Documentatie‎ > ‎Boekhouding‎ > ‎

Periodieke facturen

Regelmatig terugkerende facturen maken, wijzigen en stopzetten


Wanneer je regelmatig dezelfde verkoopfactuur naar een klant stuurt, kun je de optie 'herhalen' gebruiken in Yuki. Wanneer het weer tijd is voor een nieuwe factuur, wordt deze automatisch klaar gezet. Dit is handig voor bijvoorbeeld abonnementen, maandelijkse huur, onderhoudscontracten, etc. Periodieke facturen worden in Yuki ook wel eens 'herhaalde' facturen genoemd.

Je start het proces van automatische periodieke facturen door éénmaal de eerste factuur van een reeks zelf te verwerken als een gewone factuur. Daarna is de periodieke factuur actief. Bij onderhoud periodieke facturen kun je dan de startdatum van de eerst volgende factuur nog aanpassen als de factuur te laat of te vroeg wordt gegenereerd.

De periodieke factuur is geen contract maar een echte factuur waarvan is aangegeven dat deze als basis dient voor de volgende facturen.


Hoe maak je een periodieke factuur aan?




    • Nadat je op '[# Bewaren]' hebt geklikt kun je in de taakbalk kiezen voor '[# periodieke factuur]'. Deze keuze wordt alleen getoond bij facturen die als basis voor een periodieke factuur kunnen dienen. Facturen die zijn gegenereerd op basis van een periodieke factuur zullen zelf niet kunnen dienen als periodieke factuur en deze keuze zal niet zichtbaar zijn. Als de keuze er niet staat dan is de betreffende factuur gegenereerd. Als hij er wel staat dan is die factuur door een gebruiker aangemaakt.



    • Klik op de (grijze) keuze '[# Periodiek factuur]'. Hier kun je instellen of je deze factuur automatisch wilt laten herhalen per week, maand, kwartaal, half jaar of jaar. Ook geef je aan tot en met welke datum dit moet gebeuren. De eerste factuur is dus een gewone factuur die je aanmaakt en verstuurt. De volgende facturen worden dan automatisch klaargezet volgens de aangegeven periodiek. Als de betreffende factuur de basis vormt voor een periodieke facturatie, een periodieke factuur dus, dan zal deze keuze gekleurd zijn en kun je door hier op te klikken met de eigenschappen van de periodieke factuur komen.
      Eigenschappen van de periodieke factuur:



    • Verwerk de factuur die als basis dient voor de periodieke factuur.
    • Een periodieke factuur wordt niet automatisch verstuurd maar wel klaar gezet. Je kunt deze terugvinden in de lijst te verzenden(boekhouding/verkoop/factureren/te verzenden).
      (Bij de facturen die klaargezet zijn, wordt bij herhalen geen frequentie weergegeven. Vul hier zelf ook geen frequentie in.)
      Het factuurnummer wordt bepaald als de factuur definitief wordt verwerkt.
    • Een overzicht met alle facturen die periodiek verstuurd gaan worden is te vinden onder periodieke facturen.

    Startdatum (moet altijd na de factuurdatum liggen)

    De startdatum is de datum dat de eerstvolgende factuur moet worden aangemaakt. Dit is NIET de startdatum van het contract. Immers, het is geen contractadministratie maar een factuur die periodiek herhaald mag worden aangemaakt.

    Factuurdatum

    De factuurdatum wordt dus gebruikt als basis voor het maken van de volgende factuur (dit is de datum die je kunt instellen op het moment dat je een factuur verwerkt). 
    • Wekelijkse factuur met factuurdatum 1 februari: eerstvolgende factuur 8 februari.
    • Maandelijkse factuur met factuurdatum 31 maart: eerstvolgende factuur 30 april.
    • Factuur per kwartaal met factuurdatum 15 juni: eerstvolgende factuur 15 september (dus drie maanden later).
    • Halfjaarlijkse factuur met factuurdatum 10 februari: 10 augustus (dus zes maanden later).
    • Jaarlijkse factuur met factuurdatum 20 januari 2013: eerstvolgende factuur 20 januari 2014.

    Onderwerp en omschrijving

    Het onderwerp van de factuur en de omschrijving per factuurregel worden automatisch aangepast als hier een datum in verwerkt is. De volgende data formaten worden als zodanig herkend:
    • Voor alle periodieke facturen: ( Minimaal een spatie ervoor en erachter )
      • 6 juni 
      • juni 
      • 2013
      • 6 juni 2013
    • Voor wekelijks periodieke facturen: ( Minimaal een spatie ervoor en erachter )
      • 1-2013 of 2013-1
      • 1/2013 of 2013/1
      • 1.2013 of 2013.1
    • Voor maandelijks periodieke facturen: ( Minimaal een spatie ervoor en erachter )
      • 1/6/13 
      • 1/6/2013
      • 6/2013
      • 2013/6
    • Voor periodieke facturen per kwartaal: ( Minimaal een spatie ervoor en erachter )
      • 1ste/2de/3de/4de
      • eerste/tweede/derde/vierde
      • 3/2013
      • 2013/3
    • Voor halfjaarlijkse facturen: ( Minimaal een spatie ervoor en erachter )
      • 1ste/2de
      • eerste/tweede
      • 2/2013
      • 2013/2
    • Voor alle jaarlijkse facturen: ( Minimaal een spatie ervoor en erachter )
      • 6 juni 
      • juni 
      • 2013 
      • 6 juni 2013


    Periodieke facturen aanpassen


    Op dit moment kun je een periodieke factuur niet meer aanpassen. Wil je op de periodieke factuur bijvoorbeeld regels toevoegen of verwijderen, dan adviseren we om de factuur die werd aangemaakt op basis van een periodieke factuur aan te passen en die vervolgens te markeren als periodieke factuur. Je moet dan de oude periodieke factuur uiteraard wel stopzetten.


    Stopzetten van periodieke facturen


    Om een periodieke factuur stop te zetten (nog voor de eventueel ingegeven einddatum) ga je naar het overzicht 'Periodieke facturen'. Markeer de factuur of facturen die je wenst stop te zetten en klik vervolgens op het rode kruisje in de taakbalk. Je wordt nog gevraagd de stopzetting te bevestigen.

    LET OP! 
    Gooi niet de factuur zelf weg. Dit is immers een factuur die al aan de klant is verstuurd en hoort dus in de boekhouding te blijven staan.


    Zie ook: