Documentatie‎ > ‎Development‎ > ‎

Concept documentatie

Algemeen :  Yuki postbus

 

  • Communicatie tussen de backoffice medewerkers en gebruikers.

  • Als je een algemene vraag hebt, niet specifiek over een bepaald document, dan kun je naar de Yuki postbus gaan en op de knop 'Vraag' klikken. In de statusbalk, helemaal onderin je domein, vind je ook een link ‘Stel een vraag’. Die link brengt je bij hetzelfde scherm.

  • Als je vraag over een specifiek document hebt, kun je als je het document geopend hebt in de werkbalk op het icoontje “Stel een vraag aan de backoffice klikken “ klikken

  • Gebruikers in de rol van directie, externe accountant of financiële administratie kunnen alle vragen van alle gebruikers zien.

  • Klanten worden er via mail op geattendeerd dat Yuki een vraag, mededeling of antwoord heeft

 

 

Vraag van gebruiker aan de backoffice medewerker

De gebruiker kan een vraag stellen over

  1. Ik heb een vraag over de administratie ( toegewezen aan de backoffice )

  2. Ik heb een vraag over de werking van de Yuki software ( wordt aan de support afdeling toegewezen )

  3. Ik wil een foutief verwerkte transactie melden ( toegewezen aan de backoffice )

  4. Ik heb een klacht ( wordt aan de backoffice manager toegewezen )

  5. Ik heb een vraag over of mutatie voor mijn salarisadministratie ( alleen als je de salarismodule hebt geactiveerd en deze vraag gaat naar de afdeling salaris binnen Yuki )

De gebruiker kan de vraag

  • Bij 1, 3 en 4 kan de vraag gekoppeld worden aan een administratie ( default wordt de standaard administratie voorgesteld )

  • Eventueel een document uit het archief of vanaf de computer toevoegen

  • Versturen en krijgt de klant de mededeling dat het antwoord naar zijn inlog e-mailadres wordt gestuurd. Het antwoord staat natuurlijk ook in het domein.

  • Als de vraag is afgehandeld, kan hij niet heropend worden door de gebruiker

Zolang de vraag nog niet beantwoord is door backoffice medewerker, krijgt de klant als hij de vraag opent de melding “Deze vraag is momenteel in behandeling bij Yuki. Als je nog extra informatie of opmerkingen wilt toevoegen, kun je dat hieronder ingeven, en op 'Versturen' klikken'”<

De backoffice medewerker kan de vraag van de klant

  • Versturen, de gebruiker krijgt een mail

  • Bewaren, de backoffice medewerker kan bij Interne backoffice notitie informatie opnemen, die hij pas later in een antwoord wil gebruiken. Overigens is deze interne notitie niet zichtbaar voor de gebruiker.

  • Verwijderen

  • Afgehandeld, de klant krijgt hiervan geen bericht.  Sommige vragen behoeven geen antwoord en door ze direct af te handelen, wordt de klant niet overladen met antwoorden, die hij dan zelf weer moeten afhandelen.

  • Toewijzen,  De backoffice medewerker kan de vraag toewijzen aan een van zijn collega’s. Bij Interne backoffice notitie kan de medewerker informatie opnemen, die van belang kan zijn voor zijn collega. Overigens is deze interne notitie niet zichtbaar voor de gebruiker.

     

 

Nadat de backoffice medewerker de vraag heeft behandeld en op versturen heeft geklikt, krijgt de gebruiker een mail met daarin een link naar de vraag

De gebruiker kan de vraag

  • Beantwoorden, eventueel een document uit het archief of vanaf zijn computer toevoegen en opnieuw versturen

  • De vraag afhandelen

-------------------------------------------------------------------------

Vraag van backoffice medewerker aan de gebruiker

Backoffice medewerker kan bij de vraag

  • Type kiezen : vraag, mededeling of salarisadministratie

  • Een administratie of geen administratie kiezen

  • Toewijzen aan een specifieke gebruiker, andere backoffice medewerker of accountant

  • Document toevoegen vanuit het Archief

  • Een interne backoffice notitie toevoegen

     

De gebruiker kan de vraag

  • Beantwoorden, eventueel een document uit het archief of vanaf zijn computer toevoegen en opnieuw versturen

  • Doorsturen, naar een andere gebruiker, die krijgt hier geen mail van

  • Als de vraag is afgehandeld, kan hij door de klant worden heropend

  •  

De gebruiker kan de mededeling

  • Doorsturen, naar een andere gebruiker, de krijgt hier  geen mail van

  • Afhandelen.


Mails

Van de vragen, antwoorden en mededelingen ontvangt de gebruiker op zijn login e-mailadres een mail, met daarin een link naar de mededeling, vraag en antwoord.
  • Mededeling,  met het onderwerp "Yuki vraagt je aandacht". In de mail staat de tekst van de mededeling. 
  • Vraag , met het onderwerp "Yuki heeft een vraag". In de mail staat de startvraag vermeld., eventuele antwoorden en nieuwe vragen in dezelfde vraag, worden niet getoond in het mailbericht, daarvoor moet je inloggen.
  • Antwoord van Yuki op een vraag van de gebruiker, met het onderwerp "Yuki heeft je vraag beantwoord". In de mail staat geen vraag noch antwoord vermeld, hiervoor moet je als gebruiker altijd inloggen. Het voordeel is dat je de vraag direct kunt afhandelen.