Documentatie‎ > ‎De postbus‎ > ‎

Onkostendeclaratie formulier

LET OP

Alleen werknemers en gebruikers, niet medewerkers, met de rol 'Directie', kunnen dit formulier invullen).


Yuki heeft een formulier ontwikkeld waarin je als gebruiker zelf alle kleine onkosten die je privé hebt betaald kunt invullen en declareren. Je kunt dat formulier voor verschillende doeleinden gebruiken:
  • Je wilt niet alle kleine bonnetjes uploaden maar alles verzamelen om kosten en tijd (scannen) te besparen.
  • Je wilt je medewerkers de gelegenheid geven om hun onkosten elektronisch in te dienen.
LET OP
Het formulier kan enkel worden gebruikt voor kosten die je privé hebt betaald.

Afbeelding toevoegen

Waar vind ik het formulier?


Je kunt op twee plaatsen het formulier aanmaken:

1. 
Personeel -> Onkostenformulier
2. Yuki postbus (daar waar je ook upload en je vragen stelt en beantwoordt)

Hoe werkt het formulier?


Klik op de link om een nieuw formulier aan te maken.

Administratie


Dit wordt enkel gevraagd als je meer administraties in je domein voert. Geef aan in welke administratie de declaratie geboekt moet worden.

Werknemer


Kies de persoon aan wie de declaratie vergoed moet worden

Bankrekening


Geef de bankrekening in waarop de declaratie uitbetaald moet worden.

Omschrijving


Geef een korte omschrijving in. Dit wordt de omschrijving van het document in je archief. Bijvoorbeeld 'Declaratie oktober 2010'.

Datum

Deze datum is puur informatief.

Declaratieregels toevoegen


Je kunt nu diverse declaratie op het formulier invullen. 
  • Kies het soort uitgave. Dit bepaalt waar de uitgave geboekt wordt.
  • Geef het totale bedrag van de uitgave. Dit is inclusief BTW en eventuele tip. Het bedrag is in Euro's. Mocht je in een andere valuta betaald hebben reken het dan zelf om naar Euro's. Hiervoor kun je valuta calculator van Yuki voor gebruiken. Deze staat onderaan iedere Yuki pagina
  • Geef de btw in die op de bon vermeld staat (of dat deel dat je wenst terug te vorderen. Denk eraan dat de fiscus bepaalde btw niet accepteert (zoals snoep of sigaretten op een benzinebon).
  • Geef eventueel wat extra toelichting omtrent de uitgave, bijvoorbeeld met welke klant je hebt gegeten.

De declaratie bewaren of versturen


Als je de declaratie hebt ingegeven kun je deze bewaren (in concept). De declaratie wordt dan nog niet verwerkt. Is je declaratie eenmaal compleet om geboekt te worden, klik dan op de knop 'Versturen'. De declaratie wordt dan ter verwerking aangeboden en automatisch geboekt en afgehandeld.

Enkel personen in de rol 'Directie' mogen declaraties versturen.

Declaratieformulieren en het archief


De declaratieformulieren worden opgeslagen in de ordner 'Personeel' in de tab 'Declaraties'.

De bonnetjes als bijlage bewaren


Voor de belastingdienst is het noodzakelijk de oorspronkelijke bonnetjes te bewaren. Het is voldoende om de originelen in een map op kantoor te bewaren. Je kunt er ook voor kiezen om de bonnetjes bij een declaratie in te scannen en ze in Yuki te bewaren. Om te voorkomen dat Yuki deze dubbel verwerkt (en in rekening brengt) kun je het beste hiervoor een eigen tab in de ordner 'Personeel' aanmaken (bijvoorbeeld 'Bijlagen'). Scan vanuit die tab de bonnetjes in. Dat mag ook gezamenlijk in een PDF. Voor je eigen informatie is het dan handig om in de omschrijving van die bijlage te verwijzen naar het onderwerp van je declaratieformulier.

Boeking van het onkostendeclaratieformulier


  • In een éénmanszaak, VOF en een maatschap worden de declaraties als "Privéstorting" geboekt (tenzij het in de declaratie om een werknemer gaat)
  • In andere rechtsvormen worden de juiste rekeningen courant gebruikt voor directeuren, aandeelhouders, etc. als één van deze personen de declaratie indient.