Documentatie‎ > ‎

Dossiers / Projectadministratie

Deze menukeuze geeft toegang tot de dossiers. Om dossiers te kunnen gebruiken moet eerst de module YUKI DOSSIERS geactiveerd worden.

De dossiers bieden een extra doorsnijding en classificatie van documenten en transacties. Tevens worden dossiers gebruikt als projectadministratie of analytische administratie.

De toegang tot dossiers kan per dossier geregeld worden. Ze kunnen op die manier gebruikt worden om bijvoorbeeld een deel van de financiële administratie vrij te geven voor één of meer gebruikers, zonder dat deze gebruikers toegang hebben tot het geheel. Dossiers kunnen dus heel goed ingezet worden voor gebruikers met een specifiek budget.

Dossiers als verzameling van gegevens
Met dossiers kun je gegevens groeperen om zo een beter overzicht te krijgen. Dat geldt voor:
  • Documenten
  • Financiële transacties
  • Taken
  • Werkopdrachten (uren)
  • Relaties (bijvoorbeeld voor een mailing)
  • Afspraken (agenda)

Waar en hoe kun je een dossier aanmaken?

In de taakbalk klik je op het dossier symbool.

klik vervolgens op + 'Nieuw dossier'

vul hier alle gegevens in die van toepassing zijn voor het dossier/ project.


Omschrijving: Hier geef je de naam van het dossier in.
Code: Je kunt het dossier een code geven, deze is ook te gebruiken in combinatie met herkenningsregels.
Startdatum / EinddatumElk dossier heeft een begin en einddatum. Lopende dossiers zijn dossiers die nog geen einddatum hebben, of waarvan de einddatum in de toekomst ligt. 
Relatie: Wil je het dossier koppelen aan een relatie kun je deze hier invullen, zodat je vanuit het crm gedeelte van Yuki gekoppelde dossiers per relatie kunt bekijken.
TagsJe kunt dossiers ook één of meer tags geven. Op die manier kun je dossiers weer onderverdelen, bijvoorbeeld voor Marketing, Rapportage, Intern, Projecten. Een handige tagging kan gebruikt worden bij bepaalde overzichten, zoals bij het marge-overzicht.

Budget / Margebijdrage
Budget Verkoop / InkoopBudgetten per project. Je kunt op de kaart van een dossier een budget ingeven voor omzet en inkoop. Dat is een budget voor de gehele looptijd van het budget (dus niet per jaar). In het overzicht marge bijdrage per project kun je kolommen aanzetten om de budgetten en verschillen t.o.v. de actuele omzet te tonen. 
In het dossier startscherm vind je links in de kolom onder 'Overzichten' de 'Margebijdrage'.

Herkenningsregel 
Vink deze optie aan als je gebruik wilt maken van automatische herkenning van dossier codes lees meer hier over onder Dossiers automatisch toewijzen.  

Toegang 
Beveiliging: Een dossier hoeft niet voor iedereen relevant te zijn. Daarom is het binnen Yuki mogelijk om per dossier de toegang te bepalen, zodat alleen een specifieke groep gebruikers de inhoud (documenten/e-mails/taken/afspraken) van het dossier kan benaderen. 
Beheerder: Elk dossier heeft een beheerder. De dossierbeheerder is de enige gebruiker die de rechten of basisgegevens van het dossier mag aanpassen. Is de dossierbeheerder niet langer actief als gebruiker, dan gaan die rechten automatisch over naar alle gebruikers met de rol Directie en naar de eigenaar van het domein.

Koppelen van documenten en transacties aan een dossier

  • Elk type document en transactie kun je koppelen aan een dossier
  • Het is ook mogelijk e-mailcorrespondentie of brieven te koppelen
  • Je kunt direct in een dossier een document uploaden
  • Het is niet mogelijk om banktransacties te koppelen

Wanneer je vanuit een willekeurig document op 'bewerken' klikt, kun je het document toewijzen aan een dossier.

Voorbeeld hieronder van een inkoopfactuur:   

De tweede optie voor het koppelen van transacties en documenten vind je vanuit het dossier startscherm: 
Links in de kolom vind je de knop 'niet gekoppeld'


Hier vind je alle nog te koppelen Documenten en transacties.


Via de pulldown kun je de gewenste lijst selecteren.

Bruto marge: genereert een lijst van alle Omzet en kostprijs van de omzet gerelateerde regels.
Omzet en kosten: breid deze lijst uit met bedrijfslasten gerelateerde rekeningen  
Alle: genereert een lijst met alle koppelbare transacties.

Rechts naast de nog niet gekoppelde regels vind je het koppel teken, wanneer je hierop klikt toont Yuki de lijst van de lopende dossiers, wanneer je één van de dossiers selecteert wordt de transactie gekoppeld.

Met het dossier symbooltje rechts naast het koppelteken kun je de transactieregel aan een ander dossier koppelen.

Vanuit deze lijst zijn een groot aantal transacties te koppelen, echter om de lijst niet eindeloos te maken kun je transacties welke niet in de lijst worden getoond via het grootboek koppelen aan dossiers.
Lees meer over hoe je vanuit het grootboek transactie's koppelt onder: Dossiers op regelniveau


Dossier details per dossier.
Wanneer je de details van een dossier wilt inzien klik je vanuit het dossier startscherm op één van de dossiers.
Vervolgens opent zich het dossier en vind je links in de kolom alle doorklikbare details van het dossier.

Wanneer je bijvoorbeeld op 'Omzet en kosten' klikt openen de Tussentijdse resultaten van het dossier. Vervolgens kun je via de taakbalk verder op de details van het dossier inzoomen. 



















Dossierdetails lijst.

Vanuit het dossier hoofdscherm vind je links in de kolom de 'Financiële details' 
klik je hierop, toont Yuki in een lijst van alle dossiers met de gekoppelde documenten en transacties, waarmee je de details van je lopende dossiers in één overzicht kunt zien.

Achter elke regel vind je een klein dossier symbooltje, hiermee kun je de transactie of het document eventueel naar een ander dossier verplaatsen.                                                                                       

Koppelen van werkopdrachten (werkuren) aan dossiers.

Vanuit de agenda kun je werkuren invoeren, in het invoerveld vind je het kopje 'Dossier', hier kun de de gewerkte uren koppelen aan een dossier. vervolgens vind je deze ook terug in de dossier details.
 

Zie ook: