Incasseren via SEPA incassobestand

Tot 1 augustus 2014 kon je verzamelbetalingen aanleveren in het zogenaamde CLIEOP-formaat. CLIEOP is onder SEPA vervangen door het PAIN formaat. De meeste banken kunnen de PAIN -bestanden verwerken en 'spreken over SEPA bestand. Het voordeel van het SEPA formaat is dat je nu ook EURO-betalingen binnen Europa via hetzelfde bestand kunt aanleveren.

Een SEPA bestand bevat één of meer groepen posten die bestaan uit zakelijke betalingen of incasso-opdrachten van dezelfde opdrachtgever. Bij zakelijke betalingen hebben alle posten in de groep hetzelfde rekeningnummer van de betaler, bij incasso-opdrachten hebben ze hetzelfde rekeningnummer van de begunstigde. Zakelijke incasso's bevatten debiteurenbetalingen.

Na het invoeren van het SEPA incassant ID en het aanmaken van de SEPA incasso machtigingen in Yuki doorloop je de volgende stappen om je verkoopfacturen via een SEPA incassobestand te incasseren:
  • Aanmaken van een Concept SEPA incassobestand
  • Definitief maken van SEPA incassobestand (boeking onverdicht en verdicht incassobestand)
  • Versturen van SEPA incassobestand naar de bank.
  • Beheren van storno's.

LET OP!
Alle gebruikers met financiële rechten (rol 'Financiële administratie' of 'Externe accountant') of de rol 'Procuratie' of 'Directie' kunnen Concept SEPA incassobestanden aanmaken, wijzigen, verwijderen of definitief maken en versturen naar de bank.

De backoffice kan alleen Concept SEPA incassobestanden aanmaken en wijzigen.


Aanmaken van Concept SEPA incassobestand


Om een Concept SEPA incassobestand aan te maken doorloop je de volgende stappen:
  • Open de module 'Verkoop' en klik links in je scherm op 'Incasseren'. Het overzicht 'Nog te incasseren' wordt geopend:



    LET OP!
    In een SEPA incassobestand kunnen alleen te incasseren facturen van één type machtiging worden opgenomen.

  • Controleer bij het type 'Geen machtigingen' of er nog facturen zijn die je wilt gaan incasseren. Zo ja, maak een nieuwe machtiging aan of zorg ervoor dat de gegevens van de machtiging compleet zijn.

     
  • Zet, indien nodig, één of meer verkoopfacturen 'in behandeling' door rechtsboven in je scherm op de knop 'Markeer de geselecteerde facturen als te behandelen' te klikken. De facturen verdwijnt uit dit overzicht. Deze facturen kunnen via het overzicht 'In behandeling' worden bekeken en 'behandeld'.
  • Selecteer de posten die je wilt gaan incasseren.
  • Klik bovenin je scherm op de knop 'SEPA'. Er wordt een Concept SEPA incassobestand aangemaakt.
    De geselecteerde facturen verdwijnen uit het overzicht 'Nog te incasseren' en komen in het overzicht 'Onderweg' terecht. 



    Je ziet het totaalbedrag van de incasso's in het SEPA bestand in het midden onderin het scherm. Als je verschillende uitvoeringsdata (zie hieronder uitleg veld 'Uitvoeren op') gebruikt krijg je per datum (batch) te zien hoeveel er die dag wordt geïncasseerd.

  • Selecteer de bankrekening ten gunste waarvan geïncasseerd moet worden.

    LET OP!
    Het incassant ID moet bij deze bankrekening zijn ingevoerd.

  • Voer de datum in waarop het SEPA incassobestand verwerkt moet worden.
  • Klik op > voor een incasso om deze te bewerken (aanvullen ontbrekende gegevens of corrigeren incorrecte gegevens): 
    • Bankrekening, IBAN en BIC code
    • Uitvoeren op: Hiermee kun je incasso's agenderen voor betaling in de toekomst. 
    • Betalingskenmerk: Het factuurnummer.
    • Betalingsomschrijving: De omschrijving van de incasso machtiging.
    • Incassomachtiging: Het referentienummer van de incasso machtiging.

Kolommen in SEPA incassobestand
  • Groen of geel bolletje: Groen als incasso gereed is voor verzending, geel als de gegevens nog niet volledig zijn.

    LET OP!
    Het overzicht kan bovenin het scherm ook worden gefilterd op 'Invoer niet volledig' of 'Goedgekeurd'.
     
  • Vervaldatum: Datum waarop de te incasseren post moet zijn voldaan. 
  • Administratie: Administratie waarin de incasso van het document wordt verwerkt.
  • Incassering van: Naam van de betaler.
  • Document: Omschrijving van document waarvoor de incasso is bedoeld. Klik op de link om het document te openen.
  • Bedrag: Dit is het bedrag dat nog openstaat op de factuur. 
  • IBAN: Het bankrekeningnummer van de betaler. Controleer dit nummer goed voordat de incasso wordt verzonden.
  • BIC Code: Deze code wordt automatisch ingevuld door Yuki (verplicht bij betalingen uit het buitenland)
  • Incasso machtiging: Referentienummer van de incasso machtiging.
  • Type: De status van de incasso machtiging 'OOFF' (eenmalig) of 'RCUR' (doorlopend).
  • BK: Betalingskorting is van toepassing op de factuur, de uitvoerdatum ligt voor de vervaldatum. 
  • Knop 'Verwijderen': Incasso wordt uit het incassobestand verwijderd en weer teruggezet in de lijst 'Nog te incasseren'.


Definitief maken van SEPA incassobestand


Het Concept SEPA incassobestand is nu klaar voor verwerking.



Je hebt nu drie mogelijkheden: 

  • Definitief maken: Om het Concept SEPA bestand definitief te maken klik je op de knop 'Maak definitief'. De volgende melding verschijnt in je scherm:



  • Klik op de knop 'Download' om het incassobestand te bewaren op je computer (meestal in directory 'Downloads').



    Het definitieve SEPA bestand vind je altijd terug door te klikken op de knop 'HIstorie', je ziet dan een overzicht van alle aangemaakte concept en definitieve incassobestanden.

  • Als concept bewaren: Om de gegevens van het Concept SEPA bestand daadwerkelijk als een concept te bewaren klik je op de knop 'Bewaren'. Je kunt de posten in het incassobestand dan nog wijzigen of verwijderen.
  • Verwijderen: Om het Concept SEPA bestand definitief te verwijderen klik je op de knop 'verwijderen'. Alle te incasseren posten worden weer in het overzicht 'Nog te incasseren' teruggezet.

LET OP!
De meeste banken accepteren alleen incassobestanden met uitvoeringsdatums die niet ouder zijn dan vijf dagen en niet nieuwer dan dertig dagen. Let hierop bij het definitief maken van het SEPA betaalbestand.


Boeking definitief incassobestand 


Indien bij je bankrekening in Yuki de optie´Verdicht incassobestand' is geactiveerd wordt er van het definitieve SEPA incassobestand automatisch een memoriaalboeking aangemaakt.
Is deze optie niet geactiveerd (dus onverdicht betaalbestand) dan wordt er alleen een memoriaalboeking aangemaakt als er één of meer facturen met betalingskorting aanwezig zijn. 

Door te klikken op de memoriaalboeking in het definitieve incassobestand kun je de memoriaalboeking bekijken.

Onverdicht incassobestand

Maak je gebruik van een onverdicht incassobestand (één regel per incasso) dan zal Yuki geen memoriaalboeking aanmaken. Alle te incasseren bedragen (facturen) blijven open staan. De facturen staan nog steeds in het overzicht 'Onderweg'.
Na verwerking van het incassobestand door de bank moet het geüploade bankbestand (met incasso's) in Yuki gematcht worden met de openstaande facturen.

LET OP!
Wanneer de bankrekening in Yuki' op 'Verdicht' wordt gezet verschijnt in alle onverdichte definitieve incassobestanden de knop 'Maak een memoriaalboeking aan om de facturen af te boeken'.



Verdicht incassobestand

Wordt er gebruik gemaakt van een verdicht incassobestand (één regel voor incasso van alle facturen) dan zal Yuki een memoriaalboeking aanmaken om deze regel te boeken op grootboekrekening '23000 Betalingen onderweg'. Alle openstaande bedragen (facturen) worden aangemerkt als 'Geïncasseerd' en staan dus niet meer in het overzicht 'Onderweg'.
Na de verwerking van het incassobestand door de bank moet het geüploade bankbestand (met één regel) in Yuki gematcht worden met de regel op grootboekrekening '23000 Betalingen onderweg'.

LET OP!
Voor elke uitvoerdatum (batch) in het definitieve SEPA incassobestand wordt een aparte regel aangemaakt.



Versturen van SEPA incassobestand naar bank


Nadat je het SEPA bestand definitief hebt gemaakt (en tijdelijk hebt opgeslagen op je computer) moet je het nog 'versturen' naar je bank en het daar ook autoriseren.



LET OP!
Er zitten in Yuki twee werkdagen tussen de aanleverdatum (verwerkingsdatum) en de uitvoerdatum (incasso datum) bij algemene of bedrijfsmachtigingen ongeacht of de machtiging al eerder is gebruikt.
De uitvoerdatum kan indien gewenst handmatig in het SEPA incassobestand worden gewijzigd.

De meeste banken hebben in hun Internetbankieren website een functie om het bestand te 'Uploaden'. Nadat je het incassobestand hebt geüpload, wordt door de bank bekeken of het verwerkt kan worden. Als alles goed gaat krijg je de vraag om met een code of wachtwoord de definitieve verwerking door de bank goed te keuren.

Lukt het om de een of andere reden niet om het bestand te laten verwerken door de bank dan kun je de lijst met aangemaakte incassobestanden ('Historie') openen. Verwijder hier het SEPA incassobestand zodat de facturen weer teruggezet worden in de lijst 'Nog te incasseren'. 


Beheren van storno's

Klik links in je scherm op 'Storno's.

In het overzicht Storno's worden de facturen weergegeven waarvan het bedrag is gestorneerd uit het incassobestand.

Indien een incasso door de bank of een klant wordt gestorneerd wordt er in de banktransactie een foutmelding gegeven. De foutmelding geeft informatie over de oorzaak en de te nemen vervolgactie:
  • AC01: Rekeningnummer incorrect
  • AC04: Rekening opgeheven
  • AC06: Rekeningnummer geblokkeerd
  • AG01: Rekeningnummer niet toegestaan (is bijvoorbeeld een spaarrekening)
  • AG02: Ongeldige bank transactie code
  • AM04: Onvoldoende saldo.
  • MD01: Geen machtiging verstrekt
  • MD02: Machtigingsgegevens niet volledig of niet juist
  • MD06: Terugboeking op verzoek klant
  • MS02: Onbekende reden klant
  • MS03: Onbekende reden bank.

Voor een overzicht over de te nemen vervolgacties zie Vervolgacties.

Om facturen waarvan de incasso is gestorneerd opnieuw ter incasso aan te bieden klik je bovenin je scherm op de knop 'Terug'. De geselecteerde facturen zullen verplaatst worden naar het overzicht 'Nog te incasseren'.