SEPA incasso machtiging aanmaken

Om je verkoopfacturen te kunnen incasseren via een SEPA incassobestand moet een relatie via een incasso machtiging toestemming aan de begunstigde geven om doorlopend of éénmalig automatisch bedragen van de (zakelijke) rekening te laten afschrijven.

Het type incasso machtiging (bedrijven of algemeen) dat voor relaties in Yuki moet worden aangemaakt hangt af van je SEPA incasso contract bij de bank.

LET OP!
Het is van belang dat de bankrekening (met het IBAN nummer) van de relatie is ingevoerd voordat de incasso machtiging wordt aangemaakt. De BIC wordt voor Nederlandse banken automatisch ingevoerd door Yuki.

Voordat je het SEPA incassobestand aanmaakt kun je eenvoudig controleren welke incasso machtigingen nog ontbreken of nog niet compleet zijn (waarschuwing).
 
Je kunt bij de ontbrekende machtigingen één óf meer incasso machtigingen in één keer aanmaken!
In het register controleer je van welke incasso machtigingen de gegevens nog niet compleet zijn. Hier kun je ook een nieuwe machtiging aanmaken.
Bij de uitstaande aanvragen vind je alle machtigingen terug zonder een startdatum.

Wanneer er voor één of meer relaties incasso machtigingen (met startdatum) zijn aangemaakt in Yuki is het mogelijk om je verkoopfacturen te incasseren via een SEPA incassobestand.

LET OP!
De backoffice en alle gebruikers met financiële rechten (rol 'Financiële administratie' of 'Externe accountant') of de rol 'Procuratie' of 'Directie' kunnen een SEPA incasso machtiging aanmaken.


Een SEPA incasso machtiging kan in drie verschillende modules worden aangemaakt en geregistreerd in Yuki:
  • 'Relatiebeheer': zoek en open de relatiekaart van de desbetreffende relatie (klant of bedrijf) en klik vervolgens links in je scherm op 'Incasso machtigingen'
  • 'Bank': klik links in je scherm op 'Incasseren'
  • 'Verkoop: klik links in je scherm op 'Incasseren'.


Ontbrekende machtigingen

Om alle relaties (met te incasseren facturen) te bekijken zonder een incasso machtiging klik je links in je scherm op 'Ontbrekende machtigingen'.



In dit overzicht kun je één of meer incasso machtigingen in één keer aanmaken:
  • Voer één of meer van de volgende standaardwaarden van de incasso machtiging in: Referentie, Type, Omschrijving en Startdatum. Voor een beschrijving van deze velden zie 'Aanmaken van nieuwe incasso machtiging'.
  • Selecteer de desbetreffende voorgestelde incasso machtigingen.
  • Klik rechtsboven in je scherm op de knop 'Toepassen op selectie'.
  • Controleer of alle gegevens van de voorgestelde incasso machtigingen correct zijn. Wijzig de gegevens indien nodig.
  • Klik bovenin je scherm op de knoop 'Aanmaken'.
 
Alle aangemaakte incasso machtigingen zijn te bekijken door links in je scherm te klikken op 'Register'.

Desgewenst kan dit overzicht gefilterd worden op 'alle klanten' of:
  • Klanten met openstaande incasso facturen
  • Klanten gefactureerd in de afgelopen maand
  • Klanten gefactureerd in het afgelopen half jaar
  • Klanten gefactureerd in het afgelopen jaar.
Daarnaast kun je ook alle relaties laten tonen waarbij geen IBAN is ingevoerd.



Register

Alle incasso machtigingen waarvan de gegevens nog niet compleet zijn (rood driehoekje) vind je terug door links in je scherm te klikken op 'Register'.  


Om de gegevens aan te vullen klik je op > voor de desbetreffende machtiging.

LET OP!
Wanneer een incasso machtiging al is gebruikt om een factuur te incasseren kunnen het type, de startdatum, de bankrekening en de referentie niet meer worden gewijzigd. In dat geval moet er een nieuwe incasso machtiging met een nieuwe startdatum worden aangemaakt.

Aanmaken van nieuwe incasso machtiging

Open de module ''Verkoop', klik links in je scherm op 'Incasseren' en vervolgens onder de kop 'Machtigingen' op 'Register'. Je ziet hier alle aangemaakte incasso machtigingen in de administratie.



Klik linksboven in je scherm op de knop 'Nieuw'.

Het volgende scherm wordt geopend:


Bedrijf
Kies hier in welke administratie de machtiging moet worden aangemaakt.

Relatie
Voer hier het bedrijf of de particulier in waarvan u wilt gaan incasseren.

IBAN
Er dient een IBAN nummer en BIC code aan de relatie gekoppeld te zijn voordat de incasso machtiging wordt aangemaakt.

Referentie
Dit kenmerk moet je zelf toekennen. Het moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
  • Het moet uniek zijn in combinatie met het incassant ID
  • Het mag niet langer zijn dan 35 posities en moet bestaan uit letters en/of cijfers (alfanumeriek).

Omschrijving
Dit is een vrij in te voeren veld. Zonder een omschrijving is het echter niet mogelijk om van de machtiging een PDF bestand te genereren.

Type
Je hebt de keuze uit vier verschillende machtigingen:
  • Eenmalige SEPA machtiging algemeen (particuliere en zakelijke rekeninghouders, terugboekrecht)
  • Doorlopende SEPA machtiging algemeen (particuliere en zakelijke rekeninghouders, terugboekrecht)
  • Eenmalige SEPA machtiging bedrijven (alleen zakelijke rekeninghouders, geen terugboekrecht)
  • Doorlopende SEPA machtiging bedrijven (alleen zakelijke rekeninghouders, geen terugboekrecht). 

Volgtype
Als er in het veld 'Type' is gekozen voor een doorlopende SEPA machtiging heb je hier de keuze uit twee opties:
  • Doorlopend (eerste keer)
  • Doorlopend.
Indien er voor de eerste keer wordt geïncasseerd met een doorlopende SEPA machtiging dient er altijd gekozen te worden voor de optie 'Doorlopend (eerste keer)'.

LET OP!
Alle doorlopende incasso's worden nu aangeleverd als type 'volgend' (RCUR). Er hoeft dus geen onderscheid meer gemaakt te worden tussen de eerste (FRST) en de volgende (RCUR) incasso bij een doorlopende incasso machtiging. 

Startdatum
De startdatum is de datum waarop de relatie de incasso machtiging heeft ondertekend. Het invoeren van een startdatum is dus alleen zinvol als je al een getekende machtiging van de relatie hebt ontvangen.

LET OP!
De startdatum mag nooit later zijn dan de eerste incasso opdracht.

LET OP!
Als er al een ClieOp incasso machtiging aanwezig is van de relatie dan kan er als startdatum 01-11-2009 worden ingevoerd. Dit in navolging van de voorschriften rondom het voortzetten van al bestaande machtiging overeenkomsten.

Einddatum
Dit veld mag leeg blijven indien de einddatum niet bekend is.

Document
Je kunt een door de relatie getekende machtiging uploaden in Yuki en deze vervolgens koppelen aan een aangemaakte machtiging.

Na het invoeren van alle gegevens van de machtiging klik je op de knop 'Bewaren' linksboven in je scherm.

LET OP!
De gegevens van een relatie moeten compleet zijn. Is dit niet het geval dan verschijnt de volgende melding bij het bewaren van een nieuwe incasso machtiging:


Als de machtiging wordt opgeslagen wordt er een PDF aangemaakt. Dit PDF bestand bevat de benodigde informatie om de machtiging te versturen naar de relatie om het te laten ondertekenen.


Klik rechtsboven in je scherm op de knop 'Afdrukbare versie' om het aangemaakte PDF bestand af te drukken en vervolgens te laten ondertekenen door de relatie.



De door de relatie ondertekende machtiging kan worden geüpload in Yuki en vervolgens gekoppeld worden aan deze machtiging (veld 'Document'). De ondertekende machtiging moet natuurlijk ook naar de bank worden verstuurd. 



Uitstaande aanvragen

Alle aangemaakte incasso machtigingen die nog moeten worden ondertekend door de relatie én waarvoor dus nog een startdatum moet worden ingevoerd vind je links in je scherm terug bij de 'Uitstaande aanvragen'. 




Zie ook: