Documentatie‎ > ‎Branches‎ > ‎

Vastgoed

Boekhouding voeren met Yuki kan voor de meest uiteenlopende branches. Per branche zijn er wel een paar bijzonderheden aan te geven over de inrichting en het gebruik van Yuki. In de branche Vastgoed kan Yuki worden ingericht op de volgende punten. 


Bij Yuki beperkt de administratie zich niet alleen tot bepaalde processen, zoals het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen maar beschikt het over een archief waar allerlei andere documenten in geordend kunnen worden. Volgende opdeling toont aan hoe de ordening van je administratie bij Yuki gebeurt.
  • Archivering en classificatie
    • Ordners
    • Dossiers
    • Tags
  • Processen
    • Facturatie
    • Artikelcodering en prijsstelling
    • Taken en workflow
  • Rapportage
    • Dossier
    • Rekeningschema
    • Boekingsprocedure
    • Financieel
Onderstaande uitleg dient als een advies zodat een goed overzicht kan behouden worden over de administratie inzake vastgoed.


Archivering en classificatie

Bij het klasseren van documenten wordt niet vereist dat men per klant een apart dossier of ordner opstelt. Bij de branche vastgoed kan men alle documenten per relatie onderverdelen in zes segmenten, namelijk:

  1. Documentsoort: 
    • Financiering
    • Huurcontracten
    • Schoonmaakcontracten 
  2. Leveranciers
  3. Dossier/Project
  4. Panden/Units
  5. Tag
  6. Artikel
  • Vastgoed - Ordners
Voorbeelden van hoe documenten te classeren in ordners:
  • Inkoop (Facturen, Bonnen, Offertes, Contracten, Herinneringen)
  • Verkoop (Facturen, Herinneringen, Offertes, Huurcontracten, Bezoeksverslagen)
  • Financieel (Jaarrekening, Documentatie, Fiscaal, Eindejaarscorrectie, Memoriaal, Beginbalans, Fiscaal)
  • Juridisch (Volmacht, Hypotheek, Akte, Subordinatie, Leningsovereenkomst)
  • Belasting (Btw, VPB, Loonheffing)

  • Vastgoed - Dossiers

Er is de mogelijkheid om zelf dossiers aan te maken en huurfacturen te bundelen in dezelfde dossiers. Elk dossier kan het volgende bevatten:
  • Taken
  • Afspraken
  • Contacten
  • Documenten (uit het archief) zoals huurfacturen
  • Correspondentie (e-mail) 
Dossiers kunnen dus gebruikt worden om een overzicht van bovenstaande zaken per onderwerp of project te houden. Doordat een dossier een start- en einddatum heeft, kun je goed bijhouden welke lopende dossiers er op dit moment zijn. Verder kunnen dossiers gebruikt worden om structuur te behouden. Zo kan er per dossier bijvoorbeeld direct worden gezien welke openstaande taken er nog zijn en welke correspondentie er onlangs heeft plaatsgevonden. 
  • Vastgoed - Tags
Een bepaalde tag kan toegewezen worden aan een relatie. Indien je bijvoorbeeld alle relaties die een pand huren, wilt zien, kan je aan elke relatie de tag 'Huurder' toewijzen.


Processen

  • Vastgoed - Facturatie

        1.    Aanmaken huurfacturen: 


In Yuki kun je huurfacturen aanmaken. Deze kunnen aan de klanten worden gestuurd en zijn dan direct in de boekhouding verwerkt. Om facturen te kunnen versturen met Yuki moeten de volgende zaken geregeld zijn:

  • Eén of meer Artikelen aanmaken
  • Een factuurlay-out kiezen of aanpassen.
  • Indien gewenst digitaal factuurpapier maken op basis van een PDF
  • En ideaal gezien factuurnummer aanpassen en e-mail instellen zodat je de factuur in PDF kunt mailen 

Wanneer je huurfacturen aanmaakt kun je in de facturatiemodule werken met verschillende factuur lay-outs. De lay-out bepaalt hoe de factuur eruit ziet, welke gegevens erop worden afgedrukt, waar het adresblok komt te staan en wat er in de begeleidende mail komt te staan. Bij de aanmaak van een huurfactuur wordt geadviseerd lay-out 7 te gebruiken.

 Maak bij huurfacturen één van volgende artikelen aan: 

  • Huur: De omzet van dit artikel moet geboekt worden onder 'Netto-omzet' (prijs per huurder door prijsovereenkomst)
  • Eventuele servicekosten: De omzet van dit artikel moet geboekt worden onder 'Netto-omzet' of dekking service (op de balans)

        2.    Periodieke facturen:

Bij periodieke facturen in de branche Vastgoed worden volgende stappen doorlopen:
  • Yuki zet de te herhalen facturen klaar volgens frequentie
  • Gebruiker moet deze volgens frequentie verzenden
  • Jaarlijks moet de gebruiker wel zelf een eventuele indexatie doorvoeren

Indien een groot verloop voorkomt bij een bepaald object kan men de facturen van dit object aan een bepaald dossier toewijzen zodat gemakkelijk een overzicht kan worden behouden. 

  • Vastgoed - Artikelcodering en prijsstelling

Voordat je facturen kunt maken in Yuki moet je eerst verkoopartikelen en prijsstellingen aanmaken. De prijs per huurder wordt doorgaans vastgesteld door een prijsovereenkomst.

  • Vastgoed - Taken en workflow

Yuki beschikt over een geavanceerd workflow systeem gebaseerd op taken en taaksoorten. Een taak is een actie, vraag, opdracht voor een gebruiker binnen het Yuki Platform. Er kunnen verschillende soorten taken worden gedefinieerd: Taaksoorten. Bij elk document kan een taak worden aangemaakt die bij de gebruiker in zijn ToDo lijst komt. Bij de branche Vastgoed kunnen volgende opdrachten gedefinieerd worden als taken:
 
  1. Betalingen klaarzetten
  2. De mogelijkheid om een eigen workflow aan te maken voor bijvoorbeeld:
      • service aanvragen
      • storingsmeldingen


Rapportage
  • Vastgoed - Rekeningschema

Bij de branche Vastgoed worden artikels doorgaans geboekt onder 80000 omzet huur of 80001 omzet voorheffing servicekosten. Huisvestingkosten worden geboekt onder de 60000 serie en kostprijsverkopen worden geboekt als kostprijs van de omzet.

  • Vastgoed - Boekingsprocedure

Bij de boekingsprocedure van de branche Vastgoed dienen huisvestingskosten geboekt worden onder de sectie 60000. Kostprijsverkopen worden geboekt als kostprijs van de omzet onder posten met eigen namen.

Comments