Documentatie‎ > ‎

Controle proef- en saldibalans (jaarwerk)

Voor gebruikers met de rol 'Backoffice Controller' of de Rol Externe Accountant is het mogelijk vanuit de Proef- en saldibalans alle (gebruikte) grootboekrekeningen stuk voor stuk te controleren. De 'Controle status' wordt alleen zichtbaar indien er één administratie is gekozen en niet het huidige boekjaar. De controle kolommen worden alleen getoond als een administratie is geblokkeerd.

De controle bestaat uit de volgende stappen:
  • Administratie blokkeren
  • Grootboekrekeningen controleren:
    • Opmerkingen toevoegen / markeren als gecontroleerd
    • Bijlagen koppelen
    • Controle status
    • Historie bekijken.
  • Administratie afsluiten.


Administratie blokkeren


Om grootboekrekeningen te controleren zal een administratie geblokkeerd moeten worden. Kies daarvoor het boekjaar (of een andere periode) dat gecontroleerd moet worden met behulp van de datumselectie. Er verschijnt een knop met een slot om de boekhouding te blokkeren. Klik hierop om de administratie te blokkeren (voor gebruikers zonder de rol 'Externe accountant of 'Backoffice Controller'). Het geselecteerde boekjaar wordt geblokkeerd.




Grootboekrekeningen controleren


Zodra een administratie is geblokkeerd, verschijnen er vier extra kolommen achter elke grootboekrekening:



Opmerkingen toevoegen / markeren als gecontroleerd

Klik op tekstballon icoontje om in een apart scherm een opmerking toe te voegen. Ook kan de grootboekrekening als gecontroleerd gemarkeerd worden.




Het volgende scherm wordt geopend:


Voeg in het nu geopende scherm een opmerking toe en klik op de knop 'Markeer als gecontroleerd'. Het volgende scherm wordt geopend:


Door te klikken op de knop 'Verwijder controle markering' kan de opmerking altijd nog worden verwijderd.

Achter de gecontroleerde grootboekrekening worden de desbetreffende kolommen nu aangepast.



Bijlagen koppelen
Klik op het document icoontje om bijlage(n) te koppelen aan een grootboekrekening. Hier kunnen bijvoorbeeld documenten over een lening of Activastaat gekoppeld worden.



Het volgende scherm wordt geopend:


Klik op de knop 'Koppelen' en selecteer in het archief van je administratie het document dat je als bijlage wilt koppelen.

Controle status

In de derde kolom wordt zichtbaar of een grootboekrekening als gecontroleerd is gemarkeerd.



Wanneer je met je muisaanwijzer boven deze kolom staat verschijnt er een pop-up met de naam van de gebruiker die de grootboekrekening heeft gemarkeerd als gecontroleerd, de datum en tijd van deze controle en het saldo van de grootboekrekening.

Historie bekijken

Klik op het klok icoontje om de historie te bekijken van opmerkingen die eerder zijn toegevoegd. 



Het volgende scherm wordt geopend:



Ook opmerkingen van voorgaande jaren zullen worden getoond.



Administratie afsluiten


Zodra alle grootboekrekeningen zijn gecontroleerd, kan de administratie worden afgesloten. Dit doe je door nogmaals op het 'slotje' te klikken.



Geen enkele gebruiker (ook niet de 'Backoffice Controller' of de 'Externe accountant') kan nog wijzigingen aanbrengen in het afgesloten boekjaar van de administratie.



Zie ook: