Uren registreren en factureren

Met de module Yuki Uren kun je gewerkte uren registreren en factureren. De module bevat diverse overzichten om de registratie van de uren en de tijdsbesteding van de medewerkers te monitoren. Een fiatteringsslag is mogelijk voordat van de geschreven uren factuurvoorstellen worden gemaakt.

Hieronder volgt een beschrijving van de mogelijkheden van Yuki Uren en een uitleg over hoe je deze module kunt gebruiken.

Wat kun je met Yuki Uren?

Via de Werksoorten maak je diverse soorten urenregistraties aan. Elke werksoort kan wel of niet facturabel zijn, en elke werksoort is gekoppeld aan een eigen verkoopartikel (die weer gekoppeld is aan een grootboekrekening).

Via Nieuwe Werkopdracht kies je een werksoort en leg je de uren vast.
In Gewerkte uren vind je week- en maand overzichten per werknemer.
In Werkopdrachten vind je een lijst met alle uren, gegroepeerd op relatie (klant) en project.
Via Werkzaamheden factureren kun je zowel facturabele als niet-facturabele werkzaamheden goedkeuren (als je hiervoor de juiste rechten hebt).
Voor goedgekeurde facturabele werkzaamheden wordt direct een factuur aangemaakt (maar nog niet verwerkt en verzonden).
Alle werkzaamheden met dezelfde werksoort en hetzelfde dossier worden één regel op de factuur.
De aangemaakte facturen kunnen nog apart bekeken, aangepast en verstuurd worden in de normale "Te verzenden" facturen overzichten in de Yuki verkoop-boekhouding.
Je kunt instellen dat bij elke uren-factuur een uren-specificatie wordt toegevoegd.
(Dit is een eenvoudig overzicht van de datum, omschrijving en het aantal uren van elke gefactureerde werkopdracht per werksoort).

Hoe werkt het?

Om uren te kunnen factureren in Yuki moeten een aantal zaken worden voorbereid:

Aanmaken van werksoorten
Registreren van uren (nieuwe Werkopdracht)
Factureren van werkzaamheden
Wel of niet toevoegen van urenspecificatie.

Werksoorten aanmaken

Via Werksoorten kun je diverse soorten urenregistraties aanmaken. Ga hiervoor naar de Agenda, dan links onderin naar Werksoorten en klik in de taakbalk op + Nieuwe Werksoort.

Vul een (korte) duidelijke omschrijving in. Deze omschrijving komt in principe ook op de factuur te staan (je kunt het per factuur nog wel handmatig aanpassen).
Het vinkje bij Actief zorgt ervoor dat je de werksoort kunt gebruiken.
Kies of de werksoort wel of niet facturabel is.
Niet-facturabele Werkopdrachten worden wel geregistreerd (zie Werkzaamheden en Gewerkte uren, links in de Agenda) maar komen niet op de factuur te staan.
Indien facturabel selecteer je een verkoopartikel uit de lijst door op het vergrootglas te klikken.
Kies de tijdseenheid die gebruikt wordt bij het registreren van Werkopdrachten voor deze werksoort.
Op de overzichten staat alles echter vermeld in uren; het gaat dus puur om de invoer.
In het vak Notities zijn uitsluitend toe te voegen kun je aangeven of notities na het toevoegen later nog te wijzigen zijn of niet.
als u een Documenten (bijvoorbeeld een werkbriefje) wilt toevoegen aan de werksoort kunt u hier aangeven hoe hiermee om wordt gegaan, alsmede in welke map de gekoppelde documenten worden opgeslagen.
Geef bij Goedkeuring aan door wie de Werkopdrachten voor deze werksoort goedgekeurd/gefactureerd mogen worden.

NB. Een medewerker met de rol 'directie' kan altijd alle uren goedkeuren en/of factureren.
Als in het goedkeuring veld niets wordt ingevoerd is de persoon waarvoor de gewerkte uren zijn ingevoerd tevens degene die de betreffende uren kan/mag goedkeuren en/of factureren.

Dossier beheerder; Bij deze instelling kan de dossierbeheerder en een gebruiker met de rol directie de werkuren goedkeuren en/of factureren.
Manager; Deze instelling zorgt ervoor dat de manager van de medewerker de werkuren van de medewerker kan goedkeuren en/of factureren een gebruiker met de rol "Directie"
Specifiek persoon; Hier kun je een gebruiker instellen die de werkuren kan goedkeuren en/of factureren en een gebruiker met de rol directie

Mail versturen, indien aangevinkt wordt er een notificatiemail gestuurd naar één van de personen welke de werkzaamheden mag goedkeuren, als er bij punt 1. niets wordt ingevoerd zal de mail respectievelijk naar 2. of 3. gaan
Stap 3 de functie Goedkeuring van realisatie wordt niet gebruikt bij de werksoort instellingen.
Klik op Bewaren.

Uren registreren (nieuwe Werkopdracht)

Uren registreren doe je door op Nieuwe Werkopdracht te klikken en de juiste werksoort te selecteren.

Vul een omschrijving in. Deze is voor elke werkopdracht zichtbaar in het Werkzaamheden factureren overzicht.
Kies een datum.
Vul het aantal uren in (of minuten of dagen). “Van- tot” is een rekenhulpmiddel (voorbeeld: 09:00 – 11:45 is 2.75 uur of 165 minuten).
Kies een relatie door op het vergrootglas te klikken.
(Maak indien nodig eerst de relatie aan, via Relaties > Nieuwe relatie)
Als je geen relatie hebt gekozen kun je de Werkopdracht alleen terugvinden onder Overzicht -> Werkzaamheden onder “(geen relatie)”.
Klik dan op het pijltje voor de Werkopdracht (>) om alsnog een relatie te kiezen.
Het bijvoegen van een document is optioneel en wordt alleen bij de betreffende Werkopdracht gevoegd, niet bij de uiteindelijke factuur.

Werkzaamheden factureren

Dit scherm is te vinden onder Werkzaamheden factureren in de Agenda.
Alle Werkopdrachten (urenregistraties) waar een relatie aan gekoppeld is komen hier terecht.
Je kunt de Werkopdrachten goedkeuren, eventueel aanpassen en/of factureren.

Als linksboven Nog te factureren is selecteert zie je alle facturabele Werkopdrachten.
Bovenaan in de taakbalk zie je drie knoppen: Bewaren, Factureren en Goedkeuren.

Bewaren is voor als je bijvoorbeeld aantallen hebt aangepast.
(Aangepaste prijzen worden niet opgeslagen. Prijzen aanpassen doe je in de prijslijst of per factuur handmatig).
Als je op Factureren klikt worden er verkoopfacturen (per relatie per dossier) gegenereerd voor de geselecteerde werkzaamheden (Werkopdrachten).
Bij het goedkeuren van Werkopdrachten verdwijnen ze uit de lijst. Je kunt ze dan niet meer factureren.

Als je linksboven Niet facturabel selecteert kun je de niet-facturabele werkzaamheden goedkeuren/afhandelen.
Ze verdwijnen dan uit de lijst maar staan nog wel in de lijst Werkzaamheden en bij Gewerkte uren.

Rechten en rollen:

Uren-specificatie

Je kunt instellen dat bij elke urenfactuur een urenspecificatie wordt toegevoegd.
Ga hiervoor naar Verkoop, factuurinstellingen,

Lay-outs en open de layout door op het > teken te klikken.

Klik dan op potloodje om vervolgens rechts onder Specificatie instellingen een vink achter

'Voeg uren toe bij facturatie van werkzaamheden' te zetten.

Navigatie