Documentatie‎ > ‎

Opstart stap 3: scannen, uploaden of mailen van documenten

Er zijn zes manieren om informatie aan Yuki ter verwerking aan te leveren: scannen, uploaden, syncen met Dropbox of Google Drive, mailen en via de Yuki app.



Scannen


Een makkelijke weg om documenten digitaal aan Yuki aan te leveren is door ze te scannen met behulp van de Yuki scan-wizard. De scan-wizard zorgt ervoor dat de scanner optimaal is ingesteld en verstuurt de bestanden direct naar je domein, zonder tussenstap. Helaas kunnen niet alle scanners via onze scan-wizard aangestuurd worden. Wordt je scanner niet ondersteund, dan zul je de documenten eerst moeten scannen naar je computer om ze vervolgens naar je domein te uploaden. Bekijk ook de instructievideo in onze Wiki .

Internet explorer:
De eerste keer dat je de knop Scannen gebruikt dient er eerst een kleine toepassing op je computer geïnstalleerd te worden. Volg de instructies op je scherm. 

Chrome:
De chrome browser ondersteund de scan-wizard niet, wil je deze toch in chrome gebruiken dan dien je de extensie 
ClickOnce for Google Chrome te installeren. hier vind je de link. (NB. dit is een extensie van een 'derde partij', Yuki kan hier helaas geen support op geven). 


Uploaden


Uploaden is het versturen van bestanden van je computer naar je domein op het internet. Dat kun je gebruiken om eerder gescande documenten te versturen of om bijvoorbeeld de bestanden die je van je banktransacties hebt aangemaakt te versturen naar Yuki.
De centrale plaats voor het versturen van documenten en bestanden is de Yuki-postbus. 


Synchroniseren via gedeelde Dropbox of Google Drive folder


De meest gebruikte aanlevermethoden zijn het aanleveren via Dropbox en Drive. Beide zijn (in de basis) gratis opslagmedia in de cloud. Als je al Dropbox of Drive hebt kun je in je Dropbox of Drive directory een folder aanmaken die je vervolgens deelt met 'dropbox@yuki.nl' of voor Drive met 'support@yuki.nl'.
Als de gedeelde folder door Yuki is geaccepteerd, zullen we onder de aangemaakte folder allerlei subfolders creëren die de indeling van je digitale archief volgen. Als je vervolgens documenten in de folder(s) plaatst zal Yuki deze oppikken en in de juiste ordner plaatsen.
Als je Dropbox gebruikt zullen deze vervolgens verwijderd worden van de Dropbox folder. 
Maak je gebruik van Google Drive dan worden de documenten nadat Yuki ze heeft opgehaald in de drive map 'verwerkt' geplaatst.(deze kun je zelf weer leeg maken).



Mailen documenten naar administratie


Je kunt ook documenten mailen (of laten mailen). Je domein heeft een eigen email-adres: domeinnaam@yukiworks.nl. Heb je leveranciers die hun facturen elektronisch aan je sturen, dan kun je er ook voor kiezen om ze rechtstreeks naar dit e-mailadres te laten sturen. Je kunt ze natuurlijk zelf ook doorsturen naar dit adres.

Naast het versturen van documenten per e-mail naar Yuki via domeinnaam@yukiworks.nl, zijn er nu de volgende extra mogelijkheden:
  • Als er meerdere administraties in je domein zijn, kun je via administratienaam.domeinnaam@yukiworks.nl je documenten rechtstreeks naar de juiste administratie e-mailen. Hierin is administratienaam de naam van de administratie, met alle spaties en puntjes vervangen door streepjes, en zonder B.V. of andere achtervoegsels. Bijv. het e-mail adres voor jouw Bedrijf B.V. wordt jouw-bedrijf.domeinnaam@yukiworks.nl (bijv. ariba-holding.aribabv@yukiworks.nl). De documenten worden dan in de map 'Uitzoeken Yuki' geplaatst.
  • Via mijn.domein@yukiworks.nl (waar domein jouw eigen Yuki domein-naam is, bijv. mijn.aribabv@yukiworks.nl), kun je documenten rechtstreeks naar je eigen deel van het Yuki archief sturen (naar de 'Zelf te ordenen' ordner, hier zijn geen kosten aan verbonden).
  • Iedere administratie heeft dus z'n eigen e-mailadres, maar het domein heeft maar een mijn.domein@yukiworks.nl adres. Omdat de documenten aangeleverd in 'Zelf te ordenen' door de gebruiker zelf worden afgehandeld, verwacht Yuki geen administratienaam.


Mailadressen aanpassen


De domeinnaam is dus in eerste instantie leidend bij het opstellen van het e-mailadres, maar soms heeft dit onmogelijk lange e-mailadres namen tot gevolg, waarbij fouten snel gemaakt zijn en documenten naar een onbekend adres gestuurd worden en niet in het domein aankomen. Vandaar dat Yuki het mogelijk heeft gemaakt de domein/administratie e-mailadressen aan te passen. De voor jouw domein geldende e-mailadressen kun je als volgt vinden en eventueel wijzigen. Klik rechts bovenin het scherm op de Domeinnaam / het logo Yuki toont je nu de lijst van de administraties in het domein.
Hier vind je in de kolom 'E-mail adres voor documenten' de lijst. 


Deze adressen zijn door Yuki samengesteld, maar je kunt die als volgt aanpassen:
  • Klik op het potloodje in de taakbalk en en wijzig op het eerste tabblad ‘Algemeen’ het ‘E-mail adres voor documenten’.
 
LET OP!
Hoewel het voorbeeld van het door Yuki aangemaakte e-mailadres anders doet geloven, zijn alleen letters en cijfers toegestaan. 
  • Klik op 'Bewaren' om de instellingen op te slaan.



Mail via de Yuki app


Een foto gemaakt met de Yuki App wordt altijd naar het domein e-mailadres gestuurd. In die app wordt namelijk het e-mailadres opgebouwd aan de hand van de bij de instellingen ingegeven domeinnaam. Het algemene e-mailadres domein@yukiworks.nl blijft dus altijd bestaan. 

Mail ontvangen in Yuki


Als er aan een e-mail één bijlage gekoppeld is dan wordt het document automatisch in 'Uitzoeken Yuki' geplaatst.
De grote diversiteit aan mogelijke e-mailadres namen heeft er toe geleid dat Yuki de mails aangeboden aan een naam@yukiworks.nl adres eerst centraal ontvangt en pas daarna doorstuurt naar de desbetreffende domeinen. 

LET OP!