Gegevens automatisch toewijzen aan dossiers

Dossiers kunnen gebruikt worden om behalve documenten en financiële transacties ook gegevens van relaties zoals afspraken, taken, e-mail etc. te groeperen. Daarmee kunnen kosten, opbrengsten, investeringen en de planning van relaties toegewezen worden aan bijvoorbeeld projecten of afdelingen.

Het toewijzen van financiële transacties wordt gedaan door facturen of andere financiële transacties (bijvoorbeeld  kastransacties in een geimporteerde kasstaat) te koppelen aan een dossier. Daarmee worden ook alle onderliggende transacties toegewezen aan dat dossier. 

Het toewijzen van transacties kan handmatig gebeuren (bijvoorbeeld nadat een factuur is geboekt en verwerkt) maar ook automatisch door Yuki tijdens het boekingsproces. 

Voor het automatisch toewijzen van financiële transacties heeft Yuki vier mogelijkheden ingebouwd:



Importeren van financieel importbestand (CSV formaat)


Je kunt transacties importeren in een zogenaamd financieel importbestand (CSV formaat). Om zo'n formaat te maken kun je het beste een spreadsheet (bijvoorbeeld Excel) gebruiken en dat bewaren als 'door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.csv)'. Het scheidingsteken moet ingesteld zijn op ';'.

Een financieel importbestand kan o.a. de volgende financiële transacties bevatten:
  • memoriaalboeking o.a.:
    • loonjournaalposten
    • afschrijvingen
    • openstaande klanten en openstaande leveranciers
    • uitsplitsing activa
  • beginbalans
  • kasstaat.


Werken met OCR herkenningsregels


Deze OCR herkenningsregels kunnen enkel door gebruikers met de rol 'Backoffice' worden aangemaakt. Hiermee kan ingesteld worden dat als er tijdens het herkennen van de factuur een bepaalde tekst op een factuur wordt gevonden, deze factuur aan een specifiek dossier wordt toegewezen.



Automatisch toewijzen op basis van dossiercodes op factuur


Een andere vorm van automatische toewijzing kan worden bereikt door ervoor te zorgen dat de maker van de factuur (de leverancier of jezelf bij verkoopfacturen) op de factuur een code print die overeenkomt met de dossiercode. Om dit mogelijk te maken moet aan de volgende regels worden voldaan:
  • Bij het dossier moet aangegeven worden dat automatische toewijzing is toegestaan.
  • De dossiercode moet minimaal 6 posities lang zijn en uniek. We adviseren om de code goed herkenbaar te maken zodat deze niet verward kan worden met andere mogelijke gegevens op een factuur zoals een KvK-nummer, postcode, algemene naam etc. Vermijd ook codes die even lang zijn als veel voorkomende nummers zoals factuurnummers, datums of bankrekeningen. 
    Een combinatie van letters en cijfers biedt de beste garantie op juiste toekenning bijvoorbeeld PR12345 of ON98765. 
  • Vermijd ook tekens en spaties in de code. Leveranciers hebben nogal eens de neiging om deze weg te laten.
Handgeschreven codes worden in de regel niet herkend. Maar werken met etiketten is een mogelijkheid om achteraf nog de juiste dossiercodes (projectcodes) op facturen te krijgen.



Automatisch toewijzen met behulp van het mailen van documenten


Wanneer je een document per e-mail doorstuurt naar de administratie dan kun je in het onderwerp van de e-mail een # teken zetten, direct gevolgd door de dossiercode. Yuki zal dan het document direct toewijzen aan het betreffende dossier zonder dat hiervoor een lokale herkenningsregel aangemaakt dient te worden.

Dit werkt ook voor het mailen naar de ordner 'Zelf te ordenen' via mijn.domeinnaam@yukiworks.nl.



Zie ook: