Documentatie‎ > ‎

Yuki Postbus


De postbus in Yuki is het communicatiecentrum tussen de gebruikers en de backoffice. Het is de centrale plaats voor het aanleveren van documenten en banktransacties, voor het stellen van vragen en om te kijken of er nog zaken zijn die je aandacht nodig hebben. 



Open de module 'Yuki Postbus' door te klikken op het icoon 'Yuki Postbus' bovenin je scherm. Het startscherm van de module 'Yuki Postbus' wordt nu geopend:



Links in je scherm vind je de belangrijkste functies van de module 'Yuki Postbus'. Ze worden hieronder kort beschreven.


Vragen (communicatie met je backoffice)
Via de postbus verloopt de belangrijkste online communicatie tussen gebruikers en de backoffice. Je kunt er vragen stellen over de werking van de software, over hoe iets door de backoffice verwerkt is of moet worden of je kunt er een klacht indienen.

Ook de backoffice gebruikt de postbus om vragen aan jou te stellen of mededelingen te doen. Als de backoffice bijvoorbeeld niet weet waar een document (factuur) over gaat en deze dus niet goed kan boeken, zal de backoffice hierover een vraag aan je stellen via de postbus. Jij kunt die vraag dan eenvoudig oppakken, het document bekijken en vervolgens een korte toelichting geven. 

Voor een uitgebreide beschrijving van het stellen en beantwoorden van vragen in Yuki zie Vragen (communicatie tussen backoffice en gebruiker).


Aanleveren 
Je kunt op diverse manieren de documenten en transacties aanleveren die nodig zijn voor het voeren van je boekhouding. De meest gebruikte zijn:
  • Direct scannen vanuit Yuki
  • Uploaden van 1 of meerdere bestanden tegelijk
  • Uitwisselen via een gedeelde Dropbox folder
  • Drive
  • mailen naar het e-mailadres van de administratie.


In behandeling



Historie
In dit overzicht zie je alle aangeleverde documenten per geselecteerde periode. Hier is onder andere te zien wanneer een document is aangeleverd en wat de status ervan is (in behandeling of afgehandeld).
Voor een uitgebreide beschrijving van dit overzicht zie Scan/upload batches.


Verwerkte transacties
Indien je in meer detail wilt weten welke transacties over de afgelopen maand in rekening zijn gebracht, vind je hier een detailoverzicht waarin staat aangegeven hoeveel en welke transacties Yuki voor je heeft verwerkt.
Voor een uitgebreide beschrijving van dit overzicht zie 


Laatste batch



Aandacht
Yuki houdt voortdurend in de gaten of bepaalde onderdelen van je boekhouding of je administratie aandacht nodig hebben. Dit betreft de volgende categorieën: Niet verwerkt, Bank, Inkoop, Verkoop en Vraagposten.
Bekijk deze zaken goed en handel ze af nadat je ze bekeken en waar nodig actie ondernomen hebt zodat je aandachtslijst steeds een indicatie is van wat je nog moet doen om je boekhouding op orde te houden.
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Aandachtspunten in je administratie.


Scan formulieren
Hier vind je twee standaardformulieren die het eenvoudiger kunnen maken om bepaalde informatie of documenten aan te leveren ter verwerking door de backoffice. Zo is er een scanformulier voor het aanleveren van losse bonnetjes of een standaardformulier voor een kasstaat (Excel of PDF).
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Scan formulieren


Onkostendeclaratie
Om te voorkomen dat de onkostendeclaratie van werknemers op papier moet worden aangeleverd kan de onkostendeclaratie ook direct worden ingevuld in een digitaal formulier.
Voor een uitgebreide beschrijving van deze functie zie Elektronische onkostendeclaratie aanmaken.


Zie ook: