Documentatie‎ > ‎Relatiekaart‎ > ‎

Document verwerkingsregels

Yuki is een zelf lerend systeem, elke keer dat er een document wordt geboekt leert de Yuki robot hiervan en zal Yuki de boekingsgegevens van toekomstige documenten vergelijken met de aangeleerde waardes. Als het document aan de voorwaarden voldoet zal de boeking worden gamaakt. Bij twijfel zal Yuki het document ter controle aanbieden aan backoffice zodat het juist geboekt wordt.
De Yuki robot slaat de standaard verwerkingsregels automatisch op, hieronder lees je waar je de verwerkingsregels
kunt vinden, en hoe je de robot nog slimmer kunt maken door de regels aan te scherpen.
 
Standaardwaarden

In Yuki kun je bij de "Standaardwaarden" van een adres per adres/documentsoort/administratie-combinatie instellen welke grootboekrekening, btw-code. etc. er standaard moet worden gebruikt bij de verwerking van documenten. Dit zijn ook cruciale instellingen om volledig automatische verwerking van documenten mogelijk te maken.

Je vind de standaardwaarden naast elke adreskaart in het relatiescherm.


Als je in het "Standaardwaarden" scherm op "Uitgebreid" klikt, zie je dezelfde waarden weergegeven als verwerkingsregels. 


Verwerkingsregels


Je kunt hier de standaardwaarden uitbreiden naar verwerkingsregels met een groot aantal nieuwe mogelijkheden:

Verwerkingsregel: Documentniveau


Op basis van de volgende "Invoer" waarden:
  • Relatie
  • Documentsoort
  • Administratie (bij meerdere administraties binnen één domein)
  • Document datum-bereik
  • Bedrag-bereik
  • Valuta
  • Woorden in de OCR-tekst van het document
Kun je de volgende "Output" voor verwerking bepalen:
  • Grootboekrekening
  • Btw-code
  • Betaalwijze
  • Bankrekening
  • Betalingstermijn
  • Onderwerp document (volgens een template)
  • Valuta
Afhandelen

Ook zijn er uitgebreidere opties om de documenten al-of-niet automatisch door de Yuki IDR te laten afhandelen:
  • 'Nooit automatisch' 
    Het document zal niet automatisch worden verwerkt en altijd ter controle worden aangeboden aan de backoffice workflow.
  • 'Indien historie betrouwbaar'
    Als resultaten uit het verleden voldoende betrouwbaar zijn zal Yuki automatisch afhandelen, bij twijfel (bijvoorbeeld als er de afgelopen 3 maanden geen zelfde document is verwerkt) zal het document in de backoffice workflow worden aangeboden. 
  • 'Altijd wanneer 100% herkend'
    Als het document herkend wordt zal het altijd automatisch worden verwerkt en worden de waardes van de verwerkingsregels toegepast. 
  • 'Altijd wanneer alle artikelregels zijn gematcht'
    Deze optie gebruik je als je gebruik maakt van UBL facturen welke op basis van artikelregels worden verwerkt. 
Verwerkingsregel: Regelniveau

Als documenten worden aangeleverd in het UBL formaat kunnen de regels worden uitgesplitst.
Om dit toe te kunnen passen dient er eerst een document verwerkingsregel aanwezig te zijn.
vervolgens kun je op regelniveau uitsplitsen.

UBL Artikel code

Opzoeken van UBL artikelcodes. 
Vanuit het boekingsscherm geeft Yuki door middel van het UBL symbol
aan dat het document een UBL factuur betreft.


Hierdoor vind je rechts in beeld de knop 'xml-data' als je hierop klikt opent het onderliggende 
xml document van de factuur.
    
In dit xml bestand ga je op zoek naar de SellersItemIdentification(s) bij een inkoopfactuur en bij een verkoopfactuur naar de de BuyersItemIdentification(s)

Je doet dit als volgt:
Wanneer je het xml bestand geopend heb, klik je op een pc op Ctrl-F of op een mac op Cmd-F
je kunt hiermee zoeken naar één van de twee termen:


In het voorbeeld hierboven zie je bij de blauwe pijl het 'sellersitemidentification' van één factuurregel
'invoiceline' in blauwe kader. Als je goed kijkt zie je dat het hier om verzendkosten gaat.

Wanneer je deze 'sellersitemindentification' code welke tussen de pijltjes staat kopieert 
(in dit geval 8713631046058) en vervolgens bij de verwerkingsregel op regelniveau invoert in 
het UBL artikelcode kader en aangeeft op welke grootboekrekening de regel geboekt dient te worden
zal Yuki de regels uitsplitsen.  



Comments