Documentatie‎ > ‎

Importeren/exporteren adressen

Je kunt het adresboek exporteren om deze vervolgens te importeren in Excel, Outlook, Outlook Express of in een ander Yuki domein. Het is ook mogelijk om adressen te importeren in de Yuki administratie. Dit werkt met dezelfde formaten. Regelmatig adressen uitwisselen tussen je domein en Outlook (Express), smartphone, GSM, PDA of Organizer is aan te raden zodat de adressen in beide omgevingen altijd overeenkomen. Dit is met Yuki alleen mogelijk via de import- en exportfunctie, er is geen synchronisatiefunctie beschikbaar. 


Om adressen te exporteren of importeren open je de module 'Relatiebeheer' en klik je links in je scherm op 'Importeren /Exporteren'.



Het volgende scherm wordt geopend:



Om alle geïmporteerde adressenbestanden te bekijken klik je bovenin het scherm op de knop 'Historie'. Je ziet nu alle adressenbestanden die in het verleden zijn geïmporteerd. 




Exporteren adressen


Alle in Yuki bekende gegevens zullen worden geëxporteerd: 
  1. Naam: voornaam, middelste naam, achternaam, bijnaam
  2. Bedrijf: bedrijfsnaam, afdeling, adres, fax, telefoon
  3. Persoon: naam, adres, alternatief adres, telefoon op werk, fax thuis, telefoon thuis, mobiele telefoon, speciale datum, naam assistent, verjaardag, e-mailadres, e-mailadres 2, geslacht, BSN, functie, naam manager, notities, partner, webpagina. 
De gegevens worden opgeslagen in een bestand met de naam 'ExportAddressen [datum].csv'.

Om adressen te gaan exporteren klik je links in je scherm op 'Importeren /Exporteren'.  Klik vervolgens op 'Exporteren' om het proces te starten.




Het volgende scherm wordt geopend:



Geef aan of je alle adressen in het adresboek of alleen de adressen uit 'Mijn adresboek' wilt exporteren. Je kunt alle adrestypen of alleen bedrijven of contactpersonen meenemen in de export. 

Selectie
Alle leveranciers, alle klanten, alle belangrijke nummers of alleen de relaties met een tag kunnen worden geëxporteerd. Kies je voor de laatste dan moet je de tag(s) en de contacten verder specificeren.

Het is ook mogelijk om alle 'inactieve' adressen mee te nemen in het exportbestand.

Exporteren naar
De keuze van de soort, lees het formaat (CSV, Excel, Outlook, Outlook Express en Yuki), hangt af van het doel: waar wordt het bestand straks geïmporteerd? Dit geldt ook voor het scheidingsteken. Over het algemeen zullen komma (,) of punt-komma (;) correct werken bij import. 

Zodra er op de knop 'Exporteren' wordt geklikt, wordt het bestand aangemaakt. 



Importeren adressen

Om adressen te gaan importeren klik je links in je scherm op 'Importeren /Exporteren'.  Klik vervolgens op 'Importeren' om het proces, dat uit 5 stappen bestaat, te starten.





Stap 1

In de eerste stap selecteer je de applicatie van waaruit je adressen wilt importeren (formaat van het importbestand): 
  • Outlook
  • Outlook Express
  • Yuki (met dit formaat kun je de gegevens uit een domein exporteren, daarna aanpassen in Excel en vervolgens weer importeren in hetzelfde domein)
  • Overige toepassing (zoals Excel).


Stap 2

Deze stap bestaat uit instructies om de adressen of contactgegevens op de juiste manier uit de in stap 1 gekozen applicatie te exporteren.


Stap 3

Hier moet je aangeven of je de bestaande adressen wilt updaten of het importbestand volledig wilt toevoegen, ongeacht welke adressen al aanwezig zijn. 



Stap 4

In deze stap selecteer je het exportbestand dat je wilt importeren in Yuki.


Stap 5

In de laatste stap kun je de te importeren velden toewijzen aan velden in Yuki. Je kunt zelf aangeven welke informatie je in welk veld van de relatiekaart wilt opslaan maar Yuki doet ook een voorstel. De velden die Yuki niet kan plaatsen worden aangegeven met 'Niet importeren'. Deze velden kun je dan zelf koppelen.

Als je de 'Voornaam' en/of 'initialen' importeert, dan maakt Yuki een relatiekaart van het type 'Persoon' aan en anders altijd een relatiekaart van het type 'Bedrijf'.



Voor een uitgebreide beschrijving van het koppelen van te importeren velden in Yuki (zowel bedrijfs- als persoonsgegevens) zie Koppelen velden in Yuki bij import adressen (bedrijven en personen).

Controleer of alle te importeren velden met de juiste velden in Yuki zijn gekoppeld. Zo ja, klik vervolgens op de knop 'Importeren'.

LET OP!
In de kopregel van het te importeren bestand mogen geen haakjes () staan.
Iedere regel moet eindigen met een CRLF (Carriage Return LineFeed). Als deze ontbreken, kan Yuki GEEN onderscheid maken tussen de kopregel en de regels met adresgegevens.


Resultaat import

Nadat de relaties zijn geïmporteerd wordt er een resultaat getoond.



Onder de kop 'Bestandsinformatie' vind je een samenvatting van het resultaat van de import.
Daaronder zie je per geïmporteerd adres (relatie) in de kolom 'Status' welk adres is gewijzigd (potloodje) of nieuw is aangemaakt.


Foutmelding 

Melding

Het importeren is mislukt. Het bestandsformaat is ongeldig.
TRMImported file contains non-text symbols      

Oorzaak en Oplossing

De oorzaak is meestal een tab of andere tekens zoals ESC, DLE, STX, FS  etc. die ergens in de tekst verborgen zitten.
Via een editor zoals bijvoorbeeld Notepad ++ kun je die met behulp van de zoekfunctie opsporen en verwijderen:
  • tab   = \t
  • ESC  = \x1B
  • DLE  = \x10
  • STX  = \x02
  • FS = \x1C

Als je Notepad ++ gebruikt kun je via het menu 'Bewerken' en vervolgens te kikken op de optie 'ASCII-karakters' de karakters rechts in je scherm te zien krijgen.

De oplossing is om de tab of andere tekens te verwijderen, naar alle waarschijnlijkheid kan het bestand nu worden geïmporteerd.  

Een andere oplossing is dat je contact opneemt met Yuki support via 010-2019734.



Zie ook: