Documentatie‎ > ‎

Memoriaalboeking importeren

Algemene informatie


Yuki stelt je in staat om bepaalde memoriaalboekingen te importeren, gebruik makend van een eenvoudig formaat. Dit is erg handig voor regelmatig terugkerende boekingen zoals loonjournaalposten en afschrijvingen e.d. De importfunctie vindt je in Boekhouding | Memoriaal. Deze functie is beschikbaar als je de juiste Rol hebt. In de taakbalk vind je een link om het importbestand op te vragen. Je kunt het importbestand ook via de gebruikelijke weg uploaden.



Het importformaat


Het importbestand moet een zogenaamd CSV (Comma Seperated Values) bestand zijn (velden gescheiden door komma's of door punt-komma's (;)) Dit bestand kan bijvoorbeeld worden aangemaakt vanuit Excel. Op Apple lukt dat niet altijd, omdat bijvoorbeeld de aanhalingstekens niet meekomen. Je kunt ook met Google spreadsheets of OpenOffice werken. 

LET OP!
Memoriaal transacties kunnen ook als XML-bestand worden aangeleverd (voorbeeld). 
Dit XML-bestand kan zowel direct worden geüpload of via de Yuki Webservice - Memoriaalboekingen 
worden aangeleverd.


Het memoriaal moet de volgende 6 kolommen bevatten exact in de aangegeven volgorde. 
De kolommen G t/m J zijn optionele kolommen welke kunnen worden toegevoegd.

A.    Regelnummer
B.    Datum- transactie datum ("dd-mm-jjjj")
C.    Omschrijving - omschrijving van de regel
D.    Grootboekrekening nummer
- code uit standaard rekeningschema van Yuki
E.    Bedrag in euro - negatief is credit, positief is debet
F.     KvK-nummer (In BE: RPR nummer) - identificator van de administratie (enkel nodig als je meer administraties         in het 
domein hebt aangemaakt)
                                                                                                                        G.    Relatie code - (optioneel) code die bij een relatie is opgeslagen (exacte overeenkomst)                                             Als je alleen de relatienaam hebt dien je deze kolom de kopregel wel aan te maken, maar kun je de velden            leeg laten.
H.    Relatie naam - (optioneel) volledige naam van een relatie (exacte overeenkomst)
I.      Dossier code - (optioneel) code die bij een dossier/project is opgeslagen (exacte overeenkomst)                               
Als je alleen de projectnaam hebt dien je deze kolom de kopregel wel aan te maken, maar kun je de velden            leeg laten.
J.     Dossier naam- (optioneel) volledige naam van een dossier/project (exacte overeenkomst).
    Indien een kolom niet bekend of niet van toepassing is voor de betreffende transactieregel, dan laat je deze leeg.
    Echter voor de import is het dan wel van belang dat alle kolommen aangemaakt zijn, Yuki plaatst de gegevens dan in de juiste velden van de database.


    Toelichting


    De eerste regel mag een kopregel zijn (met aanduiding van de kolomnaam) deze wordt echter niet gebruikt.
    • Het regelnummer opvolgend getal.
    • In datum mag ( - ) en ( / ) als scheidingsteken gebruikt worden. 
    • De datum van de verschillende transactieregels mogen verschillen, echter het saldo van alle transacties op dezelfde datum moet 0,00 / in evenwicht zijn.
    • Een bedrag mag GEEN scheidingstekens voor duizendtallen bevatten (dus niet 1.000,00 maar 1000,00)                (MAAR als het bestand een KOMMA als scheidingsteken heeft, mogen scheidingstekens voor duizendtallen wel)
    • Een grootboekrekening in Yuki moet inclusief een eventuele voorloopnul ingegeven worden ( dus niet 2450 maar 02450)
    • Het KvK-nummer (In BE: RPR nummer) is slechts verplicht in domeinen met meerdere administraties.  Dit moet  wel overeenkomen met het nummer ingevuld bij de administratie. In België kan het nummer punten bevatten, dus moet het nummer in het CSV bestand ook punten bevatten.                                                                                         
    • De relatie code is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie op deze relatie worden geboekt en vervolgens met andere transacties gekoppeld worden.
    • De relatie naam is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie op deze relatie worden geboekt. Als de relatie code ook is meegegeven dan wordt er alleen op code gezocht. Als er geen relatie kan worden gevonden wordt er een nieuwe aangemaakt. 
    • De Dossier code is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie aan het dossier/project gekoppeld worden.
    • De Dossier naam is optioneel. Indien ingevuld zal de transactie aan het dossier/project gekoppeld worden. Als de projectcode ook is meegegeven dan wordt er alleen op code gezocht. Als er geen dossier/project kan worden gevonden wordt er een nieuw dossier/project aangemaakt. 
    Als je alleen een relatie of dossier naam hebt, moet je toch de kolom 'relatiecode' of 'dossiercode' aanmaken, je kunt de velden leeg laten of een ; opnemen. Doe je dit niet, zal het memoriaal niet juist worden ingelezen en worden de namen niet aangemaakt.


    Bestand in Excel maken


    Je kunt zo'n bestand eenvoudig in Excel maken. Let dan wel op onderstaande aandachtspunten:
    • zorg dat in het bedrag de duizendtallen niet gescheiden worden door een punt ( . ).
    • zorg dat de code van de grootboekrekening altijd vijf posities heeft (in BE: zes). Excel maakt van 02450 al snel 2450. Je kunt dat voorkomen door de code met een enkele quote ( ' ) te beginnen dus '02450.
    • zorg dat het werkblad geen andere informatie bevat dan de te importeren regels.
    • bewaar de Excel-sheet in csv-formaat (kies daarvoor bewaar als...)
    Je kunt hier een voorbeeld Excel-sheet opvragen om mee te werken.

    Opmerking bij het maken van het bestand in andere toepassing dan Excel!
    Als scheidingsteken mag je een komma ( , ) of punt-komma ( ; ) of enkele quote ( ' ) of dubbele punt ( : ) gebruiken. Het gebruik van punt-komma ( ; ) is het veiligste.
    Het gebruik van aanhalingstekens (") is enkel noodzakelijk als de inhoud van het veld ook het gekozen scheidingsteken van velden bevat.


    Voorbeeld 1

    Voorbeeld van een importbestand:

    1,"31-12-2005","Salaris december 2005","40000",7150.00,20118844
    2,"31-12-2005","Salaris december 2005","40950",674.96,20118844
    3,"31-12-2005","Salaris december 2005","40100",997.62,20118844
    4,"31-12-2005","Salaris december 2005","40200",685.66,20118844
    5,"31-12-2005","Salaris december 2005","40400",100.00,20118844
    6,"31-12-2005","Salaris december 2005","17100",-1911.91,20118844
    7,"31-12-2005","Salaris december 2005","17310",-1262,35,20118844
    8,"31-12-2005","Salaris december 2005","17500",-674.96,20118844
    9,"31-12-2005","Salaris december 2005","17000",-5759.02,20118844

    Voorbeeld 2

    Voorbeeld van een importbestand:

    1,"31-12-2005","Salaris december 2005","40000",7150.00,20118844
    2,"31-12-2005","Salaris december 2005","40950",674.96,2011884,2234,Dirk van Netwerk
    3,"31-12-2005","Salaris december 2005","40100",997.62,20118844,,Dirk van Netwerk
    4,"31-12-2005","Salaris december 2005","40200",685.66,20118844,2234
    5,"31-12-2005","Salaris december 2005","40400",100.00,20118844,,
    6,"31-12-2005","Salaris december 2005","17100",-1911.91,20118844
    7,"31-12-2005","Salaris december 2005","17310",-1262,35,20118844
    8,"31-12-2005","Salaris december 2005","17500",-674.96,20118844
    9,"31-12-2005","Salaris december 2005","17000",-5759.02,20118844

    Voorbeeld 3

    Voorbeeld van een importbestand met verschillende combinaties van scheidingstekens, bedragformaten, lege regels en kolommenaantal

    LineNumber,TrxDate,Description,GLCode,Amount,CompanyCoCNumber,ContactCode,ContactFullName
    1,"31-12-2011","Salaris december 2011","40000",7150.00,"01046479",2321
    2,"31-12-2011","Salaris december 2011","40950",674.96,01046479,2321,
    3,"31-12-2011","Salaris december 2011","40100",997.62,01046479,
    4,"31-12-2011","Salaris december 2011","40200",685.66,01046479,
    5,"31-12-2011","Salaris december 2011","40400",100.00,01046479,2321,Apple Sales international
    6,"31-12-2011","Salaris december 2011","17100",-1911.91,01046479
    7,"31-12-2011","Salaris december 2011","17310",-1262,35,01046479,
    8,31-12-2011,Salaris december 2011,17500,"-674,96",01046479,
    9;31-12-2011;Salaris december 2011;17000;-5759.37;01046479;
    ,,,,,,,


    Foutmeldingen, die kunnen optreden bij het importeren

    • Het importbestand dient het KvK-nummer van exact één administratie te bevatten. 
      • Het importbestand mag dus geen transacties voor meerdere administraties bevatten
      • Als er in het domein meerdere administraties staan, moet het KvK-nummer in het bestand opgenomen worden. 
      • Als er in een domein maar één administratie staat, wordt het KvK-nummer niet gecontroleerd. 
      • CONTROLEER KvK-nummer bij de administratie gegevens op niet-leesbare tekens
      • KvK nummer behoort niet tot een van de administraties in het domein
      • KvK nummer moet precies gelijk zijn aan het gegeven ingevuld bij de administratie, dus als het punten bevat, moet het CSV bestand ook punten bevatten.
    • De boekingen zijn niet in evenwicht, er is een saldoverschil van "-xxxx,xx"
      • De som van alle regels moet 0,00 zijn.
    • Het opslaan van de transactie is mislukt. De boekingen zijn per datum niet in evenwicht.
      • De datum van de verschillende transactieregels mogen verschillen, echter het saldo van alle transacties op dezelfde datum moet ook weer 0,00 zijn.
      • Als het bedrag een scheidingsteken voor duizendtallen bevat BV 1.234,78 kan je de melding ook krijgen.
      • Onbekende grootboekrekeningnummers in het domein worden niet meegenomen in de telling.  Er zijn dan eigenlijk 2 meldingen, maar Yuki geeft alleen  aan dat de boekingen niet in evenwicht zijn.
      • Veld waar het bedrag instaat bevat naast een numeriek gegeven ook een Alfa teken of tekens. bv €
      • Veld waar het bedrag instaat bevat bv 2 mintekens, excel vertaalt dat naar positief, maar de importtool van Yuki niet.
    • Een grootboekrekening met code "XXXXX" kan niet worden gevonden.
      • Het grootboekrekeningnummer moet bekend zijn in Yuki. Is het nummer korter dan vijf cijfers dan plakt Yuki er automatisch een 0 voor.
    • Transactie regels hebben dezelfde ID: drie
      • Het regelnummer moet uniek zijn
    • Het importeren is mislukt. Het bestandsformaat is ongeldig. (De regel heeft een onjuist aantal kolommen: 6;;l;;)
      • Iedere regel moet juiste aantal kolommen bevatten. Zie importformaat
    • Transactieregel is niet valide: De boekingsdatum is leeg.
      • Datum zonder scheidingstekens 28122012 moet zijn 28-12-2012 28-12-12 is ook toegestaan
    • Transactie met regelnummer X kan niet worden verwerkt: Datum "31-04-2012" is een ongeldig datumformaat.
      • 31 april bestaat niet
    • Transactie met regelnummer 2 kan niet worden verwerkt: Datum "2012-03-30" is een ongeldig datumformaat.
      • Datumnotatie moet zijn DD-MM-EEJJ of DD-MM-JJ
    • Het opslaan van de transactie is mislukt. Boekingen voor de startdatum van de administratie zijn niet toegestaan. 
      • Zie veld "Boekhouding vanaf" bij de administratiegegevens
    • Import mislukt: formaat niet bekend
      • Vreemde tekens op plaatsen waar het programma ze niet verwacht. Bijvoorbeeld: dubbele quote's aan begin en eind van de regel
    • Transactieregel is niet valide: geen transactieregels gevonden
      • Op iedere regel ontbreekt het bedrag. Daarnaast moeten ze <> 0,00 zijn.
    • Het opslaan van de transactie is mislukt. Transacties met een boekingsdatum voor de startdatum van de administratie zijn alleen toegestaan indien ze op een balansrekening zijn geboekt.
    • Het opslaan van de transactie is mislukt. Kan geen transacties aanmaken of wijzigen vóór 02-01-2010 voor administratie Test Webservices.
    • Het opslaan van de transactie is mislukt. Cannot book this transactionline because the GLAccount is disabled (code = '03200')
    • Transactie met regelnummer <NR> kan niet worden verwerkt: Een grootboekrekening met code "11007" kan niet worden gevonden
    • An item with the same key has already been added. Het veld relatie code bevat dezelfde waarde als het veld relatie naam
    • Het opslaan van de transactie is mislukt. Kan niet direct op een bankrekening of kasboek boeken.  Yuki controleert of er in het bestand grootboekrekeningnummers voorkomen beginnend met 10xxx, kas, 11xxx, bank, 120xx,spaar 125xx, deposito en 15xxx, creditcard
    • Transactie met regelnummer 2 kan niet worden verwerkt: Er zijn meerdere relaties gevonden met naam of relatiecode " 4545".
    • Regelnummer staat wel in de kop, maar aan het begin van iedere regel ontbreekt het nummer
    • Document afbeelding type niet ondersteund voor verwerking. Deze melding is erg algemeen, maar onderstaand is een mogelijke reden:
      Regelnummer staat wel in de kop, maar aan het begin van iedere regel ontbreekt het nummer.
     


    Templates voor import:



    Zie ook:

    Subpagina''s (1): Financieel Import verslag