Documentatie‎ > ‎Home‎ > ‎Administratie‎ > ‎

Administratiegegevens wijzigen en Boekjaar

Bedrijfsgegevens en instellingen administratie

Administraties
De instellingen van de administratie vormen een belangrijke basis voor het boeken en verwerken van de administratie. Het betreft info over btw, kas, deelnemingen, aandeelhouders en dergelijke.

De instellingen van je administratie kun je wijzigen door linksboven op het bedrijfslogo of de naam "Logo" te klikken en dan in het dropdownmenu op "Domein" te klikken of naar de 'Relaties' tab te gaan en op Administraties (Zie Icoon hier links) te klikken. Om gegevens daadwerkelijk te wijzigen selecteer je een administratie en klik je vervolgens op de bewerken knop

Het wijzigen van deze instellingen is alleen mogelijk voor werknemers met de rol 'directie' of 'financiële administratie'. Zie voor meer informatie hierover Rollen in Yuki.



Algemene bedrijfsinformatie


De meeste wijzigingen voor een administratie betreffen gegevens die betrekking hebben op de algemene bedrijfsinformatie. Door op de verschillende tabs te klikken kun je per categorie waar nodig informatie wijzigen en/of aanvullen. Onder algemeen kun je ook het e-mailadres voor de administratie wijzigen. Dit adres kun je gebruiken om documenten naar de administratie te mailen.
  • Twee speciale tabs betreffen de btw en 'Accountant'. Deze worden hieronder verder uitgelegd.
  • Het is mogelijk om in de 'Documenten' tab je eigen bedrijfslogo te uploaden, deze kan onder andere gebruikt worden voor het versturen van facturen vanuit Yuki en wordt getoond boven de rapportage.


Extra

Dit is een belangrijk tabblad. Hier wordt aangegeven wie de directie voert, wie de aandeelhouders zijn en welke deelnemingen en groepsmaatschappijen gehouden worden. Op basis van de gegevens worden er:
  1. Automatisch diverse grootboekrekeningen aangemaakt 
  2. Automatisch rekening courant boekingen gemaakt als hier aanleiding toe is.
Per aandeelhouder worden de volgende rekening aangemaakt:
  • Bezittingen: Lening aan {aandeelhouder n}
  • Schulden: Achtergestelde lening van {aandeelhouder n}
  • Schulden: Lening van {aandeelhouder n}
  • WV: Rente lening van {aandeelhouder n}
  • WV: Herwaardering lening aan {aandeelhouder n}
  • WV: Rentevordering op {aandeelhouder n}
Per deelneming worden de volgende rekening aangemaakt:
  • Bezittingen: Deelneming {Deelneming n}
  • Bezitting: Lening aan {deelneming n}
  • Schulden: Achtergestelde lening van {Deelneming n}
  • Schulden: Lening van {aandeelhouder n}
  • Financiële Baten en lasten: Rente lening van {Deelneming n}
  • Financiële Baten en lasten: Rente lening aan {Deelneming n}
  • Financiële Baten en lasten: Herwaardering lening aan {Deelneming n}


Administratie en Boekjaar

In de tab Administratie bij de Adreskaart van de administratie kun je de gegevens vastleggen ten aanzien van de werking van met name het boekjaar. De volgende velden kunnen worden ingevuld:
  • ID: Toegewezen door Yuki
  • Relatiecode: Code gebruikt bij de uitwisseling met de salarisadministratie
  • Loopt het boekjaar van je administratie van januari tot en met december? Dit is indien een administratie niet volgens een kalenderjaar loopt maar bijvoorbeeld van juli 2012-juni 2013
  • Vanaf welk boekjaar moet Yuki de administratie bijhouden? Deze waarde (bijvoorbeeld 2013) is een instelling die bepaalt dat er voor dit jaar geen transacties kunnen worden vastgelegd. Als u toch een boeking in een boekjaar voor het eerste boekjaar vastlegt dan krijgt u de melding: "Transacties met een boekingsdatum die voor de startdatum van de administratie ligt dienen in een beginbalans te worden aangemaakt." De beginbalans is een speciaal type boekhoudkundig document waarmee boekingen buiten periodes om gemaakt kunnen worden. Als er boekingen in een administratie staan kan het Boekjaar NIET meer gewijzigd worden. Als u toch probeert te wijzigingen krijgt u de melding: "Datum van aanvang voor de administratie kan niet worden aangepast. Er zijn reeds transacties voor de beginbalans aangemaakt op 31-12-2006 voor {administratienaam}" De enige manier om het boekjaar te wijzigen is om de transacties te verwijderen. Dat kan bijvoorbeeld door deze tijdelijk naar een volgend boekjaar te verplaatsen door de datum aan te passen. Het kan voorkomen dat documenttype Beginbalans ook moet worden aangepast naar Memoriaal en dat enkele boekingen op de Tussenrekeningen Beginbalans {} tijdelijk naar een andere rekening worden gezet.

Belastingen

Hier kun je indien het bedrijf btw-plichtig is het btw-nummer invoeren. Verder kun je aangeven hoe vaak de belastingaangifte gedaan dient te worden en wie hiervoor verantwoordelijk is:
  1. jij zelf
  2. jouw accountant
  3. Yuki
Zie ook Opstart: btw-aangifte voor meer informatie over de belastingaangifte. 

Accountant

In deze tab kun je de gegevens van je accountant invoeren en de toegang van de accountant tot jouw domein regelen. Er zijn twee onderdelen:

  • Mijn accountant: Wanneer je een accountant hebt kies je 'ja' en vul je vervolgens de gegevens van jouw accountant in. Het is belangrijk om deze gegevens zo volledig mogelijk in te vullen, met name als je jouw accountant toegang wil geven tot jouw administratie (let hier vooral goed op de juistheid van het e-mailadres).
  • Administratierechten: Je kunt jouw accountant direct kosteloos toegang geven tot jouw Yuki administratie. De accountant ontvangt dan een uitnodiging op het ingevoerde e-mailadres en krijgt direct toegang via het portal voor accountants
Jouw accountant heeft nu de rechten in jouw administratie die horen bij de rol 'externe accountant', voor meer informatie over de specifieke rechten die hierbij horen, zie: Rechten per rol.
Comments