Documentatie‎ > ‎

Factuurinstellingen

Instellingen voor verkoopfacturen

Voordat je zelf facturen gaat invoeren en verwerken, dien je eerst de instellingen te definiëren. Deze vind je in het menu Boekhouding -> Verkoop -> Instellingen facturen. Artikelen en prijslijsten zijn ook nodig om een factuur te maken. De omzetrekeningen hangen aan de Artikelen. Je kunt de omschrijving wel voor elke factuur wijzigen.


Instellingen tabblad


Bankrekeningen op factuur

Als er meer dan één bankrekening in het domein staan kun je hier aangeven welke bankrekening op de factuur moet komen te staan 

Verkoopfactuur lay-out

Als je diverse lay-outs heb, kun je hier aangeven welke lay-out standaard opkomt bij het verwerken van een factuur.

Standaard Prijslijst

Deze standaard prijslijst komt dan bij invoer als voorkeurswaarde ingevuld.

Volgend factuurnummer

Het nummer dat je hier ingeeft zal worden gebruikt voor de eerstvolgende factuur die je verwerkt. Bij het kiezen van een factuurnummer is het raadzaam de volgende tip in het oog te houden:

Kies een nummer van minimaal vijf cijfers.  Om de betalingen van facturen goed te herkennen dient het factuurnummer een voldoende unieken waarde te zijn. Vier cijfers kan verward worden met postcodes. Twee of drie cijfers zijn ook te weinig onderscheidend.

Prefix factuurnummer

Maak je factuurnummer herkenbaar, laat het bijvoorbeeld beginnen met 15.xxx, waarbij de 15 voor 2015 staat. Begin elk jaar met een nieuwe reeks.
Maak het nummer niet langer dan nodig is. Dat kost je klant ook enkel meer invoerwerk om de facturen te boeken en te betalen.
Je mag als scheidingstekens een . gebruiken om langere nummer beter leesbaar te maken (bijvoorbeeld: 215.015)
Voorkom dubbele factuurnummers. Dus heb je al facturen verstuurd voordat je met Yuki werkte, laat dit nummer dan volgen op het laatstgebruikte nummer.

Betalingstermijn in dagen

Geef hier aan binnen hoeveel dagen je wenst dat klanten je betalen. Aan de hand van de factuurdatum en de betaaltermijn wordt de vervaldatum berekend. Die kun je op je factuur laten afdrukken. Zeker als je ook van de herinnering en aanmaningen van Yuki gebruikt wilt maken is deze termijn belangrijk. 14 dagen is gebruikelijk. 30 dagen kan maar is wel erg klantvriendelijk.

Verzendwijze

De standaard verzendwijze voor facturen, per e-mail, gewone post, waar mogelijk per e-mail of niet verzenden. Als de e-mail instelling is geactiveerd en je meerdere facturen tegelijk verwerkt, worden ze automatisch per e-mail naar je klant verstuurd (mits deze een e-mailadres heeft).

UBL

Hier kun je aangeven of je een factuur ook gestruktureerd aan de klanten wilt versturen. Een UBL factuur kan in veel boekhoudpakketten gemakkelijk worden ingelezen en voorkomt handmatig invoerwerk aan de zijde van uw klant. Er zijn 4 opties:
  1. Niet meesturen (en dus alleen de PDF als plaatje)
  2. Meesturen als extra attachment (dus 1 attachment met het plaatje om te printen en 1 attachment met de UBL data)
  3. Meesturen als extra attachment en PDF in de UBL ingesloten. (dus 1 attachment met het plaatje om te printen en 1 attachment met de UBL data en daar nog eens de PDF in opgelagen)
  4. Meesturen als enige attachment PDF in de UBL (dan ontvangt de klant wel een PDF in de UBL maar die is niet gemakkelijk voor de klant leesbaar. Dit doe je alleen als je veel facturen stuur naar klanten die dat volledig electronisch verwerken.
Nummer 2 is de meest compacte en bij nummer 3 verstuur je effectief de PDF 2x en is zo de meest complete. Keuzes 2 en 3 zijn de meest voorkomende.

UBL strikt SimplerInvoicing formaat

UBL kun je je voorstellen als een soort Excel file. Hierin worden dan alle velden die relevant zijn voor de factuur in vastgelegd volgens vaste afspraken over hoe de velden worden genoemd. Er zijn echter heel veel velden om zo veel mogelijk partijen te kunnen bedienen maar daardoor wordt het wel iets complexer. SimplerInvoicing heeft een beperktere set gedefinieerd, Er zijn partijen die zeer strikt alleen dit formaat inlezen. Standaard stuurt Yuki de uitgebreidere set. Deze voldoet aan de UBL 2.1 standaard en zou door iedereen moeten kunnen worden ingelezen.

Betaalwijze credit verkoopfactuur

Geeft aan hoe de creditfacturen worden verwerkt, als je de optie wordt teruggestort selecteert dan komt de creditfactuur als je gebruikmaakt van de betaallijstmodule in de betaallijst terecht.  
in het geval van wordt verrekend, dan dient de factuur verrekend te worden.

E-mailadres afkomstig van adres

Als je facturen via e-mail verstuurd gebeurt dat via de e-mailserver van Yuki. Om ervoor te zorgen dat je klanten zien dat de factuur van jou afkomstig is, dien je hier het emailadres op te geven van waaruit verstuurd wordt. Dit moet een bestaand e-mailadres zijn. na het ingeven van het e-mail adres krijg je op het betreffende adres en email van Yuki om je account te bevestigen. 
mail server instellingen kun je instellen als je wilt dat de facturen via je eigen smtp server verzonden worden. 

E-mailadres voor kopieën 

Als jezelf een kopie van de verzonden facturen wenst te ontvangen om te controleren of alle facturen correct verzonden zijn, vul dan hier het e-mailadres in waar de kopie naar verstuurd moet worden. Indien je dit leeg laat, wordt er geen kopiefactuur verstuurd. Het is niet nodig om de facturen nog een keer naar Yuki te sturen. Na verwerking wordt de kopiefactuur automatisch in het archief opgeslagen en in je boekhouding verwerkt.

Wanneer de prijs handmatig wordt gewijzigd, altijd het aanmaken van een prijsafspraak voorstellen.

Als je deze functie aanvinkt, vraagt Yuki na het handmatig aanpassen van een prijs of deze voor de betreffende relatie als prijsafspraak moet worden aangemaakt.  

Comments