Documentatie‎ > ‎

Workflow regels

Met Workflowregels kun je na het verwerken van een document automatisch taken aanmaken op basis van de informatie in het document. Op die manier kun je het document bij iemand onder de aandacht brengen of aan iemand ter goedkeuring aanbieden.

Waar vind ik deze functie?

Ga naar het Archief en start in de linkerbalk de functie "Workflowregels" op. De functie is enkel beschikbaar indien ook de module YUKI WORKFLOW geactiveerd is. Indien de functie nog niet zichtbaar is, ga dan naar de Yuki Store om de functie te activeren.

Aanmaken van een workflow regel

In de lijst klik op Nieuw.  Het onderstaande scherm verschijnt. Selecteer eerst aan de invoer zijde aan welke criteria het document moet voldoen.



Document soort
Momenteel worden enkel inkoopfacturen en declaraties ondersteund

Relatie
Dit veld is niet verplicht. Als je een taak wenst aan te maken voor facturen van een bepaalde leverancier of declaraties van een werknemer, selecteer hier dan die leverancier of werknemer. Laat anders het veld leeg.

Administratie
Dit veld is niet verplicht. Als je een taak wenst aan te maken voor documeten van een bepaalde administratie, selecteer hier dan die administratie. Laat anders het veld leeg.

Bedrag
Wil je bijvoorbeeld dat een factuur tot 10.000 euro naar een bepaalde persoon X gaat en alles daarboven naar persoon Y, maak dan twee workflow regels aan. De eerste is dan van 0 - 10.0000 euro, de tweede van 10.000 - 

Grootboekrekening
Dit veld is niet verplicht. Als je een taak wenst aan te maken voor facturen die op een bepaalde grootboekrekening geboekt zijn, selecteer hier dan die grootboekrekening. Laat anders het veld leeg. Bijvoorbeeld alles wat op Marketingmaterialen wordt geboekt moet goedgekeurd worden door persoon X.

Betaalwijze
Indien je enkel een taak wenst aan te maken indien de factuur nog betaald moet worden via Overschrijving, selecteer dan hier die betaalwijze.

Prioriteit
Het kan voorkomen dat een factuur aan meerdere regels voldoet. In dat geval bepaalt de prioriteit welke regel wordt uitgevoerd en dus welke taak wordt aangemaakt. Begin dus eerst met regels van prioriteit 4 of 5 en ga daarna speciale regels aanmaken die een hogere prioriteit hebben dan de algemene regels. 
Een voorbeeld: 

Als je ALTIJD alle facturen met een bedrag groter dan 10.000 euro zelf wenst goed te keuren dan maak je een regel aan waarbij je alle invoervelden leeg laat, behalve het bedrag veld. Je geeft die regel dan de hoogste prioriteit.


UITVOER
Nadat je de invoer criteria hebt bepaald dien je enkel nog te definieren welke taak je wenst aan te maken en voor wie.

Taaksoort
Selecteer de taaksoort die automatisch aangemaakt moet worden als aan alle criteria wordt voldaan.

Werknemer
Bij het definieren van de taaksoort wordt bepaald naar wie een taak gaat als deze wordt aangemaakt. Zie voor meer uitleg de pagina over Taaksoorten

Heb je bij het definieren van stap 1 (Goedkeuren) van de taaksoort aangegeven dat de taaksoort door een handmatig te selecteren persoon moet worden aangemaakt, dan kun je hier bij de workflowregel bepalen welke persoon dat is. 
Wil je dat een taak bijvoorbeeld altijd naar de beheerder van het dossier gaat die aan het document gekoppeld is, dan dien je dat bij de taaksoort aan te geven.





Comments