Dossiers automatisch toewijzen

Dossiers kunnen gebruikt worden om binnen de financiële administratie transacties te groeperen anders dan op grootboekrekening of relatie.  Daarmee kunnen kosten, opbrengsten of investeringen toegewezen worden aan bijvoorbeeld projecten of afdelingen. 

Het toewijzen van financiële transacties wordt gedaan door facturen of andere financiële transacties toe te wijzen aan een dossier. Daarmee worden ook alle onderliggende transacties ook toegewezen aan dat dossier. 

Dat toewijzen kan handmatig gebeuren nadat de facturen zijn geboekt en verwerkt, maar kunnen ook al tijdens het boekingsproces automatisch worden toegewezen door de software.  Daarvoor heeft Yuki twee mogelijkheden ingebouwd:
  1. Werken met OCR herkenningsregels
  2. Automatische toewijzing op basis van dossiercodes op documenten
  3. Automatische toewijzing met behulp van het mailen van documenten

Werken met OCR match regels

Deze regels kunnen enkel door gebruikers in een Backoffice rol worden aangemaakt.  Hiermee kan ingesteld worden dat als er tijdens het herkennen van de factuur een bepaalde tekst op een factuur wordt gevonden, deze factuur aan een specifiek dossier wordt toegewezen.

Automatisch toewijzen op basis van dossiercodes op factuur

Een andere vorm van automatische toewijzing kan worden bereikt door ervoor te zorgen dat de maker van de factuur (de leverancier of jezelf bij verkoopfacturen) op de factuur een code print die overeen komt met de code van een dossier. Om dit mogelijk te maken moet aan de volgende regels voldaan worden:
  • Bij het dossier moet aangegeven worden dat automatische toewijzing is toegestaan
  • De code van het dossier moet minimaal 6 posities lang zijn en uniek. We adviseren om de code goed herkenbaar te maken zodat deze niet verward kan worden met andere mogelijke gegevens op een factuur zoals een KvK nummer, postcode, algemene naam etc. Vermijd ook codes die even lang zijn als veel voorkomende nummers zoals factuurnummers, datums of bankrekeningen. Een combinatie van letters en cijfers biedt de beste garantie op juiste toekenning. Bijvoorbeeld: PR12345 of ON98765. 
  • Vermijd ook tekens en spaties in de code. Leveranciers hebben nogal eens de neiging om deze weg te laten.
Handgeschreven codes worden in de regel niet herkend. Maar werken met etiketten is een mogelijkheid om achteraf nog de juiste projectcodes op facturen te krijgen.

Automatisch toewijzen met behulp van het mailen van documenten

Wanneer je een document per email doorstuurd naar de administratie, dan kun je in het onderwerp van de email een # teken zetten, direct gevolgd door de dossiercode. Yuki zal dan het document direct toewijzen aan het betreffende dossier, zonder dat hiervoor een lokale herkenningsregel aangemaakt dient te worden.

Dit werkt ook voor het mailen naar de "zelf te ordenen" map via mijn.domeinnaam@yukiworks.nl
Comments