Documentatie‎ > ‎

Instellingen herinneringen

Binnen Yuki kun je als gebruiker voor een onbetaalde verkoopfactuur zelf snel een herinnering of aanmaning versturen. Dat kan per e-mail of per gewone post. Hoe werkt dat?


Instellingen vastleggen


Om handmatige herinneringen of aanmaningen te kunnen versturen dien je eerst de instellingen voor herinneringen bij te werken. Deze vind je in het Menu Verkoop -> Herinneringsinstellingen. 

Afbeelding toevoegen

Handmatige herinneringen


  • Verzendwijze: Hoe je de herinneringen wenst te versturen, per e-mail of per gewone post.
  • Of je een kopie van de factuur wenst mee te sturen. Dit werkt enkel voor facturen die in Yuki zijn aangemaakt.
  • Standaard opmaak: Welke brief (opmaak) standaard verstuurd moet worden. Voordat je een aanmaning verstuurt, kun je dat nog veranderen.



Geblokkeerde relaties


Op dit tabblad vind je alle relaties die geblokkeerd zijn voor het versturen van herinneringen en/of aanmaningen.



Lay-outs


Op het tabblad 'Lay-outs' bestaande brieven wijzigen of nieuwe brieven aanmaken.


Herinnering of aanmaning handmatig versturen


Als je een factuur opent die nog niet (volledig) betaald is ,verschijnt er in de knoppenbalk een icoon:

Als je op dat icoon klikt, worden er eerst enkele controles uitgevoerd:
  • Heeft de klant (van deze factuur) nog betalingen gedaan die nog niet gematcht zijn met facturen?
  • Heeft de klant per saldo nog wel een schuld (denk aan creditnota's)?
  • Is de bank voldoende bij?
Als de check daar aanleiding toe geeft, krijg je eerst een melding daarvan zodat je kunt besluiten de aanmaning niet te sturen of eerst te zorgen dat de administratie up-to-date is alvorens de aanmaning te versturen. Je kunt de meldingen negeren en toch doorgaan met het maken van de herinnering of aanmaning als je zeker weet dat de factuur nog niet betaald is.

De verzendwijze van de herinnering of aanmaning bepaalt welk venster wordt geopend en hoe de herinnering of aanmaning wordt aangemaakt.

Verzending per e-mail

Afbeelding toevoegen 

  • E-mailadres: mogelijkheid om het e-mailadres waar de aanmaning naar verstuurd wordt te wijzigen.
  • Aanhef: mogelijkheid om de aanhef in de e-mail en van de brief (in de bijlage) aan te passen.
  • Onderwerp: aanpassing van de beschrijving van de factuur. Deze tekst kan als een variabele in de herinnering worden meegenomen.
  • Lay-out: welke brief moet in de bijlage meegestuurd worden (vriendelijk of juist iets strenger)?
  • Kopie: moet een kopie van de factuur meegestuurd worden (enkel mogelijk bij facturen die in Yuki zijn gemaakt)?
Nadat je op de knop 'Maak herinnering' hebt geklikt wordt de e-mail (met bijlage) op het scherm getoond. Je kunt de e-mail eventueel nog aanpassen of aanvullen (enkel als je in Yuki een e-mailaccount hebt aangemaakt). Druk in de e-mail op 'verzenden' om de e-mail ook daadwerkelijk te versturen.

Verzending per gewone post

Afbeelding toevoegen

  • Relatie: mogelijkheid om de relatie aan wie de herinnering verstuurd wordt te wijzigen.
  • Adres: mogelijkheid om het adres waar de aanmaning naar verstuurd wordt te wijzigen.
  • Aanhef: mogelijkheid om de aanhef in de e-mail en van de brief (in de bijlage) aan te passen.
  • Onderwerp: aanpassing van de beschrijving van de factuur. Deze tekst kan als een variabele in de herinnering worden meegenomen.
  • Lay-out: welke brief moet in de bijlage meegestuurd worden (vriendelijk of juist iets strenger)
  • Kopie: moet een kopie van de factuur meegestuurd worden (enkel mogelijk bij facturen die in Yuki zijn gemaakt)?
Nadat je op de knop 'Maak herinnering' hebt gedrukt wordt de PDF van de herinnering of aanmaning op het scherm getoond. Klik op de printknop in de PDF om de PDF te printen.


Herinnering of aanmaning bekijken


Nadat je op de knop 'Maak herinnering' hebt geklikt, wordt de PDF van de aanmaning al gemaakt en direct in het archiefmap Verkoop onder de tab 'Herinnering' gearchiveerd. Je kunt de herinnering op diverse manieren weer opvragen:
  • In het archief, map 'Verkoop', tab 'Herinneringen'.
  • Bij de factuur zelf: open de factuur en roep de details op door op te klikken.
  • Bij de klant: roep de adreskaart van de klant op en klik in het linkermenu op 'Documenten'.



Wat kost het maken van een aanmaning?


De software om de aanmaningen te gebruiken is gratis. Ook de opslag van het document in het archief is gratis. Je betaalt enkel het gebruikelijke eenmalige transactietarief als vergoeding voor het gebruiken van de software en de opslag van het document.


Zie ook: