Documentatie‎ > ‎

Instellingen voor verkoopfacturen

Voordat je verkoopfacturen gaat aanmaken en versturen, moet je eerst de instellingen voor de verkoopfacturen te definiëren.


LET OP!
Nadat je de instellingen voor je verkoopfacturen correct hebt ingevoerd ga je verder met stap 2 in het facturatieproces namelijk het Aanmaken of wijzigen van de factuur lay-out van je verkoopfacturen.

Open de module 'Verkoop' en klik links in je scherm op 'Factuurinstellingen'.

Het volgende scherm wordt geopend:




Factuurinstellingen


Bankrekening op factuur

Als er meer dan één bankrekening in het domein staan kun je hier aangeven welke bankrekening op de factuur moet komen te staan. 

Verkoopfactuur lay-out

Als je diverse lay-outs heb, kun je hier aangeven welke lay-out standaard wordt gebruikt bij het verwerken van een verkoopfactuur.

Standaard prijslijst

Deze standaard prijslijst wordt bij het aanmaken van een verkoopfactuur als voorkeurswaarde ingevuld.

Volgend factuurnummer

Het nummer dat je hier ingeeft zal worden gebruikt voor de eerstvolgende verkoopfactuur die je verwerkt. 

LET OP!
Kies een nummer van minimaal vijf cijfers. Om de betalingen van facturen goed te herkennen dient het factuurnummer een voldoende unieke waarde te zijn. Vier cijfers kan verward worden met postcodes. Twee of drie cijfers zijn ook te weinig onderscheidend.

Prefix factuurnummer

Maak je factuurnummer herkenbaar, laat het bijvoorbeeld beginnen met 15.xxx, waarbij de 15 voor 2015 staat. Begin elk jaar met een nieuwe reeks.
Maak het nummer niet langer dan nodig is. Dat kost je klant enkel meer invoerwerk om de facturen te boeken en te betalen.
Je mag als scheidingstekens een . gebruiken om langere nummer beter leesbaar te maken (bijvoorbeeld: 215.015).
Voorkom dubbele factuurnummers. Dus heb je al facturen verstuurd voordat je met Yuki werkte, laat dit nummer dan volgen op het laatst gebruikte nummer.

Betalingstermijn in dagen

Geef hier aan binnen hoeveel dagen je wenst dat klanten je betalen. Aan de hand van de factuurdatum en de betalingstermijn wordt de vervaldatum berekend. Die kun je op je factuur laten afdrukken. Zeker als je ook van de herinnering en aanmaningen van Yuki gebruikt wilt maken is deze termijn belangrijk. Een betalingstermijn van 14 dagen is gebruikelijk. Een termijn van 30 dagen kan maar is wel erg klantvriendelijk.

Verzendwijze

De standaard verzendwijze voor de verkoopfacturen moet hier worden geselecteerd: 
  • Alles per e-mail: als er geen e-mailadres bekend is of de klantspecifieke instelling staat op 'Per gewone post' wordt de factuur niet verwerkt
  • Alles per gewone post: van de verwerkte facturen wordt een printbestand gemaakt. Als de klantspecifieke instelling staat op 'Per e-mail' wordt de factuur niet verwerkt
  • Waar mogelijk per e-mail: afhankelijk van de klantspecifieke instelling en de aanwezigheid van een e-mailadres wordt bepaald of de factuur per e-mail of per post wordt verstuurd.  Van de 'per post' facturen wordt een printbestand gemaakt.
  • Niet verzenden: de facturen worden wel in de administratie verwerkt maar niet verzonden. 

Hier kun je aangeven of je een factuur ook gestructureerd aan je klanten wilt versturen. Een UBL factuur kan in veel boekhoudpakketten gemakkelijk worden ingelezen en voorkomt handmatig invoerwerk aan de zijde van je klant. Er zijn vier opties:
  1. Niet toevoegen (en dus alleen de PDF als plaatje)
  2. Ook meesturen als extra attachment (dus 1 attachment met het plaatje om te printen en 1 attachment met de UBL data)
  3. Ook meesturen als extra attachment - PDF ingebed in UBL (dus 1 attachment met het plaatje om te printen en 1 attachment met de UBL data en daar nog eens de PDF in opgeslagen).
  4. Als enige attachment - PDF ingebed in UBL (dan ontvangt de klant wel een PDF in de UBL maar die is niet gemakkelijk voor de klant leesbaar. Dit doe je alleen als je veel facturen stuurt naar klanten die dat volledig elektronisch verwerken.
Optie 2 is de meest compacte optie en bij optie 3 verstuur je effectief de PDF 2x zodat dit de meest complete optie is. Opties 2 en 3 komen het meest voor.

UBL strikt SimplerInvoicing formaat

UBL kun je je voorstellen als een soort Excel file. Hierin worden dan alle velden die relevant zijn voor de factuur  vastgelegd volgens vaste afspraken over hoe de velden worden genoemd. Er zijn echter heel veel velden om zoveel mogelijk partijen te kunnen bedienen maar daardoor wordt het wel iets complexer. SimplerInvoicing heeft een beperktere set gedefinieerd. Er zijn partijen die zeer strikt alleen dit formaat inlezen. Standaard stuurt Yuki de uitgebreidere set. Deze voldoet aan de UBL 2.1 standaard en zou door iedereen moeten kunnen worden ingelezen.

Betaalwijze credit verkoopfactuur

Geeft aan hoe de credit verkoopfacturen worden verwerkt. Als je de optie 'Wordt teruggestort' selecteert dan komt de credit verkoopfactuur als je gebruik maakt van de betaallijstmodule in de betaallijst terecht.  

In het geval van 'Te verrekenen' dient de factuur verrekend te worden.

E-mail afkomstig van adres

Om ervoor te zorgen dat je klanten zien dat de factuur van jou afkomstig is, dien je hier het e-mailadres op te geven van waaruit de facturen verstuurd worden. Dit moet een bestaand e-mailadres zijn. Na het invoeren van het e-mailadres krijg je op het betreffende adres een e-mail van Yuki om je account te bevestigen.
Als je facturen via e-mail verstuurd gebeurt dat via de virtuele Yuki mailserver of je eigen mailserver. Voor een uitgebreide beschrijving zie helppagina Mailserver instellingen.

LET OP!
Via 'Mail server instellingen' kun je instellen dat de facturen via je eigen SMTP server verzonden worden. 

E-mailadres voor kopieën 

Als jezelf een kopie van de verzonden verkoopfacturen wenst te ontvangen om te controleren of alle facturen correct verzonden zijn, vul dan hier het e-mailadres in waar de kopie naar verstuurd moet worden. Indien je dit leeg laat, wordt er geen kopiefactuur verstuurd. Het is niet nodig om de facturen nog een keer naar Yuki te sturen. Na verwerking wordt de kopiefactuur automatisch in het archief opgeslagen en in je boekhouding verwerkt.

Wanneer de prijs handmatig wordt gewijzigd, altijd het aanmaken van een prijsafspraak voorstellen.
Als je deze functie aanvinkt, vraagt Yuki na het handmatig aanpassen van een prijs of deze voor de desbetreffende relatie als prijsafspraak (prijsovereenkomst) moet worden aangemaakt.  



Lay-outs 

Op dit tabblad kun je de lay-out van je verkoopfactuur aanpassen of extra lay-outs aanmaken. Voor een uitgebreide beschrijving zie helppagina Aanmaken of wijzigen factuur lay-out.