Document verwerkingsregels

Bij een leverancier of klant kun je een aantal standaardwaarden vastleggen vastleggen voor het automatisch verwerken van inkoop- en/of verkoopfacturen. Deze waarden kunnen per administratie worden ingegeven.

Een aantal standaardwaarden van één leverancier of klant vormen samen een document verwerkingsregel. Je kunt in Yuki meerdere verwerkingsregels aanmaken op document- en op regelniveau (opsplitsen UBL factuur in aantal factuurregels).

Bij het verwerken van een inkoop- en/of verkoopfactuur van deze leverancier of klant worden op basis van deze document verwerkingsregels de standaardwaarden automatisch voor je ingevuld.

De standaardwaarden zijn cruciale instellingen om volledig automatische verwerking van documenten mogelijk te maken!


Verwerkingsregels

Op de adreskaart van de leverancier of klant vind je links in je scherm onder 'Gegevens' de link 'Standaardwaarden' Met de knop 'Uitgebreid' (toon de standaardwaarden als verwerkingsregels) kun je meerdere verwerkingsregels op document- en regelniveau aanmaken.


  • Documentniveau: toepassen van verschillende verwerkingsregels op inkoop- en/of verkoopfacturen van dezelfde leverancier of klant (verschillende facturen op verschillende grootboekrekeningen boeken)
  • Regelniveau (alleen voor facturen in UBL formaat): toepassen van verschillende verwerkingsregels binnen één inkoop- en/of verkoopfactuur van bepaalde leverancier of klant (één factuur op verschillende grootboekrekeningen boeken bijv. een factuur van de Sligro).




Verwerkingsregel: Documentniveau

Om een verwerkingsregel op documentniveau aan te maken klik je boven in je scherm op de knop 'Uitgebreid' en vervolgens op de knop 'Document'. Het volgende scherm wordt geopend:

Invoer

De waarden waaraan de 'Invoer' op de inkoop- en/of verkoopfactuur moeten voldoen:
  • Relatie: Naam van leverancier of klant
  • Administratie: Alleen beschikbaar wanneer er meerdere administraties in domein aanwezig zijn
  • Documentsoort: Inkoopfactuur, verkoopfactuur of Yuki verkoopfactuur
  • Prioriteit: Welke document verwerkingsregel heeft de hoogste prioriteit?
  • Datum: Datum vanaf tot een bepaalde datum
  • Bedrag: Factuurbedrag vanaf tot een bepaald bedrag
  • ValutaValuta van factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is)
  • Tekst: Woorden in de OCR tekst van een document
Output

De waarden die automatisch als 'Output' op de inkoop- en/of verkoopfactuur worden ingevuld:
  • Grootboekrekening: Spreekt voor zich.
  • Betaalwijze: Spreekt voor zich.
  • Bankrekening: Zakelijke bankrekening waarvan het factuurbedrag betaald (afgeschreven of geïncasseerd) moet worden of waarop het factuurbedrag bijgeschreven of teruggestort moet worden.
  • Betalingstermijn: Het aantal dagen waarbinnen een factuur betaald moet zijn
  • Betalingskorting (%): Korting (in percentages) op het factuurbedrag
  • Onderwerp tekst: onderwerp factuur volgens een template (met tokens)
  • Valuta: Valuta van factuurbedrag (selectie uit alle valuta die binnen domein 'actief' is)
Afhandelen

Ook zijn er uitgebreidere opties om de documenten al-of-niet automatisch door de Yuki IDR te laten afhandelen:
  • 'Handmatig' 
    Het document zal niet automatisch worden verwerkt en altijd ter controle worden aangeboden aan de backoffice workflow.
  • 'Indien historie betrouwbaar')
    Als resultaten uit het verleden voldoende betrouwbaar zijn zal Yuki automatisch afhandelen, bij twijfel (bijvoorbeeld als er de afgelopen 3 maanden geen zelfde document is verwerkt) zal het document in de backoffice workflow worden aangeboden. 
  • 'Altijd wanneer 100% herkend'
    Als het document herkend wordt zal het altijd automatisch worden verwerkt en worden de waardes van de verwerkingsregels toegepast. 
  • 'Altijd wanneer alle artikelregels zijn gematcht'
    Deze optie gebruik je als je gebruik maakt van UBL facturen welke op basis van artikelregels worden verwerkt. 


Verwerkingsregel: Regelniveau

LET OP!
Alleen facturen die worden aangeleverd in het UBL formaat kunnen worden uitgesplitst in (factuur)regels.

Er dient eerst een document verwerkingsegel aanwezig te zijn, vervolgens kun je op regelniveau gaan splitsen.

Om een verwerkingsregel op regelniveau aan te maken klik je boven in je scherm op de knop 'Uitgebreid' en vervolgens op de knop 'Regel'. Het volgende scherm wordt geopend:


Invoer

De waarden waaraan de 'Invoer' op de inkoop- en/of verkoopfactuur moeten voldoen voldoen:

Relatie: Naam van leverancier of klant
DocumentsoortInkoopfactuur, verkoopfactuur of Yuki verkoopfactuur
PrioriteitWelke verwerkingsregel op regelniveau heeft de hoogste prioriteit?
UBL artikelcode: Artikelcode is gelijk aan, begint met of bevat 
Omschrijving (UBL): Artikelomschrijving is gelijk aan, begint met of bevat
BTW percentage (UBL): Spreekt voor zich.
BTW categorie (UBL): Spreekt voor zich.

Output

De waarden die automatisch als 'Output' op de inkoop- en/of verkoopfactuur worden ingevuld:

Grootboekrekening: Spreekt voor zich.
Btw-code: Selecteer de correcte btw-code.



Opzoeken van UBL velden

Om gebruik te kunnen maken van de waarden in de UBL velden (artikelcode, omschrijving, BTW percentage en BTW categorie) moet je deze eerst opzoeken.

Vanuit het invoerscherm geeft Yuki door middel van het UBL symbool aan dat het document een UBL factuur betreft.




Rechts in je scherm vind je de link 'Xml-data', door hierop te klikken wordt het onderliggende XML document van de factuur geopend.
    
In dit XML document ga je op zoek naar het UBL veld waarvan je de waarde als standaardwaarde wilt gaan gebruiken.

Hieronder wordt in een aantal stappen uitgelegd hoe je het veld 'UBL artikelcode' als standaardwaarde vastlegt:
  • Zoek naar de SellersItemIdentification(s) bij een inkoopfactuur en bij een verkoopfactuur naar de BuyersItemIdentification(s)
    Klik op een PC op Ctrl-F of op een Mac op Cmd-F, je kunt hiermee zoeken naar één van de twee bovengenoemde termen.




    In het voorbeeld hierboven zie je bij de blauwe pijl het 'SellersItemIdentification' (inkoopfactuur) van één factuurregel ('invoiceline') in het blauwe kader. Als je goed kijkt zie je dat het hier om verzendkosten gaat.
  • Kopieer deze 'SellersItemIdentification' code bij de blauwe pijl (in dit geval '8713631046058') en plak deze vervolgens in het veld 'UBL artikelcode'.
  • Geef aan op welke grootboekrekening de regel geboekt moet worden. 



  • Klik bovenin je scherm op de knop 'Bewaren'.
Yuki zal nu een inkoopfactuur die voldoet aan de bovengenoemde 'invoer' waarden zodanig verwerken dat er automatisch een factuurregel wordt geboekt op '45000 Postverzendingen'.

LET OP!
Door het vastleggen van een aantal verwerkingsregels op regelniveau is het dus mogelijk om de factuur automatisch op te splitsen in een aantal factuurregels.



Zie ook: