Documentatie‎ > ‎

Importeren/exporteren adressen

Exporteren adressen

Je kunt het adresboek exporteren om deze vervolgens te importeren in Excel, Outlook, Outlook Express of in een ander Yuki domein. Het is ook mogelijk om adressen te importeren in de Yuki administratie. Dit werkt met dezelfde formaten. Regelmatig adressen uitwisselen tussen je domein en Outlook (Express), smartphone, GSM, PDA of Organizer is aan te raden, zodat de adressen in beide omgevingen altijd overeenkomen. Dit is met Yuki alleen mogelijk via de import- en export unctie, er is geen synchronisatiefunctie beschikbaar.

Alle in Yuki bekende gegevens zullen worden geëxporteerd:
  1. Naam: voornaam, middelste naaam, achternaam, bijnaam
  2. Bedrijf: bedrijfsnaam, afdeling, adres, fax, telefoon
  3. Persoon: naam, adres, alternatief adres, telefoon op werk, fax thuis, telefoon thuis, mobiele telefoon, speciale datum, naam assistent, verjaardag, e-mailadres, e-mailadres 2, geslacht, BSN, functie, naam manager, notities, partner, webpagina 
De gegevens worden opgeslagen in een bestand met de naam "ExportAddressen 2010-06-03.csv"

Hoe werkt het?

Exporteren adressen

Ga naar: Relaties - Importeren/Exporteren
Kies vervolgens voor de optie 'exporteren' om het proces te starten.

Voor het exporteren van adressen zijn verschillende opties mogelijk. De keuze van het formaat (CSV, Excel, Outlook) hangt af van het doel: waar wordt het bestand straks geïmporteerd? Dit geldt ook voor het scheidingsteken. Over het algemeen zullen komma (,) of punt-komma (;) correct werken bij import.

Zodra er op de knop 'exporteren' wordt geklikt, wordt het bestand aangemaakt.

Importeren adressen in Yuki
Dit werkt bijna hetzelfde alleen kies dan voor importeren. De wizard helpt je in 5 stappen.
Afbeelding toevoegen

In de eerste stap kun je het formaat van de importfile kiezen:
  • Outlook
  • Outlook Express
  • Yuki (met dit formaat kun je de gegevens uit een domein exporteren, daarna aanpassen in Excel en daarna weer importeren in hetzelfde domein)
  • Overige toepassing
Je kunt aangeven of je de bestaande adressen wil updaten of de importfile volledig wil toevoegen, ongeacht welke adressen al aanwezig zijn. In de laatste stap kun je de velden toewijzen aan velden in Yuki.

Koppelen velden

Koppelen velden


Opmerkingen

In de kopregel van het te importeren bestand, mogen geen haakjes () staan
Iedere regel moet eindigen met een CRLF, carriage return linefeed. Als deze ontbreken, kan Yuki GEEN onderscheid maken tussen de kopregel en de regels met adresgegevens.

Importeren Bedrijven

Je kunt zelf aangeven welke informatie je in welk veld van de adreskaart wil opslaan, maar Yuki doet ook een voorstel. De velden die Yuki niet kan plaatsen geeft het aan met "Niet importeren". Deze velden kun je dan zelf koppelen.

Er zijn twee adrestypen, als je de 'Voornaam' en/of 'initialen' importeert, dan maakt Yuki een adreskaart van het type 'Persoon' en anders altijd een van het type 'Bedrijf'.

Afbeelding toevoegen
Afbeelding toevoegen


Vet afgedrukt de velden van de bedrijfsadreskaart tabblad 'Bedrijf' en daarachter de namen die bij het importeren gebruikt worden

  • Bedrijfsnaam - Naam
  • Omschrijving - Kan niet geïmporteerd worden
  • Hoofdcontactpersoon - Kan niet geïmporteerd worden
  • Adres regel 1 - Adres 1
  • Adres regel 2 - Adres 2
  • PC - Postcode
  • Plaats - Plaats
  • Land - Niet importeren
  • PostAdres regel 1 - Postadres 1
  • PostAdres regel 2 - Postadres 2
  • PC - Postcode postadres
  • Plaats - Plaats postadres
  • Telefoon - Telefoon (privé)
  • Fax - Fax (privé)
  • E-mailadres - E-mail (werk)
  • Website - Website
  • Logo - Kan niet geïmporteerd worden
  • Notities - Notities

Vet afgedrukt de velden van de bedrijfsadreskaart tabblad 'Extra' en daarachter de namen die bij het importeren gebruikt worden

  • Relatiecode - Relatiecode
  • Btw-nummer - Btw-nummer
  • KvK-nummer - Kvk-nummer
  • Aanhef - Aanhef
  • Dosssiers/tags etc - Kunnen niet geïmporteerd worden

Extra velden

  • E-mailadres privé - E-mail (werk)
  • Bankrekening - bankrekening

Importeren personen

Je kunt zelf aangeven welke informatie je in welk veld van de adreskaart wil opslaan, maar Yuki doet ook een voorstel. De velden die Yuki niet kan plaatsen geeft het aan met "Niet importeren". Deze velden kun je dan zelf koppelen.

Er zijn twee adrestypen 'Persoon', als je de 'Voornaam' en/of 'initialen' importeert, dan maakt Yuki een adreskaart van het type 'Persoon' en anders altijd een van het type 'Bedrijf'

Afbeelding toevoegen
Afbeelding toevoegen
Afbeelding toevoegen

Vet afgedrukt de velden van de persoonsadreskaart tabblad 'persoon' en daarachter de namen die bij het importeren gebruikt worden

  • Naam - Naam ( Als je het veld Achternaam, Tussenvoegsel en/of Voornaam invult, dan vult Yuki die op de adreskaart bij naam in )
  • Bedrijf - Bedrijf ( Als dit veld geïmporteerd wordt en het bedrijf is nog niet aanwezig dan wordt dit aangemaakt)
  • Functie - Functie
  • Straat regel 1 - Adres 1
  • Straat regel 2 - Adres 2
  • PC - Postcode
  • Plaats - Plaats
  • Land - Niet importeren
  • Mobiele telefoon' - Mobiele telefoon
  • Telefoon - Telefoon (privé)
  • Fax - Fax (privé)
  • E-mailadres ( Werk) - E-mail (werk)
  • E-mailadres ( privé) - E-mail (werk)
  • Website - website
  • Foto - Kan niet geïmporteerd worden
  • Visitekaartje - Kan niet geïmporteerd worden
  • Notities - Notities

Vet afgedrukt de velden van de persoonsadreskaart tabblad 'Extra' en daarachter de namen die bij het importeren gebruikt worden


PostAdres regel 1 - Postadres 1
PostAdres regel 2 - Postadres 2
PC - Postcode postadres
Plaats - Plaats postadres
Extra adres regel 1 - Adres (werk) 1
Extra adres regel 2 - Adres (werk) 2
PC - Postcode (werk)
Plaats - Plaats (werk)
Land - Niet importeren
Telefoon - Telefoon (werk)
Mobiele telefoon' - ???????????????
Fax - Fax (werk)
Voornaam - Voornaam
Tussenvoegsels - Tussenvoegsel
Achternaam - Achternaam
Initialen - Initialen
Aanhef - Aanhef
Etiket - Niet importeren
Bijnaam - Niet importeren
Geslacht - Niet importeren
Verjaardag - Verjaardag

Dossiers/tags etc - Kunnen niet geïmporteerd worden

Vet afgedrukt de velden van de persoonsadreskaart tabblad 'Financieel' en daarachter de namen die bij het importeren gebruikt worden

  • Relatiecode - Relatiecode
  • Btw-nummer - Btw-nummer
  • KvK-nummer - KvK-nummer

Extra velden

  • Bankrekening - Bankrekening
Opmerking: Om een adreskaart aan te kunnen maken moet een van de volgende velden Naam, Voornaam, Tussenvoegsels of Achternaam gekoppeld zijn.

Importbestand bevat zowel bedrijfs- als contactpersoongegevens.  Hoe leg je de koppeling tussen beiden ?

Hiervoor importeer je het adressenbestand in 2 stappen

1) Importeer eerst de bedrijfsgegevens. Koppel de bedrijfsnaam aan "Naam". Koppel de rest van de bedrijfsgegevens aan de relevante bestemmingsvelden. Zet de gegevens van de contactpersoon op "Niet importeren"
2) Importeer dan de contactpersoon via 'Voornaam' en/of 'initialen' , want dan maakt Yuki een adreskaart van het type 'Persoon' aan. De bedrijfsnaam koppel je aan het bestemmingsveld "Bedrijf"


Foutmelding 

Het importeren is mislukt. Het bestandsformaat is ongeldig.
TRMImported file contains non-text symbols      

Oorzaak en Oplossing

De oorzaak is meestal een tab die ergens in de tekst verborgen zit.
Oplossing :  Verwijder dit teken en je kunt het bestand naar alle waarschijnlijkheid zondermeer importeren.  

Een andere oplossing is dat je contact opneemt met Yuki support via 010-2019734.


Subpagina''s (1): Import adressen resultaat
Comments