Documentatie‎ > ‎Boekhouding‎ > ‎

Periodieke facturen

Facturen die je regelmatig voor dezelfde klant moet aanmaken (zoals een abonnement, maandelijkse huur, onderhoudscontract etc.) kun je markeren voor herhaling. Yuki genereert dan automatisch op het juiste moment een nieuwe factuur en zet deze klaar voor verzending. Yuki past zelf op een slimme manier de omschrijving aan (april wordt mei en 2016 wordt 2017). Je hoeft dan enkel nog te controleren of de factuur nog aangepast zou moeten worden voor verzending. Periodieke facturen worden in Yuki ook wel eens 'herhaalde' facturen genoemd.

LET OP!
Een periodieke factuur is geen contract. Het is een factuur als alle andere verkoopfacturen met als extra eigenschap dat deze factuur periodiek wordt herhaald. 

Je start het proces van automatische periodieke facturen door éénmaal de eerste verkoopfactuur van een reeks zelf aan te maken en vervolgens te verwerken als een gewone factuur. Daarna is de periodieke factuur actief en worden de volgende facturen automatisch voor verzending klaargezet. 

Open de module 'Verkoop' en klik links in je scherm op 'Periodieke facturen'.

Het volgende scherm wordt geopend:



In dit overzicht zie je alle verkoopfacturen waarvoor een periodieke frequentie is ingesteld. 

De status van een periodieke factuur wordt weergegeven door een gekleurd vierkantje:
  • Grijs betekent 'Concept'. Dit zijn instellingen voor een factuur die nog niet is verwerkt.
  • Groen betekent 'Actief'. Deze instellingen zijn op dit moment actief (de factuur is verwerkt, de startdatum is gepasseerd en de einddatum is nog niet bereikt).
  • Blauw betekent 'Ingepland'. Deze instellingen zijn op dit moment nog niet actief (de factuur is verwerkt maar de startdatum is nog niet gepasseerd).
  • Rood (bolletje) betekent 'Inactief'. Deze instellingen zijn niet meer actief (de factuur is verwerkt maar de einddatum is bereikt).
De facturen kunnen bovenin je scherm ook worden gefilterd op status (Ingepland, Nu actief, Inactief en Alle facturen) of op frequentie (Elke week, Elke maand, Elk kwartaal, Elk half jaar en Elk jaar).

Hieronder wordt beschreven hoe je vanuit dit scherm een periodieke factuur kunt:
  • Aanmaken
  • Wijzigen
  • Stopzetten.


Periodieke factuur aanmaken


Je kunt ook een herhaalde factuur aanmaken vanuit een reguliere verkoopfactuur en hier aangeven dat dit de basis mag zijn voor toekomstige en dus herhaalde facturen.

    • Klik op de knop 'Nieuwe factuur'. Voor een uitgebreide beschrijving van de in te voeren factuurgegevens en factuurregels zie Aanmaken van verkoopfacturen. 
    • Klik op de knop 'Bewaren' om de verkoopfactuur op te slaan.



    • Nadat je op de knop 'Bewaren' hebt geklikt kun je bovenin je scherm klikken op de knop 'Periodieke factuur'. Deze knop wordt alleen getoond bij facturen die als basis voor een periodieke factuur kunnen dienen. Als deze knop niet zichtbaar is dan is de desbetreffende factuur door Yuki gegenereerd. Als de knop wordt getoond dan is die factuur door een gebruiker aangemaakt.



    • Klik op de knop 'Periodieke factuur'. In het nu geopende scherm leg je de eigenschappen van de periodieke factuur vast.



      Frequentie: stel hier in of je deze factuur automatisch wilt laten herhalen per week, maand, kwartaal, half jaar of jaar.
      Volgende factuur (moet altijd na de factuurdatum liggen): datum vanaf wanneer de eerstvolgende periodieke ('herhaalde') factuur moet worden aangemaakt. Dit is dus niet de startdatum van het contract.

      • Wekelijkse factuur met startdatum 1 februari: eerstvolgende factuur 8 februari
      • Maandelijkse factuur met startdatum 31 maart: eerstvolgende factuur 30 april
      • Factuur per kwartaal met startdatum 15 juni: eerstvolgende factuur 15 september (dus drie maanden later)
      • Halfjaarlijkse factuur met startdatum 10 februari: 10 augustus (dus zes maanden later)
      • Jaarlijkse factuur met startdatum 20 januari 2017: eerstvolgende factuur 20 januari 2018. 

      LET OP!
      De factuurdatum is de datum die je kunt instellen op het moment dat je de factuur verwerkt.

      Einddatum: geef hier aan tot en met welke datum deze factuur periodiek verstuurd moet worden.

    • Klik op de knop 'Bewaren' om de eigenschappen van de periodieke factuur vast te leggen.

      Het volgende scherm wordt geopend:



    • Klik op de knop "Lijst' om de zojuist aangemaakte periodieke factuur te bekijken. 
      Deze factuur is als 'Concept' periodieke factuur aan de lijst toegevoegd.

    • Klik op de knop 'Bekijk verkoopfactuur' om deze eerste factuur desgewenst direct te versturen naar de klant door in het geopende scherm te klikken op de knop 'Verwerken'.
      Deze factuur is als 'Ingeplande' periodieke factuur aan de lijst toegevoegd.

      LET OP!
      Deze eerste factuur kan ook later worden verwerkt vanuit het overzicht 'Te verzenden'. 

    De eerste factuur is dus een gewone verkoopfactuur die je aanmaakt en kunt versturen. De volgende periodieke facturen worden dan automatisch in de lijst 'Te verzenden' klaargezet volgens de aangegeven periodiek. Ze worden dus niet automatisch verstuurd.

    Te verzenden periodieke factuur

    Bij de facturen die automatisch klaargezet zijn in het overzicht 'Te verzenden' wordt bij herhalen geen frequentie weergegeven. Vul hier zelf ook geen frequentie in.

    Factuurnummer
    Het factuurnummer wordt bepaald als de periodieke factuur definitief wordt verwerkt.

    Onderwerp en omschrijving

    Het onderwerp van de factuur en de omschrijving per factuurregel worden automatisch aangepast als hier een datum in verwerkt is. De volgende data formaten worden als zodanig herkend: 
    • Voor alle periodieke facturen: (minimaal een spatie ervoor en erachter)
      • 6 juni 
      • juni 
      • 2017
      • 6 juni 2017
    • Voor wekelijkse periodieke facturen: (minimaal een spatie ervoor en erachter)
      • 1-2017 of 2017-1
      • 1/2017 of 2017/1
      • 1.2017 of 2017.1
    • Voor maandelijkse periodieke facturen: (minimaal een spatie ervoor en erachter)
      • 1/6/17 
      • 1/6/2017
      • 6/2017
      • 2017/6
    • Voor periodieke facturen per kwartaal: (minimaal een spatie ervoor en erachter)
      • 1ste/2de/3de/4de
      • eerste/tweede/derde/vierde
      • 3/2017
      • 2017/3
    • Voor halfjaarlijkse periodieke facturen: (minimaal een spatie ervoor en erachter)
      • 1ste/2de
      • eerste/tweede
      • 2/2017
      • 2017/2
    • Voor alle jaarlijkse facturen: ( Minimaal een spatie ervoor en erachter)
      • 6 juni 
      • juni 
      • 2017 
      • 6 juni 2017


    Periodieke factuur wijzigen


    Op dit moment kun je een periodieke factuur niet meer wijzigen. Wil je op de periodieke factuur bijvoorbeeld factuurregels toevoegen of verwijderen, dan adviseren we om de factuur die werd aangemaakt op basis van een periodieke factuur aan te passen en die vervolgens te markeren als periodieke factuur. Je moet dan de oude periodieke factuur uiteraard wel stopzetten.

    Bij een wijziging van een periodieke factuur zet je de oude factuur stop, maak je een kopie vanuit de stopgezette factuur, voer je de wijzigingen door en leg je weer de instellingen (frequentie en datum van volgende factuur) voor het herhalen van de factuur vast.
    De factuur wordt pas automatisch herhaald als deze gewijzigde factuur is verwerkt.


    Periodieke factuur stopzetten


    Om een periodieke factuur stop te zetten (nog voor de eventueel ingegeven einddatum) ga je naar het overzicht 'Periodieke facturen'. Selecteer de factuur of facturen die je wenst stop te zetten en klik vervolgens bovenin je scherm op de knop 'Stop'. 



    Je wordt nog gevraagd de stopzetting te bevestigen.



    LET OP! 
    Gooi niet de factuur zelf weg. Dit is immers een factuur die al aan de klant is verstuurd en hoort dus in de administratie te blijven staan.



    Zie ook: