Documentatie‎ > ‎Boekhouding‎ > ‎

Betaallijst

Vanuit de betaallijst kun je handmatig je facturen betalen of SEPA betaalbestanden aanmaken om zo in één keer meerdere betalingen aan de bank aan te bieden. Om gebruik te kunnen maken van de betaallijst moet de Yuki Betaalservice via de Yuki Store zijn geactiveerd.


LET OP!
De eigenaar van een domein (rol 'Directie') en gebruikers met de rol 'Directie' én 'Security manager' kunnen een betaallijst beveiliging instellen. De eigenaar van het domein krijgt automatisch de rol 'Security manager'.

Wanneer er geen betaallijst beveiliging is ingesteld kunnen alleen gebruikers met financiële rechten ('Financiële administratie' of 'Externe accountant') óf de rol 'Directie' handmatig facturen betalen én SEPA betaalbestanden aanmaken, wijzigen, verwijderen, bankrekeningen valideren en het SEPA betaalbestand definitief maken en naar de bank versturen.

Belangrijke voordelen om te betalen via de betaallijst zijn:

  • Geen risico van dubbele betaling: na betaling verdwijnt de openstaande post direct uit de betaallijst
  • Het voorkomt dubbele handelingen: er kunnen geen fouten in bedragen of referenties worden gemaakt
  • Extra controle op het saldo en eventueel nog niet afgeleverde posten.

De betaallijst toont een overzicht van alle posten die nog betaald moeten worden zoals:
  • Inkoopfacturen waarbij de betaalwijze per overschrijving of acceptgiro is
  • Declaraties van medewerkers
  • Salarisstroken
  • Aanslagen van de belastingdienst
  • Te betalen btw (automatisch klaargezet vanuit de btw-aangifte)
  • Credit verkoopfacturen.

Facturen (posten) kunnen in de betaallijst ook tijdelijk worden geblokkeerd voor betaling.


Open de module 'Bank' en klik links in je scherm op 'Betaallijst'. Het volgende scherm wordt geopend:




De betaallijst kun je linksboven in je scherm filteren op:
  • Betaalbaar gesteld: alle posten die handmatig of via een SEPA betaalbestand betaald kunnen worden.
  • In behandeling: alle posten die eerst moeten worden goedgekeurd (vrijgegeven) voordat ze betaald kunnen worden.
  • Onderweg: alle posten die al betaald zijn maar nog gematcht moeten worden met de betaling. 
  • Historie: overzicht van aangemaakte concept en definitieve SEPA betaalbestanden.
    Dit overzicht kan ook worden geopend door te klikken op de knop 'Historie' rechtsboven in je scherm.

Kolommen in betaallijst
  • Betalen vóór: Dit is de vervaldatum van het te betalen document.
  • Aan: Naam van de begunstigde.
  • Bankrekening: Bankrekening van de begunstigde.
  • Open: Het bedrag dat nog betaald moet worden.
  • BKOm te stimuleren dat facturen sneller worden betaald, verlenen ondernemers soms een betalingskorting. Als de betalingstermijn is overschreden, zal Yuki automatisch de betalingskorting corrigeren in de betaallijst.
  • Betaalstatus: Geel, nog niet betaald. Blauw, deels betaald.
  • Type: Symbool om te verduidelijken wat voor type document het is.
  • Onderwerp: De omschrijving van het document.
  • Factuurdatum: Datum van het te betalen document.
  • Factuurnummer: Het referentienummer van het te betalen document.
  • Taak: Gekoppelde taak aan het document (indien betaallijst beveiliging is ingesteld)
Via de knop 'Pas de getoonde kolommen aan' rechtsboven in je scherm kun je zelf nog extra kolommen toevoegen:
  • Factuurbedrag: Oorspronkelijk bedrag van het document.
  • Factuurbedrag V.V.: Vreemde valuta.
  • Betaald: Bedrag dat reeds betaald is.
  • Openstaande posten: Betalingen of creditfacturen bij leverancier die niet zijn gematched.
  • Administratie: Administratie waarin het document geboekt is.

LET OP!
Indien er achter een te betalen factuur een uitroepteken staat betekent dit dat er bij de leverancier nog betalingen of creditnota's open staan die nog niet gematcht zijn en dus mogelijk nog met deze factuur verrekend kunnen worden. 
Dubbelklik op het uitroepteken om deze posten te bekijken voordat je verder gaat met een betaling aan deze leverancier.




Facturen (posten) betalen


Je kunt de betaallijst gebruiken om handmatig je facturen te betalen of om een verzamelbestand (SEPA betaalbestand) te maken waarmee je een aantal facturen tegelijkertijd betaalt.


Voordat je facturen gaat betalen heb je de mogelijkheid om de vervaldatum van facturen te wijzigen.
Selecteer in de betaallijst alle facturen waarvan de vervaldatum gewijzigd moet worden en klik vervolgens bovenin je scherm op de knop 'Wijzig vervaldatum'. 



In het nu geopende scherm voer je de nieuwe vervaldatum in en klik je vervolgens op de knop 'Bevestigen'. De vervaldatum van alle geselecteerde facturen is nu gewijzigd.



Daarnaast kunnen documenten in 'Onderweg' opnieuw betaalbaar gesteld worden door de desbetreffende documenten te selecteren en vervolgens te klikken op de knop 'Zet in betaallijst'.



Handmatig betalen


De betaallijst dient als een werklijstje. Telkens als je een betaling handmatig aangemaakt en uitgevoerd hebt in het internetportaal van je bank, kun je hier de desbetreffende post selecteren en bovenin je scherm op de knop 'Markeer als betaald' klikken. De factuur verdwijnt nu uit de betaallijst.



Via verzamelbestand (SEPA betaalbestand) betalen

Je kunt met Yuki ook betaalbestanden aanmaken die je bij de bank kunt aanleveren. Dit is een verzamelbestand van diverse betalingen die je bij de meeste banken via het internetportaal van de bank kunt aanbieden. Je hoeft dan de betalingen niet meer handmatig in te geven bij de bank. Je hoeft enkel het bestand te uploaden en van een elektronische handtekening te voorzien.
Om een SEPA betaalbestand aan te maken selecteer je de desbetreffende posten en klik je bovenin je scherm op de knop 'Bereid betaling voor'.



LET OP!
Om te voorkomen dat er betalingen gedaan worden naar een bankrekening die niet van de ontvanger is, dien je als gebruiker met financiele rechten (rol 'Financiele administratie of 'Externe accountant') of de rol 'Directie' een bankrekening te valideren voor gebruik. 

Voor een uitgebreide beschrijving van het betalen via een SEPA betaalbestand zie Betalen via SEPA betaalbestand.



Facturen (posten) tijdelijk blokkeren voor betaling (in behandeling zetten)


Als je bepaalde facturen tijdelijk wilt blokkeren om te voorkomen dat deze al betaald worden, kun je deze in de behandeling zetten.

Selecteer in de betaallijst alle facturen die nog niet betaald moeten worden en klik vervolgens bovenin je scherm op de knop 'In de wacht gezet'.



De facturen staan nu 'In behandeling' en vind je terug door linksboven in je scherm in het dropdown menu de optie 'In behandeling' te selecteren.



Het volgende scherm wordt geopend:



Selecteer de facturen die betaald mogen worden en klik vervolgens bovenin je scherm op de knop 'Vrijgeven voor betaling'. De te betalen facturen zijn nu weer teruggezet in de betaallijst.

Je kunt ook eerst een factuur openen en bekijken door te klikken op het onderwerp van de factuur. Wanneer de factuur betaald mag worden klik je bovenin je scherm op de knop 'Deze factuur is vrijgegeven voor betaling'.



De factuur staat nu weer in de betaallijst.



Zie ook: