Documentatie‎ > ‎Boekhouding‎ > ‎

Periodieke facturen

Facturen die je regelmatig voor dezelfde klant moet aanmaken (zoals een abonnement, maandelijkse huur, onderhoudscontract etc.) kun je markeren voor herhaling. Yuki genereert dan automatisch op het juiste moment een nieuwe factuur en zet deze klaar voor verzending. Yuki past zelf op een slimme manier de omschrijving aan (april wordt mei en 2016 wordt 2017). Je hoeft dan enkel nog te controleren of de factuur nog aangepast zou moeten worden voor verzending. Periodieke facturen worden in Yuki ook wel eens 'herhaalde' facturen genoemd.

LET OP!
Een periodieke factuur is geen contract. Het is een factuur als alle andere verkoopfacturen met als extra eigenschap dat deze factuur periodiek wordt herhaald. 

Je start het proces van automatische periodieke facturen in de oude Verkoop module als volgt:
In de vernieuwde Verkoop module moet de verkoopfactuur al zijn verwerkt/verstuurd voordat je kan aangeven dat deze factuur periodiek is.

De periodieke factuur is nu actief waardoor de volgende factuur op basis van de ingestelde periodieke frequentie automatisch voor verzending wordt klaargezet.

LET OP!
Je kunt het automatisch klaarzetten van de periodieke facturen als het ware uitstellen door een startdatum (datum van volgende factuur) van een reeks in te vullen bij de eigenschappen van de periodieke factuur. De status van de periodieke factuur is dan 'Ingepland'. Hieronder worden de verschillende statussen van een periodieke factuur uitgelegd.

Open de module 'Verkoop' en klik links in je scherm op 'Periodieke facturen'.

Het volgende scherm wordt geopend:



In dit overzicht zie je alle verkoopfacturen waarvoor een periodieke frequentie is ingesteld. 

De status van een periodieke factuur wordt weergegeven door een gekleurd vierkantje:
  • Grijs betekent 'Concept'. Dit zijn instellingen voor een factuur die nog niet is verwerkt.
  • Groen betekent 'Actief'. Deze instellingen zijn op dit moment actief (de factuur is verwerkt, de startdatum is gepasseerd en de einddatum is nog niet bereikt).
  • Blauw betekent 'Ingepland'. Deze instellingen zijn op dit moment nog niet actief (de factuur is verwerkt maar de startdatum is nog niet gepasseerd).
  • Rood (bolletje) betekent 'Inactief'. Deze instellingen zijn niet meer actief (de factuur is verwerkt maar de einddatum is bereikt).
De facturen kunnen bovenin je scherm ook worden gefilterd op status (Ingepland, Nu actief, Inactief en Alle facturen) of op frequentie (Elke week, Elke maand, Elk kwartaal, Elk half jaar en Elk jaar).

Hieronder wordt beschreven hoe je vanuit dit scherm een periodieke factuur kunt:
  • Wijzigen
  • Stopzetten.


Periodieke factuur wijzigen

Bij een wijziging van een periodieke factuur zet je de oude factuur stop, maak je een kopie vanuit de stopgezette factuur, voer je de wijzigingen door en leg je weer de instellingen (frequentie en datum van volgende factuur) voor het herhalen van de factuur vast.

LET OP!
De factuur wordt pas automatisch herhaald als deze gewijzigde factuur is verwerkt.


Periodieke factuur stopzetten


Om een periodieke factuur stop te zetten (nog voor de eventueel ingegeven einddatum) ga je naar het overzicht 'Periodieke facturen'. Selecteer de factuur of facturen die je wenst stop te zetten en klik vervolgens bovenin je scherm op de knop 'Stop'. 



Je wordt nog gevraagd de stopzetting te bevestigen.



LET OP! 
Gooi niet de factuur zelf weg. Dit is immers een factuur die al aan de klant is verstuurd en hoort dus in de administratie te blijven staan.



Zie ook: