Documentatie‎ > ‎Boekhouding‎ > ‎

Betaallijst


Online betalen via betaallijst

Belangrijke voordelen om te betalen via de betaallijst:
  1. Na betaling verdwijnt de openstaande post direct uit de betaallijst en is er geen risico van een dubbele betaling
  2. Het voorkomt dubbele handelingen waardoor en geen fouten in bedragen of referenties kunnen worden gemaakt
  3. Kost minder tijd
  4. Yuki verzorgt wat extra controle op saldo en eventueel nog niet afgeleverde posten
De betaallijst toont een overzicht van alle posten die nog betaald moeten worden.
Dat kunnen zijn:
  • Inkoopfacturen waarbij is aangegeven dat ze per overschrijving of acceptgiro betaald moeten worden
  • Declaraties van medewerkers
  • Salarisstroken
  • Aanslagen van de belastingdienst
  • Te betalen btw (automatisch klaargezet vanuit de btw-aangifte)
  • Credit verkoopfacturen
Je kunt de betaallijst op twee manieren gebruiken:

1. Handmatig

De betaallijst dient dan als een werklijstje. Telkens als je een betaling handmatig aangemaakt en uitgevoerd hebt in het internetportaal van je bank, kun je hier de post aanvinken en in de knoppenbalk op de knop "Betaald" klikken. 

Je kunt met Yuki ook betaalbestanden aanmaken die je bij de bank kunt aanleveren. Dit is een verzamelbestand van diverse betalingen dat je bij de meeste banken via het internetportaal van de bank kunt aanbieden. Je hoeft dan de betalingen niet meer handmatig in te geven bij de bank. Je hoeft enkel het bestand te uploaden en van een elektronische handtekening te voorzien.


2. Via een betaal bestand volgens het Europese SEPA formaat

Verklaring van de standaard kolommen

  • Betalen voor. Dit is de vervaldatum van de inkoopfactuur of declaratie
  • Aan. Naam van de begunstigde
  • Bankrekening. Bankrekening van de begunstigde
  • Open. Het bedrag dat nog betaald moet worden
  • Betaalstatus. Nog niet betaald. Deels betaald.
  • Type. Een symbool om te verduidelijken wat voor een betaling het is (Inkoopfactuur, declaratie of salarisslip)
  • Onderwerp. De omschrijving van het document
  • Factuurdatum.
  • Factuurnummer.
Via de instellingen van het overzicht kun je zelf nog extra velden toevoegen:
  • Factuurbedrag. Oorspronkelijk bedrag van de factuur of declaratie.
  • Factuurbedrag V.V. Vreemde valuta
  • Betaald. Bedrag dat reeds betaald is
  • Openstaande posten. 
  • Administratie. Administratie waarin het document geboekt is
  • Taak. gekoppelde taak aan het document
LET OP: Indien er achter een te betalen post een
(
uitroepteken) staat betekent dit dat er bij de leverancier nog betalingen of credit nota's open staan die nog niet gematched zijn en dus mogelijk nog met deze factuur verrekend zou kunnen worden.  Bekijk deze andere posten voordat u verder gaat met een betaling aan deze leverancier.

Handmatig betalen

Als je liever handmatig betaalt, gebruik dan de betaallijst als werklijst:
  • Op het internetportaal van je bank
  • Maak aan de hand van de betaallijst handmatig in het portaal van je bank de betaling aan
  • Markeer in Yuki in de betaalijst de post (hokje aan begin van regel aanvinken)
  • Klik op knop "Markeer als betaald" in knoppenbalk
  • De post verdwijnt nu uit je werklijst

Via verzamelbestand betalen

Als je veel betalingen moet doen, gebruik dan de handige betaalfunctionaliteit in Yuki. Lees de uitgebreide instructies. of bekijk de video


Facturen tijdelijk blokkeren voor betaling (in behandeling zetten)

Als je bepaalde facturen tijdelijk wilt blokkeren om te voorkomen dat deze al betaald worden, gebruik dan de
blokkeerfunctie in Yuki.

Markeer de post in de betaallijst en klik in de balk op de knop .

Te behandelen facturen vind je terug door in de dropdown  in de toolbar de optie In behandeling te
selecteren.

Daar kun je de factuur aanvinken of openen en  vrijgeven voor betaling.

Betaallijst beveiliging

Voor gebruikers met de rol Security manager is het mogelijk betaallijst beveiliging in te stellen. Zij kunnen dit door in de
betaallijst op de knop  Instellingen
in de balk te klikken. De eigenaar van het domein krijgt automatisch de rol Security manager.

De betaallijst kent drie mogelijkheden:

  • Betaalbaar gesteld
  • In behandeling
  • Onderweg

Met behulp van de betaallijst beveiliging kan de Security manager sturen, welke documenttypes eerst "in behandeling" of
direct "Betaalbaar gesteld" kunnen worden. Daarnaast stuurt hij aan welke rol de "In behandeling" documenten mag
goedkeuren en wie de documenten vervolgens via Sepa of internet bankieren mag betalen.
Opmerking: Loonheffingen komen ook in behandeling, als je voor loonstroken kiest

Betaallijst gezien vanuit degene die de documenten mag goedkeuren. Alle documenten die "In behandeling" staan, kunnen
met de knop Vrijgeven voor betaling "goedgekeurd" en worden dan verplaatst naar de lijst "Betaalbaar gesteld".


Betaallijst gezien vanuit de rol procuratie.
In het scherm "betaalbaar gesteld" kunnen degenen met deze rol aan de hand van de door hem/haar gemarkeerde
documenten een met de knop
Bereid betaling voor een Sepa-bestand opbouwen .


Documenten in "Onderweg" kunnen door middel van de knop Zet in betaallijst opnieuw betaalbaar gesteld worden. 


Zie ook


Comments