Documentatie‎ > ‎

Versturen van verkoopfacturen

In Yuki is het mogelijk om verkoopfacturen aan te maken en deze vervolgens digitaal te versturen naar je klanten. Deze verkoopfacturen worden na het versturen direct in de boekhouding verwerkt en in de juiste ordner geplaatst. 


Er zijn drie manieren om verkoopfacturen te versturen naar je klanten:
  • Standaard per gewone post
  • Standaard per e-mail:
    • In bulk via de lijst 'Te verzenden'
    • Apart verwerken van verkoopfactuur.


LET OP!

Per klant kan een standaard verzendwijze voor de verkoopfacturen worden ingesteld: per e-mail of per post.


LET OP! 

Het versturen van je verkoopfacturen per e-mail is alleen mogelijk wanneer er bij je klant een e-mailadres is vastgelegd én de klantspecifieke instelling (verzendwijze) op 'E-mail' staat. Voor een uitgebreide beschrijving zie helppagina E-mailadres versturen verkoopfacturen.

Voordat je daadwerkelijk de verkoopfacturen afdrukt en/of verstuurt controleer je eerst of de instellingen voor verkoopfacturen correct zijn:



  • Klopt het volgende factuurnummer? Zo nee, klik op de knop en voer het correcte eerstvolgende factuurnummer in.
  • Is de juiste factuurdatum van de te verzenden facturen ingevoerd? Zo nee, wijzig de factuurdatum.
  • Is de correcte factuur lay-out geselecteerd? Zo nee, selecteer de juiste factuur lay-out.
  • Ziet het schermvoorbeeld van de factuur er naar wens uit? Zo nee, wijzig de factuur lay-out.

Om een verkoopfactuur 'in behandeling' te zetten klik je rechtsboven in je scherm op de knop 'Markeer de geselecteerde facturen als te behandelen'. De factuur verdwijnt uit deze lijst. Deze facturen kunnen via het overzicht 'In behandeling' worden bekeken en 'behandeld'.



Per gewone post versturen van verkoopfacturen

Wanneer je bij stap 1 in het facturatieproces, Instellingen voor verkoopfacturenin het veld 'Verzendwijze' hebt aangegeven dat alle verkoopfacturen per gewone post moeten worden verzonden en je meerdere verkoopfacturen tegelijkertijd verwerkt, worden ze afgedrukt en vervolgens verwerkt in je administratie in Yuki.
De afgedrukte verkoopfacturen kunnen vervolgens per gewone post worden verstuurd.

LET OP!
In de module Relatiebeheer kun je gebruik maken van de functie 'Etiketten' om de te versturen enveloppen te adresseren.

Open de module Verkoop en klik links in je scherm op 'Te verzenden'.



Er wordt een lijst geopend met alle te verzenden verkoopfacturen. 
Voor elke verkoopfactuur wordt d.m.v. een icoon aangegeven hoe de aflevering van deze factuur zal plaatsvinden:

  De factuur wordt verstuurd per gewone post
  Klantspecifieke instelling: Per e-mail. De factuur wordt niet verwerkt.

Boven in je scherm kan je ook de aflevering van deze verkoopfacturen filteren op facturen die per post zullen worden verzonden en facturen die niet zullen worden verwerkt.

Door rechtsboven in je scherm te klikken op de knop 'Verwerken' worden de geselecteerde verkoopfacturen afgedrukt en verwerkt in je administratie. 


In bulk versturen van verkoopfacturen (e-mail)

Wanneer je bij stap 1 in het facturatieproces, Instellingen voor verkoopfacturen, in het veld 'Verzendwijze' hebt aangegeven dat alle verkoopfacturen per e-mail of waar mogelijk per e-mail moeten worden verzonden en je meerdere verkoopfacturen tegelijkertijd verwerkt, worden ze automatisch per e-mail naar je klant verstuurd (mits deze een e-mailadres heeft.

LET OP!

De begeleidende tekst die met de e-mail wordt verstuurd, kan worden aangepast tijdens stap 2 in het facturatieproces Aanmaken of wijzigen factuur lay-out. 


Open de module Verkoop en klik links in je scherm op 'Te verzenden'.



Er wordt een lijst geopend met alle te verzenden verkoopfacturen.
Voor elke verkoopfactuur wordt d.m.v. een icoon aangegeven hoe de aflevering van deze factuur zal plaatsvinden:

  De factuur wordt verstuurd per e-mail
  De factuur wordt verstuurd per gewone post
  Klant heeft geen e-mailadres. De factuur wordt niet verwerkt.

Boven in je scherm kan je de aflevering van deze verkoopfacturen filteren op facturen die per post zullen worden verzonden en facturen die niet zullen worden verwerkt.

Door rechtsboven in je scherm te klikken op de knop 'Verwerken' worden de geselecteerde facturen afgedrukt, verwerkt in de financiële administratie' en daadwerkelijk per e-mail naar je klanten verstuurd.



Apart versturen van verkoopfactuur (e-mail)

Ook een verkoopfactuur die je apart verwerkt kun je per e-mail versturen.

Open de module Verkoop en klik links in je scherm op 'Te verzenden'. Open vervolgens de verkoopfactuur die je apart wilt verwerken door te klikken op het onderwerp van de desbetreffende verkoopfactuur.



Klik in de nu geopende verkoopfactuur op de knop 'Verwerken' om de factuur apart te verwerken. 



Het volgende scherm wordt geopend:



Het e-mailadres 'Bedrijf1Inkoop@home.nl' is hier ingevoerd. Als het e-mailadres 'Bedrijf1@home.nl' nu van het type Factuur is, wordt deze op de relatiekaart vervangen door 'Bedrijf1Inkoop@home.nl'.

Als het e-mailadres 'Bedrijf1@home.nl' echter van het type Werk is dan wordt het e-mailadres 'Bedrijf1Inkoop@home.nl' aan de relatiekaart toegevoegd als e-mailadres van het type Factuur.

Klik op de knop 'Verwerken' om de aparte verkoopfactuur af te drukken, te verwerken in de financiële administratie en daadwerkelijk per e-mail naar je klant te versturen.