Documentatie‎ > ‎Boekhouding‎ > ‎

Aanmaken/wijzigen factuurlay-out


Aanmaken/wijzigen factuurlay-out

In de facturatiemodule kun je werken met verschillende factuurlay-outs. De lay-out bepaalt hoe de factuur eruit ziet, welke gegevens erop worden afgedrukt, waar het adresblok komt te staan en wat er in de begeleidende mail komt te staan.

Ga voor het wijzigen van de huidige factuur lay-out (of voor het aanmaken van een nieuwe lay-out) naar Boekhouding, Verkoop, factuurinstellingen: Lay-outs.

Hieronder worden alle lay-out instellingen besproken.

Algemeen

  • Omschrijving: Geef je lay-out een herkenbare omschrijving mee
  • Administratie: Geef aan voor welke administratie de lay-out is bedoeld (indien je meer dan één administratie hebt)
  • Taal: Het is mogelijk in Nederlandse domeinen voor Nederlands en Engels te kiezen.
  • Btw-nummer: Wil je het btw-nummer van je klanten afdrukken op de factuur? Dit is met name relevant bij internationale klanten.
  • Titel: Als je dit aanvinkt komt de titel ("Factuur" of "Creditfactuur") bovenaan de factuur te staan, zodat in één oogopslag te zien is dat het document een factuur betreft.
  • Onderwerp: Wil je het onderwerp van de factuur ook afdrukken op de factuur?
  • Ontwerp: Kies een lay-out uit de tien beschikbare varianten

Afbeelding toevoegen Afbeelding toevoegen Afbeelding toevoegen Afbeelding toevoegen
etc.

Factuurkolommen

In deze sectie kun je aangeven welke gegevens op je factuur afgedrukt moeten worden. Welke kolommen je kiest is soms afhankelijk van de lay-out die je gekozen hebt. Denk daarbij met name vanuit de klant. Wat is voor de klant belangrijk om op de regel te zien?

Referentie: Wil je dat de artikelcode vermeld wordt?
Omschrijving: Wil je de omschrijving van het artikel, de omschrijving van de factuurregel of beide afdrukken?
Aantal: Wil je dat de aantallen vermeld worden?
Als de factuur voor particuliere klanten is, dan is het noemen van de btw per regel minder belangrijk
Als het btw-percentage voor elk artikel hetzelfde is, hoef je deze ook niet op elke regel te noemen

Klik de kolommen aan die je graag per factuurregel wilt afdrukken. Maak de factuur zo simpel mogelijk (less is beautiful).

Om te testen of je de factuur krijgt die je wilt, bewaar je de lay-out en klik je vervolgens op "schermvoorbeeld".

Pagina-indeling

Onderstaande afbeelding geeft aan hoe de indeling van een factuur wordt bepaald.



Op de factuur onderscheiden we drie secties:

Het factuurblok

Dit bestaat weer uit drie delen:
  • de factuurkop (klantgegevens, factuurnummer etc)
  • de factuurregels (met de kolommen)
  • de factuurtotalen (met btw totalen en te betalen bedrag).

Factuur voettekst

Hier kun je tekst kwijt die direct onder het factuurblok wordt afgedrukt, bijvoorbeeld: "Gelieve het totaalbedrag te betalen op rekening 12345678"

Pagina voettekst

Dit blok wordt altijd helemaal onderaan de pagina afgedrukt. Standaard worden de bedrijfsgegevens (adres, Kvk-, BTW- en bankrekeningnummer) weergegeven, zoals deze zijn vermeld in het domein.
Wil je andere gegevens vermelden, dan kun je dit veld gebruiken voor het vermelden van bedrijfsgegevens etc. als die niet al op je briefpapier staan. Let op: de standaard vermelding komt te vervallen, als je gegevens in dit blok hebt vermeld.  

Pagina-instellingen

Met behulp van de pagina-instellingen bepaal je waar de factuurgegevens op de factuur worden afgedrukt. Dit is met name belangrijk als je dat wilt aanpassen aan je bestaande briefpapier.
  • Bovenmarge (in mm): Dit bepaalt waar de algemene factuurgegevens (nummer en datum etc) t.o.v. de bovenkant van het papier begint. Let op dat je tussen de bovenkant en de factuurgegevens soms ook nog een adresblok moet plaatsen. Dit adresblok is 30mm hoog.
  • Inspringen links (in mm): dit bepaalt hoeveel witruimte (linkermarge) je links wil aanhouden
  • Inspringen rechts (in mm): dit bepaalt hoeveel witruimte je rechts (rechtermarge) wil aanhouden
  • Ondermarge (in mm): Dit bepaalt hoeveel witruimte je wilt aanhouden tussen de onderste regel van de voettekst van de pagina en de onderkant van de pagina.

Papier instellingen

Bepaal nu waar je de factuur op wilt afdrukken. Je hebt drie mogelijkheden:

Op blanco papier

Gebruik Yuki om je logo en bedrijfsgegevens direct mee af te drukken. Als logo wordt het logo gebruikt dat je hebt gekoppeld aan je administratieprofiel.

Voorbedrukt papier

Yuki print enkel het factuurblok en de voettekst van de factuur. Yuki print dan geen logo en geen voettekst van de pagina.

PDF document als factuurpapierDoor een PDF-document van je briefpapier aan de lay-out te koppelen, print je de factuur als het ware in dat document. Dit geeft een beter resultaat als het printen op blanco papier. Het is met name handig als je de facturen per e-mail gaat versturen. Je maakt eerste het gewenste factuurpapier in bijvoorbeeld een tekstverwerker als MSWord of Pages. Hier plaats je dan het eigen logo, de adresgegevens en andere typische factuurgegevens zoals KvK-nummer, btw-nummer en bankrekeningnummer. Vervolgens bewaar je deze als PDF-document. Deze PDF kun je dan bij de factuurlay-out instelling inlezen, en dan zal deze als digitaal briefpapier worden gebruikt.

Afbeelding toevoegen


Adres positionering

Hiermee kun je bepalen waar het adres binnen het factuurblok wordt geplaatst.
  • Bovenmarge (in mm): Dit is gerekend vanaf de bovenzijde van de pagina.
  • Inspringen links (in mm): Dit is gerekend vanaf de linkerzijde van de pagina
Als je te weinig ruimte hebt gehouden tussen de bovenzijde van de pagina en de start van het factuurblok om een adresblok te plaatsen, dan wordt dit automatisch gecorrigeerd.

Logo positionering

Dit is enkel relevant als je kiest voor afdrukken op blanco papier.

Specificatie instellingen

Voeg een urenspecificatie toe bij facturatie van werkzaamheden. Zie de module Yuki Uren voor meer informatie.

E-mailtekst opmaken

Als je besluit facturen per e-mail te gaan versturen, kun je hier ook het onderwerp en de tekst van de e-mail aanpassen. In de tekst en in het onderwerp kun je ook variabele gegevens opnemen (zogenaamde placeholders). Die placeholders staan altijd tussen vierkante haken en hebben een specifieke naam.


Toolbar

In de toolbar (bovenaan) vind je o.a. de volgende opties:

Schermvoorbeeld bekijken

Als je klaar bent met de lay-out, dien je de wijzigingen te bewaren .
Bekijk daarna het schermvoorbeeld om te zien of alle wijzigen het gewenste resultaat hebben opgeleverd.

Om de e-mail te testen adviseren wij om een testfactuur aan te maken en deze naar jezelf te versturen. Verwijder daarna wel de testfactuur uit je administratie, om te voorkomen dat deze in de boekhouding terecht komt.

Standaard waarden herstellen

Klik op de knop "Standaard" om weer terug te gaan naar de door Yuki voorgedefinieerde waarden.

Standaard lay-out bepalen

Je kunt binnen Yuki met meer dan één lay-out werken. Als je dat doet, kun je telkens als je een nieuwe factuur maakt of verwerkt bepalen welke lay-out gebruikt moet worden. Je kunt kiezen welke lay-out Yuki dan standaard moet voorstellen. Dat doe je bij de Instellingen voor verkoopfacturen.

Zie ook

Aanmaken verkoopfacturen
Versturen van verkoopfacturen
Instellingen voor verkoopfacturen
Werken met placeholders
Periodieke facturen
Comments