Documentatie‎ > ‎

Dossiers / Projectadministratie

Deze menukeuze geeft toegang tot de dossiers. Om dossiers te kunnen gebruiken moet eerst de module YUKI DOSSIERS geactiveerd worden.

De dossiers bieden een extra doorsnijding en classificatie van documenten en transacties. Tevens worden dossiers gebruikt als projectadministratie of analytische administratie.

De toegang tot dossiers kan per dossier geregeld worden. Ze kunnen op die manier gebruikt worden om bijvoorbeeld een deel van de financiële administratie vrij te geven voor één of meer gebruikers, zonder dat deze gebruikers toegang hebben tot het geheel. Dossiers kunnen dus heel goed ingezet worden voor gebruikers met een specifiek budget.

Dossiers als verzameling van gegevens

Met dossiers kun je gegevens groeperen om zo een beter overzicht te krijgen. Dat geldt voor:
  • Documenten
  • Financiële transacties
  • Taken
  • Werkopdrachten (werkuren)
  • Relaties (bijvoorbeeld voor een mailing)
  • Afspraken (agenda).


Waar en hoe kun je een dossier aanmaken?

In de balk bovenin je scherm klik je op het icoon 'Dossiers'.

klik vervolgens op de knop + 'Nieuw dossier'.

Gegevens

Vul in het nu geopende scherm alle gegevens in die van toepassing zijn voor het dossier/project.


Omschrijving: Hier geef je de naam van het dossier in.
Code: Je kunt het dossier een code geven, deze is ook te gebruiken in combinatie met herkenningsregels.
Startdatum / EinddatumElk dossier heeft een begin en einddatum. Lopende dossiers zijn dossiers die nog geen einddatum hebben, of waarvan de einddatum in de toekomst ligt. 
Relatie: Wil je het dossier koppelen aan een relatie dan kun je deze hier invullen, zodat je vanuit het CRM gedeelte van Yuki gekoppelde dossiers per relatie kunt bekijken.
TagsJe kunt dossiers ook één of meer tags geven. Op die manier kun je dossiers weer onderverdelen, bijvoorbeeld voor Marketing, Rapportage, Intern of Projecten. Een handige tagging kan gebruikt worden bij bepaalde overzichten zoals bij het marge-overzicht.

Budget / Margebijdrage

Budget Verkoop / InkoopBudgetten per project. Je kunt op de kaart van een dossier een budget ingeven voor omzet en inkoop. Dat is een budget voor de gehele looptijd van het budget (dus niet per jaar). In het overzicht marge bijdrage per project kun je kolommen aanzetten om de budgetten en verschillen t.o.v. de actuele omzet te tonen. 
In het startscherm van een dossier vind je links in de kolom onder 'Overzichten' de 'Margebijdrage'.



Herkenningsregel 
Vink deze optie aan als je gebruik wilt maken van automatische herkenning van dossier codes. Lees meer hier over op de helppagina Dossiers automatisch toewijzen.  

Toegang
 
Beveiliging: Een dossier hoeft niet voor iedereen relevant te zijn. Daarom is het binnen Yuki mogelijk om per dossier de toegang te bepalen, zodat alleen een specifieke groep gebruikers de inhoud (documenten/e-mails/taken/afspraken) van het dossier kan benaderen. 
Beheerder: Elk dossier heeft een beheerder. De dossierbeheerder is de enige gebruiker die de rechten of basisgegevens van het dossier mag aanpassen. Is de dossierbeheerder niet langer actief als gebruiker, dan gaan die rechten automatisch over naar alle gebruikers met de rol Directie en naar de eigenaar van het domein.


Koppelen van documenten en transacties aan een dossier

  • Elk type document en transactie kun je koppelen aan een dossier:
    • vanuit het geopende document of transactie
    • vanuit het startscherm van het dossier.
  • Het is ook mogelijk e-mailcorrespondentie of brieven te koppelen
  • Je kunt direct in een dossier een document uploaden
  • Het is niet mogelijk om banktransacties te koppelen.

Wanneer je vanuit een willekeurig document op de knop 'Bewerken' klikt, kun je het document toewijzen aan een dossier.

Koppelen vanuit document (voorbeeld inkoopfactuur)

Klik op het vergrootglas in het veld 'Dossier' om deze factuur aan een dossier te koppelen.
  


Koppelen vanuit startscherm van het dossier

Je kunt ook vanuit het startscherm van een dossier documenten en transacties aan het dossier koppelen: 



Links in je scherm klik je onder de kop 'Acties' op de link 'Niet gekoppeld'.
In het nu geopende scherm vind je alle nog te koppelen documenten en transacties.


Via het pulldown menu bovenin je scherm kun je de gewenste lijst selecteren:
  • Bruto marge: genereert een lijst van alle omzet en kostprijs van de omzet gerelateerde regels.
  • Omzet en kosten: breid deze lijst uit met bedrijfslasten gerelateerde rekeningen  
  • Alle: genereert een lijst met alle transacties die je kunt koppelen.

Rechts naast de nog niet gekoppelde regels vind je het icoon 'Documenten koppelen', door hierop te klikken toont Yuki de lijst van de lopende dossiers. Om de transactie te koppelen selecteer je één van de dossiers.



Met het icoon 'Transacties koppelen/bewerken' rechts naast het icoon 'Documenten koppelen' kun je de transactieregel aan een ander dossier koppelen.

Vanuit deze lijst zijn een groot aantal transacties te koppelen, echter om de lijst niet eindeloos lang te maken kun je transacties welke niet in de lijst worden getoond via het grootboek koppelen aan dossiers.
Lees meer over hoe je vanuit het grootboek transacties koppelt op de helppagina Dossiers op regelniveau.


Details van dossier

Wanneer je de details van een dossier wilt inzien klik je vanuit het startscherm van de module 'Dossiers' op één van de dossiers.
Vervolgens opent zich het dossier en vind je links in je scherm alle doorklikbare details van het dossier.



Wanneer je bijvoorbeeld op de link 'Omzet en kosten' klikt worden de tussentijdse resultaten van het dossier getoond. Vervolgens kun je via knoppen bovenin je scherm verder op de details van het dossier inzoomen. 




Details van alle dossiers (lijst)

Vanuit het startscherm van de module 'Dossiers' vind je links in je scherm onder de kop 'Overzichten' de link 'Financiële details'. 
Door te klikken op deze link toont Yuki een lijst van alle dossiers met de gekoppelde documenten en transacties. Hierdoor kun je de details van al je lopende dossiers in één overzicht zien.



Achter elke regel vind je het icoon 'Transacties koppelen/bewerken', hiermee kun je de transactie of het document eventueel naar een ander dossier verplaatsen.                                                                                     


Koppelen van werkopdrachten (werkuren) aan dossiers

Vanuit de agenda kun je d.m.v. een werkopdracht werkuren invoeren. In het veld 'Dossier' selecteer je het dossier waaraan de werkuren gekoppeld moeten worden. Deze werkuren vind je vervolgens ook terug in de details van het dossier.
 



Zie ook: