaire verantwoordelijke is toegewezen aan het domein. Alle te verwerken documenten, bankregels en vragen komen in zijn of haar workflow terecht. 

BO backup
Deze persoon vervangt in principe de BO verantwoordelijke als deze niet of niet tijdig beschikbaar is. De BO backup werkt normaal gesproken eerst zijn of haar eigen workflow af en bekijkt dan of er domeinen zijn waar hij of zij backup van is.

BO controller
Deze persoon is verantwoordelijk voor de maandelijkse controle van de administratie en voor de periodieke btw aangifte. 

BO account manager
Verantwoordelijke sales persoon in het domein. Dit veld is informatief en heeft geen directe functie in de workflow.

Geblokkeerd
Met dit veld kun je de toegang voor de klant blokkeren. De klant kan nog wel inloggen maar heeft geen toegang meer tot de informatie. Dit kan als dwangmiddel worden gebruikt wanneer de klant al enige tijd de facturen van het kantoor niet meer heeft betaald.



Notities

Deze zijn enkel op deze pagina zichtbaar. Dit kan gebruikt worden om specifieke afspraken met de klant of de historie van het contract te documenteren bijvoorbeeld: 'Domein werd op 1-5-2014 geblokkeerd nadat klant de betaalafspraak niet na kwam'.
Gebruik de knop 'Tijdstempel' om in te vullen door wie en wanneer de extra notitie werd gemaakt.



Backoffice mededeling

Dit is een melding waarvan een BO medewerker een pop-up krijgt als deze het domein opent. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om bijzonderheden over het domein aan een BO gebruiker mee te delen zoals 'Neem eerst contact op met XXXX over bijzondere afspraken over de boeking'.



Zie ook: