Documentatie‎ > ‎

Instellingen voor herinneringen

In Yuki kun je een aantal instellingen vastleggen voor herinneringen en aanmaningen:
 
Open de module 'Verkoop' en klik links in je scherm op 'Instellingen herinneringen'.

Het volgende scherm wordt geopend:



Je kunt hier op de verschillende tabbladen een aantal instellingen vastleggen.



Handmatige herinneringen


Op dit tabblad leg je enkele instellingen vast voor herinneringen die handmatig worden verstuurd.

Verzendwijze
Hoe je de herinneringen wenst te versturen, per e-mail of per gewone post.

Standaard opmaak
Welke brief (opmaak) standaard verstuurd moet worden. Voordat je een herinnering of aanmaning verstuurt, kun je dat nog veranderen.


Automatische herinneringen


Op dit tabblad leg je een aantal instellingen en de termijnen vast voor herinneringen en aanmaningen die automatisch door Yuki worden verstuurd.



LET OP!
De herinneringen en aanmaningen service kan altijd worden stopgezet door bovenin je scherm te klikken op de knop 'Stop service'.

Alleen een gebruiker met de rol 'Directie' kan deze service stopzetten.

Instellingen


E-mail afkomstig van adres

Vul hier het e-mailadres in van waaruit de herinneringen en aanmaningen verstuurd moeten gaan worden. In de praktijk zal de klant soms willen reageren op de aanmaning door het versturen van een antwoord (reply) op de e-mail. Zorg er dus voor dat de mailbox van het e-mailadres regelmatig wordt geraadpleegd.

Minimumbedrag openstaand

Om te voorkomen dat er aanmaningen verstuurd worden voor te kleine bedragen kun je hier het minimumbedrag invullen.

Minimumpercentage openstaand

Om te voorkomen dat kleine betalingsverschillen leiden tot aanmaningen kun je ook een percentage opgeven. Als je bijvoorbeeld 2% invult zal voor een factuur van 1000 euro waarvan minder dan 20 euro nog betaald moet worden geen aanmaning worden verstuurd.

Rapportage wordt verstuurd

Geef aan of er een rapport moet worden verstuurd. Zo ja, moet dit rapport dagelijks of wekelijks worden verstuurd.

Rapportage versturen aan

Je wordt door Yuki op de hoogte gehouden van de brieven die verstuurd werden en voor welke facturen geen brieven verstuurd werden. Hier kun je aangeven naar welke gebruiker Yuki deze rapportage moet sturen.

Termijnen

Per factuur worden maximaal vier brieven (per e-mail) verstuurd:
  • 1 - Attendering 
    Deze wordt standaard 3 dagen voor de vervaldatum van de factuur verstuurd. Doel is de factuur nogmaals onder de aandacht van de klant te brengen en aan te geven dat de vervaldatum binnenkort verstrijkt.
    Het versturen van een attendering kan worden uitgeschakeld.
  • 2 - Herinnering 
    Deze wordt standaard 10 dagen na de vervaldatum verstuurd.
  • 3 - Aanmaning
    Deze wordt standaard 30 dagen na de vervaldatum verstuurd.
  • 4 - Ingebrekestelling
    Deze wordt standaard 45 dagen na de vervaldatum verstuurd.

Het aantal dagen van een termijn kan handmatig worden aangepast.

Heeft de klant na 60 dagen nog steeds niet betaald dan is het raadzaam de vordering over te dragen aan een incassobureau. 


Geblokkeerde relaties


Op dit tabblad zie je alle relaties die op dit moment zijn geblokkeerd voor het ontvangen van automatisch verstuurde herinneringen of aanmaningen.



Om een relatie te deblokkeren selecteer je het vakje van de relatie(s) die je wilt deblokkeren en klik je vervolgens bovenin je scherm op de knop 'Deblokkeer relaties'. 

Om relaties te blokkeren klik je op de knop 'Blokkeer relaties' bovenin je scherm. Het volgende scherm wordt geopend:



Zoek en selecteer hier het vakje van de relatie(s) die je wilt blokkeren en klik vervolgens bovenin je scherm op de knop 'Selecteer relaties'. De geselecteerde relaties zijn nu geblokkeerd voor het ontvangen van automatisch verstuurde herinneringen of aanmaningen. 

LET OP!
Je kunt een relatie ook blokkeren via de relatiekaart van de desbetreffende relatie.



Lay-outs


Op het tabblad 'Lay-outs' kun je tekst en opmaak van bestaande brieven wijzigen of nieuwe brieven aanmaken.