Documentatie‎ > ‎

Uren registreren en factureren

Met de module Yuki Uren kun je gewerkte uren registreren en factureren. De module bevat diverse overzichten om de registratie van de uren en de tijdsbesteding van de medewerkers te monitoren. Een fiatteringsslag is mogelijk voordat van de geschreven uren factuurvoorstellen worden gemaakt.

Hieronder volgt een beschrijving van de mogelijkheden van Yuki Uren en een uitleg over hoe je deze module kunt gebruiken.



Wat kun je met Yuki Uren?


Via de Werksoorten maak je diverse soorten urenregistraties aan. Elke werksoort kan wel of niet facturabel zijn, en elke werksoort is gekoppeld aan een eigen verkoopartikel (die weer gekoppeld is aan een grootboekrekening).
  • Via Nieuwe Werkopdracht kies je een werksoort en leg je de uren vast.
  • In Gewerkte uren vind je week- en maand overzichten per werknemer.
  • In Werkopdrachten vind je een lijst met alle uren, gegroepeerd op relatie (klant) en project.
  • Via Werkzaamheden factureren kun je zowel facturabele als niet-facturabele werkzaamheden goedkeuren (als je hiervoor de juiste rechten hebt).
  • Voor goedgekeurde facturabele werkzaamheden wordt direct een factuur aangemaakt (maar nog niet verwerkt en verzonden).
  • Alle werkzaamheden met dezelfde werksoort en hetzelfde dossier worden één regel op de factuur.
  • De aangemaakte facturen kunnen nog apart bekeken, aangepast en verstuurd worden in de normale "Te verzenden" facturen overzichten in de Yuki verkoop-boekhouding.
  • Je kunt instellen dat bij elke uren-factuur een urenspecificatie wordt toegevoegd.
    (Dit is een eenvoudig overzicht van de datum, omschrijving en het aantal uren van elke gefactureerde werkopdracht per werksoort).


Hoe werkt het?


Om uren te kunnen factureren in Yuki moeten een aantal zaken worden voorbereid:
  • Aanmaken van werksoorten
  • Registreren van uren (nieuwe werkopdracht)
  • Factureren van werkzaamheden
  • Wel of niet toevoegen van urenspecificatie.


Werksoorten aanmaken


Via Werksoorten kun je diverse soorten urenregistraties aanmaken. Ga hiervoor naar de Agenda, dan links onderin naar Werksoorten en klik in de taakbalk op + Nieuwe Werksoort.



Algemeen
  • Omschrijving: Deze omschrijving komt in principe ook op de factuur te staan (je kunt het per factuur nog wel handmatig aanpassen).
  • Actief: Selecteer dit om ervoor te zorgen de werksoort gebruikt kan worden.
  • Facturabel: Geef aan of de werksoort wel of niet facturabel is.
    Niet-facturabele Werkopdrachten worden wel geregistreerd (zie Werkzaamheden en Gewerkte uren, links in Agenda) maar komen niet op de factuur te staan.
    Indien facturabel selecteer je een verkoopartikel uit de lijst door op het vergrootglas te klikken.
  • Eenheid: Selecteer de tijdseenheid die gebruikt wordt bij het registreren van werkopdrachten voor deze werksoort.
    Op de overzichten staat alles echter vermeld in uren; het gaat dus puur om de invoer.
  • Zet direct bij aanmaken op afgehandeld

Invoer
  • Notities zijn uitsluitend toe te voegen: Hier geef je aan of notities na het toevoegen later nog te wijzigen zijn of niet.

Document(en)
  • Toon het gekoppelde document (bijvoorbeeld werkbriefje):
  • Ordner/tab voor attachments: Kies in welke ordner/tab de gekoppelde documenten worden opgeslagen.

Goedkeuring

Geef hier aan door wie de werkopdrachten voor deze werksoort goedgekeurd/gefactureerd mogen worden.
Als in de sectie 'Goedkeuring' niets wordt geselecteerd of ingevoerd is de persoon waarvoor de gewerkte uren zijn ingevoerd tevens degene die de betreffende uren kan/mag goedkeuren en/of factureren.

LET OP!
Een gebruiker met de rol 'Directie' kan altijd alle uren goedkeuren en/of factureren.

  1. Dossier beheerder: Bij deze instelling kan de dossierbeheerder en een gebruiker met de rol 'Directie' de werkuren goedkeuren en/of factureren.
  2. Manager: Deze instelling zorgt ervoor dat de manager van de medewerker de werkuren van de medewerker kan goedkeuren en/of factureren en een gebruiker met de rol 'Directie'.
  3. Specifiek persoon: Hier kun je een gebruiker instellen die de werkuren kan goedkeuren en/of factureren en een gebruiker met de rol 'Directie'.
  • Mail versturen: indien geselecteerd wordt er een notificatie e-mail gestuurd naar één van de personen welke de werkzaamheden mag goedkeuren, als er bij punt 1. niets wordt ingevoerd zal de mail respectievelijk naar 2. of 3. gaan.

LET OP!
De functie Goedkeuring van realisatie wordt NIET gebruikt bij de werksoort instellingen.



Uren registreren (nieuwe werkopdracht)


Uren registreren doe je door links in je scherm op 'Nieuwe werkopdracht' te klikken en de juiste werksoort te selecteren.


  • Omschrijving: Vul een omschrijving in. Deze is voor elke werkopdracht zichtbaar in het overzicht 'Werkzaamheden factureren'.
  • Door
  • Datum: Kies een datum.
  • Uren: Vul het aantal uren in (of minuten of dagen).
    Van - tot is een rekenhulpmiddel (voorbeeld: 09:00 – 11:45 is 2.75 uur of 165 minuten).
  • Dossier:
  • Relatie: Kies een relatie door op het vergrootglas te klikken.
    Maak indien nodig eerst de relatie aan.
    Als je geen relatie hebt gekozen kun je de werkopdracht alleen terugvinden onder Overzicht -> Werkzaamheden onder “(geen relatie)”.
    Klik dan op het pijltje voor de Werkopdracht (>) om alsnog een relatie te kiezen.
  • Document: Het bijvoegen van een document is optioneel en wordt alleen bij de betreffende werkopdracht gevoegd, niet bij de uiteindelijke factuur.
  • Van mijn computer
  • Notities:
  • Tags


Werkzaamheden factureren


In dit overzicht zie je alle werkopdrachten (urenregistraties) waar een relatie aan gekoppeld is. Je kunt de werkopdrachten goedkeuren, eventueel aanpassen en/of factureren.

Open de module 'Agenda' en klik links in je scherm op 'Werkzaamheden factureren'.



Je kunt het overzicht filteren op nog te factureren werkzaamheden, niet facturabele werkzaamheden en gegenereerde facturen.

Nog te factureren

In deze weergave zie je alle facturabele werkopdrachten. Deze opdrachten kunnen worden bewaard, gefactureerd of goedgekeurd worden zonder te facturen:
  • Bewaren is voor als je bijvoorbeeld aantallen hebt aangepast.
    (Aangepaste prijzen worden niet opgeslagen. Prijzen aanpassen doe je in de prijslijst of handmatig per factuur).
  • Factureren: Er worden verkoopfacturen (per relatie per dossier) gegenereerd voor de geselecteerde werkzaamheden (werkopdrachten).
  • Goedkeuren zonder te factureren: Bij het goedkeuren van werkopdrachten verdwijnen deze uit de lijst. Je kunt ze dan niet meer factureren.
Niet facturabel

In deze weergave kun je de niet-facturabele werkzaamheden goedkeuren en/of afhandelen.
De werkopdrachten verdwijnen dan uit de lijst maar staan nog wel in de overzichten 'Werkzaamheden' en 'Gewerkte uren'.

Gegenereerde facturen

In deze weergave zie je alle gegenereerde facturen voor de werkopdrachten die gefactureerd konden worden.

Rechten en rollen:


Urenspecificatie


Je kunt instellen dat bij elke urenfactuur een urenspecificatie wordt toegevoegd.

Open de module 'Verkoop', klik links in je scherm op 'Factuurinstellingen' en open vervolgens het tabblad 'Lay-outs'.



Klik op > voor de desbetreffende factuur lay-out.



Klik nu linksboven in het geopende scherm op het potloodje en selecteer vervolgens onder de kop 'Specificatie instellingen' de optie ''Voeg urenspecificatie toe bij facturatie van werkzaamheden'.




Zie ook: