Documentatie‎ > ‎

Onverwerkte documenten

Onverwerkte documenten

Het kan voorkomen dat bepaalde documenten of bestanden die je naar Yuki stuurt niet verwerkt kunnen worden. Dat kan een aantal oorzaken hebben:
  • het document is niet volledig
  • het bestand bevat meerdere facturen of bonnetjes
  • het document is geheel of gedeeltelijk onleesbaar
  • het document was al eerder aangeleverd en verwerkt
  • het bestand kan door Yuki niet geopend worden
  • het importbestand bevat foutieve gegevens
  • het document hoeft volgens Yuki niet in de administratie verwerkt te worden

Hoe weet ik welke documenten niet zijn verwerkt?

Alle documenten die niet konden worden verwerkt worden aan je teruggemeld. Je kunt dat zien in de Yuki Postbus.

Afbeelding toevoegen

Om te bekijken welke documenten of bestanden niet konden worden verwerkt klik je op "Niet verwerkt". Je ziet nu links een lijst van de documenten en rechts een preview van het document. Je kunt met de pijltjestoetsen door de lijst bladeren.

Welke actie moet ik ondernemen?

Het is raadzaam de lijst regelmatig door te nemen, en ook af te handelen, zodat je administratie compleet is. Wat je moet doen is afhankelijk van de reden van "niet verwerken".

Onvolledig

Probleem: Vaak ontbreekt er een vervolgblad. Mogelijk de achterzijze van het document.
Actie: Scan het gehele document (dus alle relevante pagina's) opnieuw in. Zet dit document op "Afgehandeld"

Gebundeld document

Probleem: Je hebt meerdere bonnen tegelijk gescand of je hebt verschillende facturen in 1 PDF bestand gestopt.
Actie: Lever de bonnen of facturen apart aan. Onder bepaalde condities mag je gebundeld aanleveren. Lees meer...

Niet leesbaar

Probleem: De scan of gemaakte foto is niet goed leesbaar. Bepaalde relevante informatie kan daardoor niet geboekt worden.
Actie: Scan de bon of factuur opnieuw. Controleer zelf of alles op de scan of foto goed leesbaar is.

Dubbel

Probleem: De factuur of bon lijkt op een document dat al eerder werd geboekt. Het is waarschijnlijk dubbel.
Actie: Controleer in Yuki of de factuur al eerder werd aangeleverd en verwerkt. Het kan ook een factuur en een herinnering zijn of een bestelling en een factuur. Moet het document volgens jou toch geboekt worden, stel dan een vraag aan Yuki.


Bestand kan niet geopend worden

Probleem: Het bestand kan door Yuki niet geopend worden. Het bestandsformaat is onbekend of wordt niet ondersteund. Vaak ligt dat aan de extensie van het bestand.
Actie: Bekijk de extensie van het bestand dat je hebt aangeleverd. Een veel voorkomende fout is dat er achter de extensie uit twee delen bestaat zoals: document.maart.pdf

Importbestand bevat ongeldige of onbekende gegevens

De importbestanden voor de bank of voor memoriaalboekingen moeten aan strikte eisen voldoen. Doen ze dat niet dan kunnen ze niet door Yuki verwerkt worden.
Probleem: Het aangeleverde bestand voldoet niet aan de eisen.
Actie: Als het om een bankbestand gaat, controleer dan hier of het aangeleverde formaat door Yuki wordt ondersteund. Betreft het eenimport voor memoriaalboekingen, controleer dan of de inhoud wel overeenkomt met de regels. 

De lijst met onverwerkte documenten regelmatig afhandelen

Afbeelding toevoegen

Het is raadzaam om de lijst van onverwerkte documenten regelmatig af te handelen. Je hebt daarin dus twee opties:
  • Een nieuwe, complete of verbeterde versie van het document aanleveren. Heb je dat eenmaal gedaan, dan kun het document in deze lijst "Afhandelen".
  • Je bent het niet eens met de conclusie van Yuki dat het document niet verwerkt kon worden. Maak gebruik van de Vraag-knop boven het document om het document weer onder de aandacht van Yuki te brengen. Geef een korte toelichting of aanvullende informatie over het document zodat het alsnog verwerkt kan worden.
Comments