Documentatie‎ > ‎Yuki Postbus‎ > ‎

Elektronische onkostendeclaratie aanmaken

Yuki heeft een elektronisch formulier ontwikkeld waarin je als gebruiker zelf alle kleine onkosten die je privé hebt betaald kunt invullen en declareren. Je kunt dat formulier voor verschillende doeleinden gebruiken:

  • Je wilt niet alle kleine bonnetjes uploaden maar alles verzamelen om kosten en tijd (scannen) te besparen.
  • Je wilt je werknemers de gelegenheid geven om hun onkosten elektronisch in te dienen.

LET OP!
Alleen werknemers en gebruikers met de rol 'Directie' kunnen deze onkostendeclaratie invullen!
Alleen gebruikers met de rol 'Directie' kunnen de onkostendeclaratie versturen zodat deze, indien hiervan gebruik wordt gemaakt, in de betaallijst terechtkomt.

LET OP!
Een verwerkte elektronische onkostendeclaratie wordt standaard bij de desbetreffende werknemer in de ordner 'Personeel/Declaraties' geplaatst.

Er ontstaat een openstaande post voor het desbetreffende personeelslid (rekening '20000 RC personeel'), de kosten (inclusief btw) worden op de desbetreffende grootboekrekening(en) geboekt.


Je kunt dit formulier op twee verschillende plaatsen aanmaken:
  • Open de ordner 'Personeel' en klik links in je scherm onder 'Acties' op 'Onkostendeclaratie'.
  • Open de Yuki postbus en klik links in je scherm onder 'Formulieren' op 'Onkostendeclaratie'.



Het volgende scherm wordt geopend:



In het invoerscherm specificeer je de onkostendeclaratie door de onderstaande velden correct in te vullen:
  • Administratie: Alleen zichtbaar wanneer er meerdere administraties in je domein aanwezig zijn. Je moet hier aangeven in welke administratie de declaratie geboekt moet worden.
  • Werknemer: Selecteer de werknemer aan wie de declaratie vergoed moet worden.

    LET OP!
    De werknemer moet al zijn ingevoerd als personeelslid in de module 'Personeel'.

  • Bankrekening: Vul de bankrekening in waarop de declaratie uitbetaald moet worden.
  • Omschrijving: Voer een korte omschrijving in. Dit wordt de omschrijving van het document in je archief bijv. 'Declaratie oktober 2017'.
  • Van datum: Deze datum is puur informatief.
  • Tot datum: Deze datum is puur informatief.


Declaraties toevoegen


Je kunt nu je diverse declaraties per regel invoeren. 
  • Declaratiesoort: Selecteer het soort uitgave, dit bepaalt waar de uitgave op geboekt wordt.
  • Factuurbedrag: Vul het totale bedrag van de uitgave in. Dit bedrag is inclusief btw (en eventuele fooi). Het bedrag wordt altijd gedeclareerd in Euro's.

    LET OP!
    Mocht je in een andere valuta betaald hebben reken het dan zelf om naar Euro's. Hiervoor kun je de valuta calculator van Yuki gebruiken. Deze vind je onderaan elk Yuki scherm.

  • Btw-bedrag: Voer de btw in zoals die op de bon vermeld staat (of dat deel dat je wenst terug te vorderen). Denk eraan dat de fiscus bepaalde btw niet accepteert zoals bijv. sigaretten op een benzinebon.
  • Omschrijving: Geef eventueel wat extra toelichting omtrent de uitgave bijv. met welke klant je hebt gegeten.


De onkostendeclaratie bewaren of versturen


Als je de onkostendeclaratie hebt ingevoerd kun je deze bewaren door linksboven te klikken op de knop 'Bewaren'. De onkostendeclaratie staat nu 'in concept' in de ordner 'Personeel/Declaraties'. De declaratie wordt dan nog niet verwerkt.

 

Is je declaratie eenmaal compleet om geboekt te worden, klik dan op de knop 'Versturen'. De declaratie wordt dan ter verwerking aangeboden en automatisch geboekt en afgehandeld.

LET OP!
Alleen gebruikers met de rol 'Directie' kunnen de onkostendeclaratie versturen zodat deze, indien hiervan gebruik wordt gemaakt, in de betaallijst terechtkomt.



Boeking van declaratie


Wanneer een werknemer in een administratie ook is vastgelegd als eigenaar, vennoot, partner of bestuurder van die administratie wordt een declaratie niet geboekt op RC personeel:
  • In een éénmanszaak, VOF en een maatschap worden de declaraties van de eigenaar, vennoten en partners als 'privéstorting' geboekt.
  • In andere rechtsvormen worden de declaraties van de bestuurder(s) zoals een directeur, aandeelhouder etc. op de juiste Rekening Courant rekening geboekt. 

LET OP!
Het is in Yuki dus belangrijk om bij de rechtsvorm van een administratie (zie administratieprofiel invoeren) de juiste personen in te voeren als eigenaar, vennoot, partner of bestuurder. Hierdoor worden automatisch de bijbehorende grootboekrekeningen 'Prive...' of 'RC...' aangemaakt. 


De bonnetjes als bijlage bewaren


Voor de Belastingdienst is het noodzakelijk de oorspronkelijke bonnetjes te bewaren. Het is voldoende om de originelen in een map op kantoor te bewaren. Je kunt er ook voor kiezen om de bonnetjes bij een declaratie in te scannen en ze in Yuki te bewaren. Om te voorkomen dat Yuki deze dubbel verwerkt (en in rekening brengt) kun je het beste hiervoor een eigen tabblad in de ordner 'Personeel' aanmaken (bijvoorbeeld 'Bijlagen'). Vanuit dit tabblad kun je dan de bonnetjes (bijv. als één PDF bestand) als bijlage uploaden of scannen via de Scan Wizard. Voor je eigen informatie is het dan handig om in de omschrijving van die bijlage te verwijzen naar het onderwerp van je declaratieformulier.



Zie ook: